20 Herramientas esenciales para dirigir una empresa a distancia

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La globalización y la integración de nuevas tecnologias ha influido mucho en la gestión de las industrias a lo largo de los últimos años. Por una parte, cada vez mas masa trabaja a distancia desde casa. Por otra, los directivos de las industrias con presencia o proyección mundial tienden a viajar mucho, hasta el punto de que, en algunos períodos, pasan mas tiempo fuera de la oficina que en ella.

Ese trabajo a distancia, de trabajadores y directivos, puede plantear algunos retos, fundamentalmente de comunicacion y coordinación a nivel interno. Por suerte, hoy en día, existen una lista de tools tecnológicas que nos aceptan minimizar estos retos. Estas son varias de ellas.

1. Basecamp

Basecamp tiene todo lo imprescindible para el trabajo en equipo y la gestión de proyectos a distancia: un espacio para almacenar y organizar archivos, un espacio para transmitirse con los socios del equipo a través de chats, un espacio de planificación en el que establecer los objetivos, actividades y plazos de consecución, un espacio estilo foro en el que plantear temas de debate y un espacio en el que inventar listas de actividades por hacer. Con ella podremos liderar y inventar un seguimiento de un equipo o proyecto desde cualquier sitio. Además, esta habilitada tanto en version Web como en forma de app para iOS® y Android, lo que nos admitirá liderar nuestra compañia inclusive desde el equipo móvil.

2. Boomerang

Esta tool nos acepta programar el envio de un correo para mas tarde. Esto es fundamentalmente util cuando nuestros empleados o visitantes se localizan en otros países, con zonas horarias diferentes. Con Boomerang logramos escribir un correo y programar su envio para la fecha y hora en la que queremos que su destinatario lo reciba. También nos acepta programar recordatorios, en caso de no recibir respuesta a algún correo en un plazo estipulado. Funciona con Gmail como extensión de los navegadores Firefox, Chrome® y Safari. También esta habilitada para Android.

3. Dropbox

Esta tool nos acepta tener nuestros archivos almacenados en una especie de disco rigido en la nube, de forma que podamos consultarlos o editarlos desde cualquier sitio. Es una tool elemental si trabajamos desde sitios distintos para tener siempre a mano todo vuestro trabajo. Además, Dropbox nos acepta colaborar definidos archivos con otras personas, de forma que no sólo podremos exponer vuestro trabajo a cualquiera, pese a que este muy lejos, sino además darle permisos de edición trabajar juntos sobre el mismo archivo. También dispone de versiones para dispositivos moviles y la información se sincronizará entre los distintos dispositivos.

4. Join.me

Este software nos acepta sostener reuniones virtuales y colaborar la pantalla de vuestro equipo con los invitados a la reunión. En general, los que lo han aprovechado destacan su sencillez y facilidad de uso; y su fiabilidad. Por sus características, Join.me es ideal para sostener reuniones a distancia con visitantes y empleados.

5. Skype

Es ideal para llamadas y videoconferencias, fundamentalmente en entornos internacionales. Con ella podremos comunicarnos con nuestra compañia si estamos de viaje, con empleados que trabajan para nosotros a distancia, con clientes, etc.; desde cualquier sitio y sin tener que inventar frente a elevadas facturas telefónicas. Además de la version Web, Skype dispone de programas para iOS® y Android. Una tool igual podría ser Google® Hangouts.

Además, activando la función Skype® Number, podremos crearnos con un numero de equipo local de Skype® para que puedan llamarnos allá donde nos encontremos. Hay hasta 24 paises para elegir.

6. LogMeIn

La tool LogMeIn nos acepta entrar a vuestro computador de escritorio y controlarlo a distancia desde cualquier parte, algo muy atrayente si nos hallamos en otro país o a kilómetros de distancia.

7. Trello

Esta app es ideal para el trabajo en equipo, ya que nos acepta inventar tableros para organizar cualquier labor en la que estemos trabajando, indicando qué actividades hay que llevar a cabo, quién debe encargarse de cada labor y en qué orden deberán realizarse; y listas de dominio para efectuar un seguimiento de las actividades realizadas.

De ese modo, todos los socios del equipo podrán saber qué deben inventar en cada momento. También es factible subir fotos, vídeos y archivos PDF y dejar comentarios para los demás compañeros.

Trello es compatible con iOS, Android® y Kindle Fire, entre otros. Además, toda la información almacenada, se sincronizará entre dispositivos, por lo que podremos entrar a ella desde cualquier sitio.

8. Evernote

Evernote es una tool ideal para efectuar anotaciones. Podemos dictar informativos inmediatamente y organizarlas usando etiquetas. También nos acepta elaborar listas de comprobación de cosas o actividades pendientes, programar recordatorios o efectuar capturas de cualquier contenido web; y logramos consultar toda esa información almacenada desde cualquier dispositivo, gracias a su función de sincronización.

