Buenas Prácticas de Data Governance

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Compartimos un compendio de buenas practicas para el gobierno de documentos de la compañia y tomar mejoría en la carrera de la digitalizción de los ejemplos de  negocios

Gobernar los documentos de una organización, y ponerlos a trabajar para el negocio, son algunos de los retos mas atrayentes que están dándose en los últimos años y que continuarán al menos hasta el año 2020.

Tal como sabemos, existen importantes obstáculos que afectan al triunfo de una tactica de documentos y estos incorporan desde retos culturales dentro de la propia compañía, hasta temas políticos y organizacionales que pueden conducir a una resistencia ante los cambios necesarios.

Es por ello, que elaboramos varias buenas practicas basadas en la destreza con nuestros clientes. El objetivo es compartir con todos aquellos que estén evaluando implementar acciones que optimicen su negocio, evitando además quedar último en esta enorme carrera de la digitalización de los ejemplos de negocio.

 DEFINA INICIALMENTE LA ESTRATEGIA

De nada funciona crear algo por hacerlo. Su plan debe ser concreto y resolver problemas puntuales o proponer nuevas formas de crear las cosas con objetivos claros y medibles.

Contar con una tactica de documentos aporta formidables beneficios en el largo plazo a una organización. Aunque, tal como sabemos, en algunos casos el choque puede no ser visible de inmediato. Bajo este escenario y con un patrón reiterativo de decisores conservadores dentro de las organizaciones/marcas, completa siendo complejo el recorrer en un software estratégico de documentos cuando estos factores terminan obstruyendo varias veces la financiación del coste inicial que tendrán estos proyectos.

Tomando a los documentos como parte de los activos mas importantes de una compañía, la responsabilidad primordial de sus administradores y de quien este liderando el gobierno de documentos es de asegurar el dominio y uso efectivo de la información que con este plan se obtenga. Debería incluso cuantificarse el riesgo comercial de carecer de documentos o de estar gestionando documentos erróneos.

Los mejores administradores de documentos se localizan en el mercado, no intente formar personal cuyo enfoque vigente en la compañia es otro. Tómese su tiempo para reconocer y edificar un dispositivo de administradores de documentos que claramente incluirá a maestros de todas las áreas de negocio, sin embargo bajo una dirección especializada. Tenga en cuenta que esta estructura puede estar a su vez complementada o directamente fabricada en una compañia que brinde estos servicios.

CONSIGA EL APOYO DEL DIRECTORIO

Si se localiza en una organización grande, estudie grupos de interes útiles para el software estratégico. Logre alinearse a sus necesidades y conviértase en miembro de negocio de esos primordiales tomadores de decisiones. Estos, son representantes de áreas de negocio dentro de la compañía, que tienen resistente influencia en la organización y enorme poder de decisión. Con ellos como amigos estratégicos, los cambios importantes a ejecutarse tendrán mayor probabilidad de volverse realidad y alcanzar el éxito.

El gobierno de documentos implica cambios significativos en el comportamiento del personal de una compañia y además en su cultura. Adicionalmente, por supuesto va a resultar imprescindible disponer de fondos para recorrer en los proyectos y además para solventar las tools tecnológicas necesarias. Sin un resistente respaldo desde el nivel ejecutivo, nada ocurrirá.

ESTABLEZCA CRITERIOS MEDIBLES

Al instante de establecer objetivos, asegúrese de crear un buen mix entre aquellas metas estrategias y los objetivos estratégicos. Las metas contribuirán al logro de objetivos mas troncales y  las estrategias de equivalente forma aportarán al avance de esa estrategia.

Las estrategias tendrán lógicamente choque en el corto plazo. Esto apoyará a ir sumando diminutos triunfos con su programa, sacar retroalimentación, sostener el compromiso y -por sobre todo- sostener el apoyo del directorio o el nivel ejecutivo.

Todas las medidas a tomarse deberán estar determinadas al comienzo del programa, fundamento por el que concentrarse en métricas cuantitativas será su preferible opción. Estas le brindarán diminutos apoyos que facilitarán alcanzar el objetivo macro del proyecto.

La automatización de reportes para crear el seguimiento del progreso del plan y manejar sus KPIs son aspectos importantes una vez iniciado el programa. También es vital que pueda contar con información clara y real sobre el escenario anterior al comienzo del proyecto, de forma que tenga un punto de comparación y pueda indicar mejoras. Adicionalmente, será significativo llevar un registro de los procesos y decisiones que se fueron tomando para entender el choque de las mismas.

