Cobros, la asignatura pendiente de los emprendedores

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Para una compañia es indispensable aplicar un manejo efectiva de cobros a través de un mecanismo formal que garantice el pago de las cuentas vencidas. Descuidar los pagos retardados podría ser un factor perjudicial en su flujo de caja que termine reduciendo las probabilidades de triunfo de la compañía.

La flexibilidad es significativo

Todo emprendedor debe mantener un equilibrio en las cuentas por cobrar de su empresa, para ello, la totalidad de los negocios emplean una gama de cartas o efectúan llamadas telefónicas cordiales con el propósito de recordar a sus usuarios los respectivos pagos que deben.

A medida que se van venciendo los pagos, estas maneras de comunicacion se tornan mas insistentes, pese a que al origen son suficiente amistosas, sin embargo  si no se salda la cuenta en las fechas estipuladas el nivel de exigencia incrementará progresivamente.

La forma en que el emprendedor organiza su mecanismo de cobro es proporcional a sus antojos o preferencias, lo significativo es que cuente con un software flexible sin embargo efectivo. Los maestros de kobra.red aconsejan introducir el próximo metodo de cobro:

  1. Averiguar el nivel de satisfacción del cliente

Realice una llamada telefónica que le permita resolver si esta cubriendo las demandas del cliente, porque su insatisfacción con el servicio podría ser un fundamento para que se retrase en el pago. Al final de la conversación, indíquele que dentro de poco recibirá una factura y haga énfasis en la fecha de caducidad de la misma.

  1. Primer anuncio de vencimiento

Consiste en un recordatorio de que el plazo de pago se ha vencido. Suponga que al usuario se la perdido la factura o la olvidado, y muestre confianza de que saldará la deuda al recibir el 1° aviso.

  1. Segundo anuncio de vencimiento

Puede hacerse mediante el envio de una carta anexando una reproducción de la factura vencida, que funcionará como otro recordatorio para que el usuario compruebe que tiene una deuda.

  1. Primera llamada de cobro

Después de haber transcurrido entre siete y  10 días del 2° aviso, realice una llamada telefónica al usuario con la intención de buscar si existe alguna razón por el retraso en el pago. Esté listo para oir todo tipo de excusas, inclusive es posible que no este satisfecho con el servicio o el producto. No deje de ser cortés y trate de concretar un compromiso de pago.

  1. Primera carta de cobro

Inmediatamente despues de crear la 1ª llamada telefónica de cobro, envíe una carta confirmando la conversación y manteniendo un tono cordial. Recuérdele el compromiso de pago que se estableció.

  1. Segunda llamada de cobro

Si han pasado 10 días o más, después del envio de la 1ª carta de cobro, educadamente pida el pago inmediato de la cuenta, si el usuario no puede solventar su deuda, logre que se comprometa con otra fecha de pago.

  1. Segunda carta de cobro

A través de esta carta se exige el pago inmediato de la deuda, y se le plantea al usuario las consecuencias del impago a corto plazo. La misiva puede enviarse  transcurridos 10 días de la fecha en que se esperaba el pago.

  1. Tercera llamada de cobro

Explique al deudor lo grave de la circuntancia y que es su ultima posibilidad para pagar, si no se ejercerán acciones legales. No olvide sostener un vocabulario cortés, logre -nuevamente- que el usuario se comprometa a pagar en una fecha determinada. Esta llamada se puede efectuar después de 15 días de la segunda carta de cobro.

  1. Última carta de cobro

Al suceder una semana de la tercera llamada, envíe una carta al deudor con un tono severo sin embargo categórico, donde se comprobe el último convenio de pago y se exija la cancelación de la deuda. Indique que se tendra efectuar el pago en la fecha convenida, si no se verá en la necesidad de suceder al cobro a una entidad externa.

  1. Traspaso a una administración de cobro

Para la fecha, la factura presenta un retardo de 90 o mas días, por lo que se sugiere recurrir a una asistencia profesional, que no exactamente tiene que ser a una administración de cobro, porque estos beneficios tienden a ser caros (generalmente, se permanecen con el 25% o el  50% del pago), sin embargo podría pedir a su jurista que se ponga en contacto con el cliente. Esto podría estimularlo a cancelar la deuda.

Javier Gázquez . Responsable en España de la compañia global experta en marketing de contenidos Textbroker.es. Enamorado del Networking y la comunicacion social da rienda suelta a su personalidad extrovertida en su bitácora www.Blogtimista.es

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