Cómo ganarle tiempo al tiempo

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La ecuación individuo = tiempo ya no cierra. Eficiencia es inventar  las cosas bien,  eficacia es inventar lo correcto.

Curtis McNewton (Unsplash)

El economista Wilfred Pareto detectó que el  20%  de las cosas que hacemos producen el 80% de los resultados. Pero la vida moderna nos lleva a tener urgencias y tensiones, a no saber por dónde comenzar y a tener un vacío de ideas que nos aleja cada vez mas de la eficacia.

Hay frases como “lo bueno llega en frasco chico” o “lo bueno, si breve, 2 veces bueno” que reflejan la crisis vigente de escasez de tiempo. Muchos sospechan que  el dia razones tener mas de 24 horas.  Hoy que todos tienen reloj y nadie tiene tiempo, tenerlo es un bien de lujo: “time is money” si se sabe aprovechar. Sócrates decía que “los ratos de descanzo son las mejores adquisiciones”.

Hoy que el tiempo libre vale tanto hay que estudiar a administrarlo productivamente.

Que el tiempo alcance se torna imposible  porque se vive a un ritmo vertiginoso en una comunidad de consumo que promete constantemente noticias que tientan a trabajar mas para tener mas cosas.  Por eso llegan soluciones  como cursos, programas y tecnologias para lograr un preferible manejo.

No se puede inventar crecer el tiempo.

l dia tiene 24 horas y eso no se puede estirar, la solucion es ampliar la capacidad para gestionar el tiempo,  porque sí se puede malgastar

Por otro lado hay un cambio en el estilo de vida. Antes la rutina era ir “de home al trabajo y del trabajo a la casa”, la nueva agenda incorpora deporte,  entretenimiento, familia,  vida social, etc.

Lo mas significativo es encontrarle sentido a la vida para orientar lo que se hace en esa dirección.

Tendencia al bienestar

La masa quiere sentirse bien, tener experiencias nuevas y dedicarle mas tiempo a la familia, a sus hobbies, pasiones e intereses. A veces resignan dinero por tomar un trabajo que este cerca de home y con ello vencer ese tiempo que les permita vivir mejor.

Las nuevas tecnologias agilizan trámites y actividades que antes se hacían personalmente. El mail, el homebanking,  el movil o whatsapp, son tools que aceptan economizar tiempo.

El lado oscuro de la tecnología. El avance tecnologico genera sobrecarga de información que termina lentificando el resultado que se intenta acelerar. Las redes sociales llevan a una version improductiva que roba varias horas e impide concentrarse. La creencia de que ya habrá tiempo para inventar lo demás lleva a procrastinar, que es dejar para mañana lo que se razones inventar hoy

La desorganización al gestionar el tiempo puede producir angustia y frustración ante la sensación de no llegar a inventar todo.  Y si el tiempo no alcanza se incumplen compromisos y se pierde prestigio.

La dieta del tiempo

Primero hay que tomar conciencia del problema, averiguar las causas y separar lo urgente de lo importante. Los ladrones de tiempo son generalmente ladrones internos disfrazados por nuestras creencias y actitudes. La administración estratégica del tiempo implica interrogarse: ¿dónde estaba? ¿dónde estoy?¿dónde quiero estar? ¿cómo haré para conseguirlo? La clave esta en saber lo que se quiere, en no planificar mecánicamente desde los bienes y calcular resultados.

Es preferible partir del futuro anhelado y retroceder hasta el presente. Si la guia es el pasado se repite la rutina. Para inventar el futuro, hay que visualizar el final de la película que se desea realizar.

Ladrones del tiempo

Si bien varios ladrones  son externos, el manejo del tiempo es algo individual. Un test demuestra cuáles son los hábitos improductivos. Primero hay que identificar y medir las rutinas diarias, lo que no se mide no se puede mejorar. Las  rutinas van ordenando la vida, 1° creamos un hábito y despues el hábito nos dirige sin que nos demos cuenta.  Ser consciente del mecanismo acepta evaluarlo, jerarquizar las actividades y darles el timing que corresponda.

¿Cuál es la prioridad?: ¿la familia, el trabajo, la facultad? ¿Qué tiempo se dedica a cada uno?

Viviendo a ritmo acelerado uno se  acostumbra a vivir mal, con interrupciones  que se van comiendo el día. Ser consciente de en qué se  gasta acepta elegir: por la repetición o por el cambio.

Planear

Ser indefenso a las interrupciones  se debe a no saber planificar bien.  Y el que deficiencia al planear planea fracasar. Querer centrarse sin saber en qué, termina en perder el tiempo.

