Cómo gestionar mejor los viajes de negocios de la empresa

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Para varias empresas, los viajes de sus directivos y empleados son parte elemental para su permanente aumento y, en algunos casos, para su correcto funcionamiento. Por tal motivo, los viáticos se convierten en una de las áreas en las que una gestión efectiva y adecuada es indispensable, pues de no ser así puede traducirse en un despilfarro injustificado o, en caso contrario, en viajes riesgosos, inconvenientes o ineficientes.

Una correcta gestión de los gastos de viajes permite, entre otras cosas, sostener a raya gastos innecesarios, traduciéndose en viajes de negocios económicos, sin embargo sin afectar las condiciones del viaje ni el cumplimiento del personal por causas externas. Debe quedar claro que al mencionar viajes económicos no nos referimos a viajes “tacaños” e inflexibles, sino a que gracias a la gestión de los gastos se logra sacar el preferible rendimiento tanto de los bienes como de las tareas laborales de cada empleado en su viaje.

Cómo administrar los viajes de negocios de la empresa

Por ejemplo, pese a que pudiera parecer mas costoso, viajar en vuelos privados puede convertirse en una alternativa mas económica, y sin desconfianza mucho mas cómoda, experiencia y conveniente para una compañia que acumula muchísimas horas de vuelo al año (considerando que en lugar de comprar un jet privado o viajar siempre en vuelos comerciales, es factible adquirir paquetes de horas de vuelo en jets privados). En este ejemplo en particular, por un coste inferior o muy parecido al de los vuelos comerciales que se compran anualmente, se puede sacar el servicio de vuelos privados y sus beneficios, como por ejemplo: eludir perder tiempo en el aeropuerto, programar los vuelos en horarios mas convenientes, trabajar cómodamente a bordo del aeroplano y, por supuesto, las amenidades y el buen servicio que pueden ampliar la motivación de los empleados.

Con este ejemplo como referencia para dejar en claro que crear los viajes de negocios mas económicos y fructíferos no significa simplemente crear un recorte de gastos con las alternativas mas baratas, te damos 3 sugerencias para administrar gastos mas eficientemente.

  1. Un presupuesto claro. Se debe tener bien determinado el presupuesto habilitada para viajes, de mas esta mencionar que debe ser un presupuesto realista y un poco flexible para los gastos justificables. No es raro hallar desfases entre los gastos proyectados y los realizados, sin embargo, debe tratarse de que éstos sean mínimos y una forma de lograrlo es poner en experiencia el próximo punto.
  2. Definir el tipo de gastos considerados con viáticos. Dos cosas son importantes: 1) No limitar los gastos en medida que pongan en riesgo a los empleados, ya sea en cuestiones de hospedaje, transporte o comida. 2) Ser demasiado generoso, pues pese a que quieras consentir e incentivar a los empleados es significativo tener límites bien claros y cautelosamente flexibles. Además es indispensable que todos estos gastos sean respaldados por las facturas correspondientes.
  3. Si teneis inquietudes sobre tu estrategia, explora y consulta. En el caso de la gestión de gastos existe una gama de literatura disponible, inclusive anteriormente te hemos colaborado un listado de 6 ebooks sobre gestión de viajes para las empresas, que junto con otros bienes te puede ayudar para administrar de forma mas efectiva los viajes de negocios que se elaboran en tu empresa.

Acerca del Autor: Este articulo fue redactado por Fernando Razcón
Asistente de proyectos
@Postal52MX

El capítulo Cómo administrar preferible los viajes de negocios de la empresa muestra termina en vuestro blogger Emprendices.

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