9. Mindmeister

Con esta tool logramos realizar mapas mentales para visualizar de forma gráfica la planificación de vuestro trabajo, de un proyecto, etc. La mejoría de esta tool frente otras similares, como Freemind, es que Mindmeister nos acepta colaborar con otros visitantes los mapas mentales que hemos inventado para trabajar en equipo. En este vídeo se muestra como funciona:

10. Toggl

Toggl es una herramienta de gestión del tiempo. Con ella, ya no tendremos que anotar en papel la hora de comienzo y de fin de cada actividad. Esta tool domina de forma automatica en qué invertimos vuestro tiempo y nos lo muestra de forma muy clara con gráficos. Es ideal para el trabajo remoto y para calcular e maximizar la productividad de un equipo. Funciona inclusive sin conexión a Internet y es compatible con Windows, Mac® y Linux; y con dispositivos moviles con iOS® y Android. Solo esta habilitada en inglés.

11. Narrow.io

Esta tool es ideal para alcanzar mas seguidores en Twitter. Utilizando actuales técnicas de marketing específicamente orientadas a Twitter, Narrow nos ayuda a edificar un público objetivo. Solo tenemos que indicarle unas frases clave o hashtags vinculados con nuestra empresa, servicio, producto, causa o negocio; automáticamente, Narrow identificará al público mas notable para nosotros y inmediatamente irá aumentando nuestra base de seguidores.

12. Trade Ability

La tool gratis Trade Ability de UPS es ideal para las industrias que exigen efectuar envíos de sus productos, porque acepta estimar los costos del envio y proporciona información sobre los aranceles y las potenciales restricciones comerciales internacionales. Solo esta habilitada en inglés.

13. Infusionsoft

Es una potente tool de marketing y ventas para la pequeña empresa que acepta visualizar de forma gráfica cada paso de las ventas y tactica de marketing de un negocio. Infusionsoft centraliza todas las interacciones con los visitantes y las actividades diarias en un solo sitio, facilitando considerablemente su gestión y automatiza las actividades repetitivas, como el seguimiento, para que los socios de la compañia puedan economizar tiempo y ser mas productivos.

14. Zendesk

Zendesk es ideal para las industrias que exigen brindar un servicio de interés al cliente, porque con ella podremos administrar todas las interacciones con los visitantes (correos electrónicos, tweets, mensajes de facebook…) en un único espacio y desde cualquier parte.

15. Time Trade

Esta tool permite que nuestros visitantes y compañeros de trabajo puedan visualizar nuestra disponibilidad y conservar una fecha y hora para reunirse con nosotros. La información de Time Trade se sincroniza de forma automatica con Google® Calendar. Es ideal si tenemos que viajar mucho y nuestra disponibilidad es limitada.

16. Express VPN

Disponer de una red privada virtual (en inglés Virtual Private Network o VPN) es fundamental si viajamos a ciertos países, como China, Thailandia o Indonesia, en los que la navegación Web esta restringida y varios sitios están bloqueados. Si queremos visitar desde esos paises los sitios web(www) por los que navegamos habitualmente en el nuestro, necesitaremos una VPN.

Una de las mejores tools para esto es Express VPN. Nos proporcionará una red ultrasegura de alta rapidez y sin contenidos bloqueados. Es compatible con Windows, Mac, iOS® y Android.

17. Buffer

Esta tool es ideal cuando nuestros visitantes o público están en una zona horaria muy distinto a la nuestra. En esos casos, administrar las redes sociales puede ser muy complejo. Buffer nos acepta programar nuestras publicaciones en una amplia gama de plataformas (Twitter, Facebook, Google+, Pinterest y LinkedIn) y automatizar la labor para que se produzca siempre dentro de un horario apropiado para las individuos que nos siguen en estas redes. También nos muestra estadisticas sobre el alcance, comparticiones, menciones, etc.; de nuestras publicaciones. Se puede instalar como extensión del navegador. También hay versiones compatibles para Android® e iOS® e, inclusive hay version para Apple® Watch.

18. Prezi

Prezi es una herramienta inspirada en la nube que nos acepta crear, editar y exponer presentaciones desde un navegador, escritorio, iPad® o iPhone® en cualquier sitio y en cualquier momento. Es muy sencillo de utilizar e incorpora unos efectos fabulosos, con desplazamientos impactantes y un layout sofisticado. Además, los cambios se sincronizan entre dispositivos para que tengamos a mano en todo instante la ultima versión.

19. Paypal

Esta tool se vuelve fundamentalmente util cuando trabajamos a distancia. Con ella logramos enviar dinero de forma segura a cualquier sitio sin preocuparnos por los tipos de cambio, los pagos por correo o por si un banco es fiable o no. También logramos relacionar una tarjeta MasterCard de PayPal con nuestra cuenta para comprar mas sencillamente y de forma segura en Internet.

20. Prey

Esta tool no ayuda a administrar una empresa, sin embargo si viajamos con frecuencia, las oportunidades de que nos roben el movil o tablet son muchas. En ese caso, Prey nos será de enorme ayuda, permitiendonos localizarlos enseguida. Para ello, nos enviará información sobre su localización, fotografias de la cámara y capturas de pantalla del dispositivo.

Mercedes Rodríguez

Euroresidentes

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