Pomodoro es procedimiento para dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos  separados por pausas. Durante esos minutos  hay que centrarse en inventar una sola cosa. Luego llega el relax (salir a caminar o relajarse). Es relevante lo que se gana creando una sola cosa a la vez. Un aliado puede ser el celular, con ayuda de las programas se lo configura con los lapsos que estipula la técnica.

Multitarea. El procedimiento además favorece el sostener el foco en una version y no caer en el cuestionado multitasking. La capacidad de inventar varias cosas al mismo tiempo ya no es muy apreciada en el planeta laboral. Es preferible la calidad que la cantidad.

Rendimientos decrecientes

Si se habla por dispositivo mientras se  responde un mail y, a la vez, se crean otras tareas, hay un alto porcentaje de fallo en el proceso cerebral, que va agotando la capacidad mental. Es preferible inventar las cosas por separado. De lo contrario, es acceso seguro al síndrome de burn-out o del cerebro quemado. La palabra de Sarmiento “la sigla con sangre entra”, no es un buen ejemplo de lo que razones ser. Hay métodos facilitadores de la acción.

La ley de Pareto

Otra forma de gestionar correctamente el tiempo es detectar qué asuntos son notables y cuáles no. A veces hay cosas que sí son urgentes porque tienen que terminarse para una fecha, sin embargo eso no quiere mencionar que sean importantes. Hay actividades que no tienen “fecha de vencimiento”, sin embargo que son importantes. Para no caer en rutinas improductivas, conviene revisar los procesos y los objetivos para “corregirlos” y eludir pérdidas de tiempo y energía.

Al experto que le gustaba enseñar, de pronto, con el tiempo, dedica su tiempo a corregir deberes.

Pensar por objetivos

Es considerar en el futuro qué metas se quieren lograr y clarificar qué dónde poner el foco. Saber adónde ir y cuál es la prioridad ayuda a escoger qué cosas inventar y cuáles no. Como dijo Séneca: “no hay vientos favorables para el que no sabe a dónde quiere llegar”.

Aprender a decirle que no

Tener reconocido el objetivo acepta priorizar lo que esta pendiente. Conocer las  “tareas de hoy” desde la 1ª hora ayuda a organizar preferible cada jornada. Puede ser una agenda compartida con otras individuos para eludir que molesten a los que están ocupados.

La metodología Kanban, esta ganando popularidad. Es un tablero que divide las actividades pendientes de las que están en curso y de las ya finalizadas. Este recurso, que tiene sus programas online, puede complejizarse añadiendo etapas del tiempo de producción o midiendo tiempo.

Así en lo virtual como en  lo real

Cuando el lugar de trabajo  es un desorden, eso será lo que pase en la mente. Ser prolijo ahorra tiempo. Para edificar una vida con sentido, plena, con bienestar y a gusto, es imprescindible gestionar bien el tiempo. Ningún beneficio se obtiene en medio del caos.

El tiempo vuela

Los rivales de la efectividad son el largo plazo que media entre el acto y el efecto, los cambios abruptos en la realidad y las creencias estereotipadas. La brecha entre sueño y realidad se reduce cuando se reflexiona sobre la acción.  La ley de Murphy asegura que lo que lo que puede salir mal  va a salir mal, para evitarlo hay que ser prudente en los detalles. Los objetivos deben ser realistas. Dijo Keynes que a largo plazo estaremos todos muertos. Nuestro reloj interno se equivoca.  Con los años creemos que el tiempo va mas veloz que el  reloj.

Resumen de hábitos productivos

Hacer una serie con los pendientes del dia “a realizar”, “en curso” y “finalizados”. Distinguir lo significativo de lo urgente, no todo lo urgente es importante.

Aprender a mencionar que no. Eso evita una agenda repleta de temas que no suma valor. Mantener limpio y ordenado el espacio laboral. Ser meticuloso en esto  es esencial. Delegar actividades que podrían inventar otros para dedicarse a lo mas importante. Crear bloques de tiempo. Intercalar meses de trabajo con otros de relax. Las acciones que llevan menos de un minuto conviene hacerlas en el momento: pequeñas acciones resueltas en el acto crean una enorme diferencia al final del día. Es clave sostener el foco y inventar una version a la vez. Revisar los procesos periódicamente.

Aprovechar los tiempos muertos

Aprender de la acción. ¿Qué debía haber sucedido y qué pasó? ¿Cuál es la causa de la diferencia? Si el fallo no se analiza, el olvido impide estudiar de la experiencia. La reflexión es parte del trabajo, no se puede vivir sin aprender, sin seleccionar lo bueno y suprimir la basura porque si queda se refleja en los actos. La reflexión implica concentración, no divagar por estímulos e ideas parásitas. Un yo observador interno debe alertar. Hay métodos para saber qué cambiar, qué sostener y como inyectar conocimientos. Nada surge de la nada, hay que actualizar la memoria para que mejore la conducta.  Si la educación no enseña a pensar produce incompetentes altamente calificados. Las buenas ideas surgen de quienes conviven con el problema, el liderazgo debe promover la  optimizacion del uso del conocimiento.

