COLOMBO: Las 15 herramientas de comunicación institucional que necesitas tener en tu empresa

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Comunicar es mas que publicar y atraer consumidores. Es una version estratégica y determinante del triunfo o fracaso de los negocios. Si estás emprendiendo, o ya estás en actividad, aqui teneis las 15 tools de comunicacion institucional que necesitas tener en tu empresa, sí o sí.

Esta es una serie básica inicial para diseñar aspectos de tu forma de expresión del negocio. Como en todo, es imprescindible tener una estrategia de comunicación que abarque los diferentes aspectos de esta disciplina, que podrias englobar en 4 enormes campos: comunicacion institucional, interna, comercial y promocional.

Este “kit” de bienes será de app inmediata en todos esos aspectos de la comunicación. Recuerda: el proceso lleva tiempo; cuanto preferible este diseñado, en forma maestro y consistente, mejores y mas rápidos serán los resultados. La improvisación no suma a la hora de notificar tu empresa.

 1. Presentación institucional

Se intenta de una pieza que describe tus actividades. Generalmente esta diseñada sobre diferentes soportes, para poder ser aplicada en diferentes ocasiones. Puede estar organizada en forma distinta segun la actividad, y su propósito es dar a saber los aspectos esenciales del negocio, su cultura, los equipos, la destreza y los productos. Recuerda siempre ubicar claramente todos los documentos de contacto.

 2. Website

La presencia en Internet es elemental para crear la foto de tu negocio, independientemente de la version de que se trate. Busca diseños que se adapten a tu actividad, y que sean “responsivos”, término que alude a la interacción y buena claridad en todo tipo de dispositivos. Asegúrate que sea fácil de comprender por el visitante, y que, prácticamente, el sitio lo guíe intuitivamente por las diferentes secciones. Asegúrate de registrar convenientemente tu control a nivel nacional e internacional, y que sea corto o sencillamente recordable.

 3. Papelería comercial

Un maestro en layout podrá crear una identidad gráfica y todos los componentes que la componen, incorporando lo que se utilizará a nivel comercial y también, como promoción o institucional. Elige buenos materiales, de calidad. Utiliza diseños que se adapten en color y en blanco y negro, y con tipografías que ayuden a imprimirse localmente en tu oficina.

4. Plantilla de PowerPoint y de Word

A modo de un membrete identificatorio, es significativo que tengas plantillas hechas por un buen diseñador, que armonicen con el resto de los materiales. En lo básico, necesitarás una de PowerPoint o similar, para crear presentaciones de todo tipo; otra de Word o un software habitual de edición de textos, y cualquier otra app para notificar tu foto coherente en cualquier momento.

5. Logotipo / Isotipo

Esta es otra de las tools importantes de la comunicacion institucional, ya que define en enorme modo la identidad visual de tu empresa. Un diseñador tendra estar entrenado en la creación de marcas para empresas; no todos son ingenieros en eso. Sabrá interpretar el negocio, su “core business”, y todas las programas que se necesitarán. Recuerda que, además de la papelería y formatos de plantillas, tendrás contar con tu marca en diferentes pesos y formatos, con su norma de app y colores detallados; además de sus versiones para todas las redes sociales, web(www) y soportes.

6. Normativa de redacción

Este aspecto, comúnmente dejado de lado en las empresas, es elemental para notificar coherencia. Imagina que cada colaborador escribe, en el marco institucional, como le vine en gana. Esto genera mensajes confusos desde tu empresa. Para eso existen los tutoriales o normativas de redacción, que detallan al dedillo el estilo que lleva adelante tu empresa. Incluye los lineamientos básicos a continuar -con las variaciones propias que se requieran- para redactar mails, informes, notas, reportes, comunicaciones internas y externas; y van desde los “key messages” (mensajes claves que definen lo que tu deseas que la masa recuerde), hasta tipografías preconfiguradas en los documentos y en las computadoras; qué tipo de formato de papel se utiliza, y varios fragmentos más.

7. Manual de uso de la marca

Al realizarlo te evitarás varios dolores de cabeza. Esta es una pieza esencial que puede ser mas extensa o corta segun el caso, pese a que te recomiendo que no dejes de tenerla. Se muestra con todo detalle como ha de utilizarse tu marca, de qué maneras si y no. Te recomiendo incluir los niveles de aceptación interno que debe tener el uso de tu marca.

