Cómo implementar los cambios de la Norma ISO 9001:2015

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Estamos a un par de períodos de cumplir un año de la difusión de la norma ISO 9001: 2015. Atrás han quedado los periodos de evaluación de los cambios y la incertidumbre generados por estos. Ya a esta altura las instituciones que están interesadas en contar con la certificación de Sistemas de Gestión de Calidad con mayor aprobación a nivel internacional deben de ir elaborando sus planes de acción para implementar los cambios que la nueva version de la regla ha traído con ella.

R&D Consulting, como consultores de Sistemas de Gestión recomienda considerar los siguientes componentes a la hora de elaborar su plan de acción en su organización:

Implementar Norma ISO 9001:2015

  • Capacitaciones para el personal: La ISO ha realizado numerosas aclaraciones en los requerimientos de la regla que dejan de manifiesto que hoy, mas que nunca, las individuos son clave para el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad. Más allá de que la conciencia que todos los colaboradores (y personal externo) deben tener sobre la política de la calidad y sus objetivos, la clave es optimizar que las individuos sepan que es el Sistema de Gestión de Calidad y cuál es su razón de ser. Todos los colaboradores de la organización deberían ser incluidos en cursos de sensibilización; sin olvidar las capacitaciones de interpretación y auditorías internas de la regla para aquellos que tengan una mayor incidencia sobre las tareas de la certificación. No hay forma de saber como estoy contribuyendo a la efectividad del metodo de gestión de la calidad, sino sé en qué consiste el sistema.
  • Contexto de la Organización y Partes Interesadas: Olvidemos los sistemas de gestión de calidad empaquetados. La regla nos pide que consideremos las cuestiones internas y externas del SGC, al equivalente que las partes interesadas y los requerimientos que estas pueden tener para el sistema. Ya no logramos considerar solamente a los usuarios y proveedores, sino que debemos pensar en los grupos complementarios como las entidades gubernamentales, asociaciones, sindicatos y miembros que pueden tener una influencia significativo sobre el SGC. Esta es la base de la planificación del SGC y como tal, será el 1° de los inputs que tenemos que considerar a la hora de alinear los procesos de nuestra organización.
  • Objetivos alineados con la dirección de la empresa: No debe existir una diferencia entre los objetivos estratégicos de la organización y los objetivos de calidad. Los planes para el logro de los objetivos de calidad deben de estar alineados con el plan de negocio de la empresa, de modo que no quede espacio para el típico fallo de considerar que el SGC de una compañia y sus operaciones son 2 cosas diferentes.
  • Prepare de forma clara las justificaciones para las “exclusiones”: Es complicado hallar en la regla aquellos requerimientos que sabíamos formaban parte automática de las exclusiones del metodo de gestión. Con la version 2015 de la regla ahora contamos del concepto de aplicabilidad. Los requerimientos han sido narrados de forma que puedan ser aplicables para cualquier organización y es muy dificultoso hallar un requerimiento que no “aplique” a algún SGC. Esto añade mayor importancia a la definición correcta del alcance del sistema, en vistas de que este sea efectivo.
  • No deje que los Gerentes se escondan: Ya no será bastante que el Gerente General firme los cheques y participe de la revisión por la dirección para indicar que existe un líder del SGC. La version 2015 de la regla pide una colaboración de los líderes mas activa y responsable. El punto 5.1.1 incorpora 10 instancias en las que la Alta Dirección debe indicar liderazgo y compromiso con respecto al metodo de gestión de la calidad. Los Gerentes no se podrán huir de las auditoras al SGC, pese a que tengan que ser contactados por medio de Skype® o similares.
  • Identifique los riesgos y no sea tan negativo, además identifique las oportunidades: Este cambio responde a 2 causas. Primero esta el poco triunfo de la ISO a la hora de vender las acciones preventivas como parte del SGC, y en 2° lugar, al auge internacional por incorporar la gestión de riesgo en las organizaciones. Si bien la ISO no nos pide que implementemos una gestión de riesgo formal como parte del SGC, si nos pide que identifiquemos los riesgos que pueden afectar el triunfo del metodo y planifiquemos como vamos a crear frente a estos. Las acciones que sean determinadas para esto, deben ser evaluadas. Al atender los riesgos las instituciones pueden hallar oportunidades, como nuevos mercados, nuevas tecnologias y sociedades con beneficio para la compañia que no hubieran sido considerados previamente.
  • Escoge tus procedimientos y registros: La ISO presenta una enorme mejoría para las instituciones con la introducción del concepto de “Información Documentada” (hipervínculo al capítulo de información documentada). La version 2015 de la regla no requiere ningun método documentado, con lo que le da libertad a las instituciones de resolver cuáles son las tareas que verdaderamente deben ser plasmadas en “blanco y negro”. Muchos ahorros de tiempo y dinero en impresiones se pueden producir de esta iniciativa, sobre todo cuando aumentamos que el tedioso tutorial de calidad ha dejado de ser un requerimiento y ahora es una alternativa que las instituciones pueden elegir mantener, si lo consideran de valor.  La clave es resolver que datos son necesarios para el triunfo de los proceso y prescindir del uso de los demás. Esto si es un verdadero paso hacia la consigna de que ISO 9001 propone la implementación de un “sistema de gestión documentado” y no un “sistema de documentos”.

Al repasar estos componentes vemos que la nueva regla plantea mejorías en cuanto a la estructura que logramos dar a los procesos y los nuevos requerimientos en sí, van mas orientados a la generación de información complementario para la planificación del metodo y la toma de decisiones, que a la adición de tools sin sentido. El mapeo de los procesos debe ser mas especifico y se pueden producir muchos servicios de tools como el diagrama de tortuga, SIPOC y flujogramas.

Para aquellas industrias que dicen con la certificación ISO 9001:2008, obviamente ha llegado la hora de trabajar en la transición de su SGC. Los certificados de estas instituciones tienen vigencia hasta septiembre del 2018, por lo que les recomendamos que no se desesperen y aprovechen la posibilidad de alejarse de los restricciones de los sistemas genéricos aceptando el desafío de diseñar un SGC que verdaderamente considere las particularidades de las empresas, sea funcional para la organización e invite a la colaboración de los colaboradores.

Y ustedes, ¿Qué cambio sospechan que generará mayor precio a los nuevos Sistemas de Gestión de Calidad?

El capítulo Cómo implementar los cambios de la Norma ISO 9001:2015 muestra termina en vuestro blogger Comunidad de Emprendedores.

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