Lectura rápida

Un mapa mental combina el libre videojuego del texto con la imagen, esta menos atado a la secuencia. Plasma una idea central y teje una red de relaciones. Su flexibilidad acepta incluir noticias y vínculos, favorece la generación de las ideas. Borges decía que somos lo que somos por lo que leemos, sin embargo hoy no hay tiempo. El mapa mental es una foto que vale por mil palabras. Así  logramos el poder inteligente que es desear con eficacia.

La gestión del tiempo debe equilibrar la vida laboral y personal. Necesitamos pausas, efectuar actividades de alto rendimiento, detectar lo que nos hace perder el tiempo, anticiparnos para eludir sorpresas, repartir la tareas,  repensar la rutina, delegar, estudiar a  mencionar no, desintoxicarnos de documentos y reuniones, centrarnos en objetivos claros y  considerar la importancia del autoconocimiento.

Curso acelerado de gestión del tiempo

El 1° paso es tener in mente el objetivo. El 2° es trazar el plan y manejar su ejecución por si se aleja del objetivo. El 3° punto es tener creatividad y flexibilidad para variar el plan cuando la realidad demuestra que algo falla.

El poder inteligente es querer con eficacia, es el que le brinda inteligencia a la pasión. El poder inteligente –smart power- reúne el poder rigido –hard power-  que predomina en el hemisferio izquierdo del cerebro y el soft power del hemisferio derecho. El ganador de tiempo examina  si lo que hace lo apasiona o si la burocracia controla su cerebro. Para obtenerlo debe estudiar métodos de excelencia. Como dijo Nietzche “los métodos son la mayor riqueza del hombre”

El resultado palanca

Arquímedes dijo “dadme una palanca  y un punto de apoyo y moveré el mundo”. Cuando se aplica en un punto de apoyo, transmite y multiplica la fuerza. El frenesí se justifica: no importa el peso, basta con  alargar el brazo. La computadora es la palanca natural del cerebro. El resultado se potencia al escoger bien las  prioridades y asignar correctamente los recursos.

Ser miembro de los mejores ahorra el sacrificio que ellos hicieron para obtenerlo y esa palanca potencia el rendimiento.  Por el contrario, el que tiene mentalidad del bombero corre todo el dia y no obtiene nada. Los mejores jugadores son los  que paran la pelota. La eficacia no se puede suplir con eficiencia. El resultado palanca es sacar lo máximo con el menor sacrificio posible.

Vísteme despacio que estoy apurado”… 

Dijo Napoleón. Los franceses trabajan menos y producen mas y preferible porque tienen tiempo para retomar los valores esenciales de familia, amistad,  tiempo libre, escoger el presente concreto al global abstracto y anónimo, la simpleza de vivir, convivir en un ambiente alegre y efectuar lo que saben hacer. Los que corren mucho terminan en el mismo lugar, mueren por infarto o accidentes y se olvidan de vivir el único tiempo real que es el presente.

Slow down

Todo invita a vivir acelerados. Las marcas presentan su temporada de invierno en verano. Se trabaja 24 horas para promover el consumo. Prolifera la obesidad, el estrés, la angustia por posponer el placer. Desacelerarse es pelear contra la tiranía del reloj, vivir con modestia, pensar con grandeza consumir menos, tomar conciencia que los horarios extremos amenazan la salud, la dinastía y las relaciones. Así se obtiene mas eficacia, compromiso y calidad de la vida. Lo preferible es trabajar por objetivos y no por horarios. Vivimos 700.800 horas en la vida y 70.000 las ocupamos trabajando. No hay  tiempo que perder, usemos las 630.800 horas libres para ganar  felicidad.

Educar la mente

Vivir a mil desconecta los sentidos de la conciencia, la tensión mata, la creatividad muere. Educar para la fast life  hace correr  a velocidades imposibles sin métodos facilitadores de la acción. Quienes aprenden a gestionar el tiempo construyen desde una capacidad plena. Se debe enseñar el sentido común: valorizar la lectura, caminar más, cocinar una receta completa, relatar cuentos a los hijos, practicar deportes, suceder mas tiempo con amigos, inventar  ideas. Como dijo John Lennon, “la vida es lo que nos pasa mientras seguimos  creando planes”.

Dr. Horacio Krell. Director de Ilvem,  horaciokrell@ilvem.com

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