8. Resumen de logros

Es aconsejable que tengas siempre un resumen de logros de tu empresa, listo y escrito a la actualidad. Te servirá para un resumen anual, y para proporcionar a un periodista, al banco en tus calificaciones de cuenta anuales y algunas otras aplicaciones. Aquí además podrias incluir otra tool comercial necesaria, “casos de éxito”, que serán referencias directas o indirectas sobre el suceso que has tenido con diversos usuarios o proyectos.

9. Párrafo institucional siempre actualizado 

Tecnicamente se llama “boiler plate” y es un párrafo de unas 5 a 10 líneas, donde se sintetiza a qué se dedica tu empresa, qué destreza tienen y cuál es su foco en el mercado, seguido del website. Necesita tener además algo de los conceptos de la Misión, Visión y Valores. Usualmente va al pie de cualquier información pública que difundas, y funciona de orientación para establecer en la mente del público los mensajes claves que deseas mantener en el tiempo.

10. Listado de clientes

Siempre a mano y actualizado.

11. Base de documentos de contactos

Otra tool que, si la entiendes usar, es oro en polvo. Es el conjunto de relaciones que vas construyendo: usuarios modernas y pasados; prospectos que has contactado; proveedores; contactos gubernamentales. Necesitas volcarlo en una sola base de datos, en un software que te permita filtrar documentos y manejarla con rapidez; debe estar consolidada y con camino a las individuos que deban controlar esta información sensible. Sugerencia: evita tener cien bases de datos dispersa; genera una sola, con el respaldo en sistemas para que no se extravíe, y que todos los colaboradores colaboran a mantenerla al día.

12. Mensajes actualizados en contestadores automáticos

Aunque parezca mentira, algunas industrias descuidan aspectos básicos, como este, que sería un 1° contacto de alguien externo con tu marca, producto o servicio. Necesitas proteger todos los detalles, inclusive tu personal de interés telefónica, que -de paso- además sería aconsejable que tenga su tutorial de procedimientos.

13. Redes sociales

Una parte esencial de tu presencia e foto son tus redes sociales. Si no vas a contratar a alguien maestro para llevarlas adelante, y tu te encargarás, debes saber que tu compañia no es lo mismo que tu perfil personal: no las mezcles. Crea redes que tengan el mismo espíritu, y comunica en sincronía lo que hace tu empresa; sé motor de cambio positivo para llegar preferible al corazón de las personas. Recuerda: es elemental que alimentes diariamente de contenido de calidad todas tus redes sociales; de lo opuesto los seguidores se irán.

14. Gráfica institucional móvil

Prepara carteles, banners de vinilo, exhibidores y todo lo que necesites para disfrutarlo listo. Elige sistemas portátiles, livianos y resistentes, y, al crear las gráficas, cuida no quedar atrapado en diseños de un solo día: haz un pack de programas de un arte lo suficientemente neutral pese a que atractivo, para que puedas utilizarlo en algunas ocasiones.

15. Manual interno de funcionamiento operativo

Finalmente, esta pieza estratégica para ordenar internamente el negocio. Este tutorial tendra ser confeccionado en dispositivo y validado externamente, y contendrá todos los procedimientos sobre los que se basa la intervención de tu empresa. Horarios, rutinas productivas, organigrama, modalidades de la cultura interna que llevas adelante, lo que tengas previsto frente a temas como ausentismo, licencias, etc. Todo, debe estar contemplado en esta pieza que apoyará a simplificar mucho los primeros pasos de tu comunicacion interna.

Daniel Colombo. Con mas de 30 años de experiencia, desde sus comienzos en radio a los ocho años, es comunicador profesional, escritor y coach especializado en desarrollo de carrera y alta gerencia. Ha sido Gerente de Marketing y Comunicaciones en industrias multinacionales y argentinas; fundador de emisoras de radio, canales de TV (incluyendo conocidos marcas a nivel global), periódicos, portales, y director de su propia consultora de comunicacion en Argentina durante 20 años. Tiene 14 libros publicados. Entrena voceros en motivación, liderazgo y espiritualidad en la empresa; es un identificado líder en formación en media-coaching, oratoria y comunicacion estratégica. Ha realizado mas de 2500 proyectos para todo tipo de marcas, beneficios y gobiernos, y dictado mas de 500 conferencias, talleres y workshops en 18 países.
www.facebook.com/DanielColomboComunidad
@danielcolombopr
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