Cómo hace la factura perfecta (infografía)

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Una vez que un empresario o experto ha finalizado de efectuar un servicio o ha transmitido un material a un cliente, viene el instante de cobrar por la intervención realizada. Para ello es necesaria la emisión del correspondiente informe mercantil acreditativo de la intervención realizada: la factura.

Pero, ¿qué debe contener la factura para ser correcta de convenio con la norma vigente? ¿cuándo debe expedirse? ¿sirve cualquier formato? ¿qué modalidades de factura existen? Veamos a continuidad y en la infografía que ha organizado Sage (de descarga gratis aquí) toda su casuística.

¿Qué debe contener la factura?

Si bien no existe un formato de factura obligatorio, sí que debe tenerse en cuenta que, de convenio con la normativa fiscal, toda factura debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

  • Número y, en su caso, serie. El numero debe ser correlativo con la ultima factura emitida dentro de la misma serie. Pueden crearse tantas series diferentes como se precise.
  • Fecha de expedición: fecha en la que la factura es emitida.
  • Fecha de operación si es distinta de la de expedición. Fecha de devengo del Impuesto sobre el Valor Añadido. En general cuando se entrega la mercancía o se efectua el servicio.
  • NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor. Si se desea, puede indicarse adicionalmente el nombre comercial, marca, logo, así como otro u otros domicilios adicionales, sin embargo ello no exime de incorporar la información obligatoria.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, del destinatario de las operaciones.
  •  Identificación de los recursos transmitidos o beneficios prestados. La descripción de los mismos debe permitir saber la intervención facturada.
  •  Tipo o tipos de IVA aplicado (puede haber mas de uno si se facturan operaciones sometidos a diferentes tipos del impuesto).
  • Cuota tributaria de IVA repercutido desglosada (salvo en el caso de las facturas simplificadas en que, opcionalmente, puede indicarse la expresión “IVA INCLUIDO”)
  • En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
  • Otras menciones, en ocasiones especiales:
    • En operaciones exentas referencia a la norma que declara la exención
    • Encaso de que la factura sea realizada por el cliente, la mención “facturación por el destinatario”.
    • Mención a “inversión del sujeto pasivo”, cuando se den las circunstancias legales para que sea el receptor de la factura quien deba autorepercutirse el IVA.
    • Mención a “Régimen especial de Agencias de viajes o “Régimen especial de recursos usados” en los casos en que son de aplicación.

Ademas, la normativa mercantil constituye los emprendedores individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria harán constar en toda su documentación, correspondencia, informativos de encargo y facturas, el domicilio y los documentos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil, siendo sancionable la omisión. Por tanto, en el caso de sociedades mercantiles debe indicarse en que Registro se localiza inscrita la compañía, así como el libro, tomo y hoja del apunte.

¿Cuándo debe expedirse?

El IVA se devenga en el instante de la entrega del bien vendido o de la prestación del servicio o, en el instante del cobro si éste es anterior.

Desde ese momento, si el destinatario es empresario, hay de tiempo hasta el dia 15, inclusive, del mes(30dias) próximo para expedir la factura. Si el destinatario es un particular que no practica tareas económicas, la factura debe expedirse en el mismo instante del devengo.

El plazo para remitir la factura al destinatario es de un mes(30dias) desde la fecha de expedición.

En una misma factura pueden incluirse diferentes operaciones siempre que pertenezcan al mismo mes(30dias) natural.

¿Cómo remitirlas?

Las facturas pueden ser remitidos por cualquier medio admitido en derecho y, particularmente, pueden remitirse por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento (aunque sea tácitamente, no oponiéndose a su recepcion electrónica) y los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad del principio y la integridad del contenido y legibilidad.

Un simple archivo PDF enviado por correo electrónico es válido como factura electrónica. Desde 2013 no es necesaria la utilizacion de firma electronica para su envío.

En todo caso es imprescindible reservar las facturas durante todo el periodo de prescripción.

¿Qué modalidades de factura existen?

  • Facturas ordinarias: sirven para documentar cualquier intervención económica.
  • Facturas rectificativas, conocidas comúnmente como “abonos”. Se elaboran cuando debe rectificarse una factura ordinaria. Deben ir en una lista distinta de las facturas ordinarias.
  • Facturas recapitulativas: incorporan diferentes operaciones al mismo destinatario, realizadas dentro del mismo mes.
  • Facturas simplificadas (tiques): en determinadas tareas del mercado minorista aceptan emitir facturas que no tienen que contener toda la información obligatoria de las facturas ordinarias. En concreto no es imprescindible reconocer al destinatario de la intervención ni desglosar la cuota de IVA.
  • Facturas proforma: tienen un carácter puramente comercial, sin validez fiscal ni necesidad de pago.

A continuación, resumimos Cómo crear la factura perfecta en una infografía descagable sin costo desde aquí.

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