COMIENCE CON LO PEQUEÑO

Es clave tener un pensamiento holístico, ahora sin dudas, la preferible elección es empezar de una vez y realizarlo por lo mas pequeño. Sabemos que el transitar la implementación y el desarrollo de una tactica de documentos es un proceso sumamente complejo y arduo, pese a que definitivamente imprescindible de transitar para las marcas.

Tal como sabemos, siempre será preferible adelantarnos a cercanos escenarios de presión que terminarán complicando todavía mas todo. Para ser concretos y ejemplificar, si usted se localiza en una organización global podría ocurrir que lo obliguen a realizarlo en el instante menos indicado para usted, o si esta en una compañia mediana el peor escenario será que toda su competencia ya este limitando su competitividad porque han ejecutado una tactica de datos.

Tanto los socios de su compañía, como la cultura establecida en ella y hasta las tecnologias disponibles estarán involucradas en los procesos de gestión de sus datos. Si no inicia inteligentemente y desde lo fundamental, nunca conseguirá sacar resultados. Recién una vez que haya comenzado, gradualmente conseguirá madurar sus políticas y el choque comenzará a ser visible.

Si usted logra equilibrar los compromisos estratégicos de su compañia con las estrategias necesarias estará asegurándose que el software en general se mueva en la dirección deseada.

CUANTIFIQUE ACCIONES Y ARME CASOS

La construcción de casos de negocio funciona para articular y resaltar los beneficios cuantificables de la estrategia, sosteniendo así el compromiso interno de apoyo hacia el programa.

Hay diferencia de opiniones en torno a si se debe establecer una posición especial para encargarse de la generación de casos dentro de instituciones globales. De cualquier modo, por lo general la propia administración o quien le brinde estos beneficios lo hará por usted.

Será necesario, dependiendo de la fase en la que se encuentre que haya una definición respecto a quien estará a cargo de aprender y crear los casos, ya que se recomienda asociar estas responsabilidades a una figura que razones tener un tiempo prudente para crear los casos de éxito.

Es clave reconocer posibilidades a través de documentos de calidad para producir u optimizar los ingresos de la compañía. Usualmente, podríamos hablar de reducción en tiempos por automatización de procesos, generación de nuevos negocios a razón de la utilizacion inteligente de la información obtenida por una adecuada gestión de los documentos o incluso la toma de decisiones mas acertadas para el negocio.

Ejemplos prácticos de avances tras implementar una buena tactica en documentos podrían ser alcanzar mayor eficacia en la forma en que se invierte el presupuesto de marketing, alcanzar un óptimo dimensionamiento del personal para un proyecto de interés al usuario o en la compra adecuada de stock para su venta, evitando la falta de productos o excedente.

RECOMPENCE LA PARTICIPACIÓN

Por destreza dentro de nuestra misma agencia, entendemos que uno de los aspectos mas desafiantes de gobernar documentos es alcanzar una colaboración adecuada y sostenida de todos los actores que intervienen o estén indirectamente involucrados con el proyecto.

Si bien, en ocasiones, quienes administramos documentos solemos estar responsables de multiples otras actividades y de tener que articular distintos unidades de negocio desde esta arista varias veces el personal se ve limitado en terminos de tiempo para sostener todo en orden. Aún así, la naturaleza colaborativa del software y el triunfo dependen en enorme medida de este compromiso colaborado entre todas las áreas de una compañía.

Por todo lo mencionado, el desarrollo de un metodo de recompensas inspirado en incentivos puede resultar una excelente alternativa para que las individuos pongan foco en continuar los procesos relacionados al software de una forma adecuada.

Cabe resaltar que los incentivos no necesariamente deben ser económicos, hay varias otras formas de realizar reconocimientos formales e informales que usted puede empujar dentro de la organización, tales como la exhibición de buenos ejemplos sosteniendo de esta forma el frenesí y promoviendo el cambio cultural deseado.

CONCLUSIONES

Cuando se habla de la nueva economía digital y que los documentos son la moneda transaccional, no se habla de otra cosa que el precio de los documentos como un significativo activo de las marcas. Por este motivo, contar en la actualidad con una tactica respecto a esto es fundamental. Así como también, contar con un buen gobierno de documentos que vincule disciplinas y áreas internas de su compañia bajo procesos, tecnologias y la destreza de ingenieros en documentos que aseguren ir hacia la dirección correcta para optimizar esfuerzos y regresar mas rentable su empresa.

Matías Varela, Head of Data & Insights de iProspect – -Dentsu Aegis Network

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