Cómo solucionar los problemas de gestión de existencias (eBook)

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La gestión de existencias condiciona varios aspectos de la gestión empresarial. No exclusivamente se trata de hacer el preferible inventario o de valorar las existencias correctamente, sino que su papel va mucho mas allá. Pone a nuestra compañia en relación con el resto de la cadena, tanto con los distribuidores como con los clientes, e inclusive con los propios procesos y la filosofía con la que se  previenen y afrontan los fallos.

Por eso Sage ha organizado una termina guía para orientarnos en esta materia. En ella se aborda tanto la forma en la que logramos detectar los problemas como los aspectos que tenemos que tener en cuenta para hallar la solucion mas adecuada. 

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Por qué administrar las existencias

La gestión de las existencias es esencial en la de los procesos. Necesitamos saber en cada instante lo que tenemos, lo que necesitamos e, incluso, lo que nos sobra. Debemos diseñar los sistemas para sostener los flujos oportunos de entrada y salida de existencias. Además, tenemos que sostener un correcto seguimiento contable.

Tipos de existencias

Se pueden crear varias clasificaciones de existencias. Una muy significativo es la que distingue los tipos de existencias en función de su naturaleza. Por ejemplo, el Plan General de Contabilidad distingue las siguientes categorías de existencias:

  • Mercaderías o existencias comerciales si son bienes adquiridos por la compañia y enviados a la venta sin transformación
  • Productos terminados si están fabricados por la compañia y enviados al consumo final o a su utilizacion por otras empresas
  • Materias primas si, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados
  • Productos semiterminados si están fabricados por la empresa. sin embargo no enviados comúnmente a su venta hasta tanto sean objeto de elaboración, integración o transformación posterior
  • Subproductos si tienen carácter secundario o accesorio de la fabricación principal
  • Residuos si se consiguen inevitablemente y al mismo tiempo que los productos o subproductos, siempre que tengan valor intrínseco y puedan ser utilizados o vendidos
  • Materiales recuperados si, por tener valor intrínseco, entran nuevamente en almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo
  • Productos en curso si todavía se localizan en etapa de formación o transformación en un centro de actividad, sin embargo no son ni productos semiterminados, ni subproductos, ni residuos, ni materiales recuperados
  • Otros aprovisionamientos como, por ejemplo, los de componentes y conjuntos incorporables, combustibles, repuestos, materiales diversos, embalajes, envases o material de oficina

No obstante, existen otras clasificaciones de existencias. Una de ellas es la que las distingue por su función en las siguientes categorías.

Existencias de protección o de protección

Constituyen un “colchón” frente a desajustes entre los ritmos de aprovisionamiento y de demanda. Se llegaron por encima de lo que se necesita para eludir los problemas asociados a dichos desajustes.

Existencias medias

Pueden entenderse como un promedio de las existencias que se llegaron a lo largo de un período. Por simplificar, se pueden aproximar como la mitad de la suma de las existencias terminos e iniciales. Un cálculo mas adaptado requerirá dividir el período en subperíodos. Por ejemplo, dividir el año en meses. Las existencias medias resultarían de sumar los valores de cada subperíodo y dividirlo entre el numero de subperíodos.

Existencias de anticipación

Se acumulan para afrontar con antelación los picos en los que se necesitarán mas existencias. Por ejemplo, pueden ser convenientes en los casos en los que se produce estacionalidad o se produce periódicamente.

Existencias sobrantes

No se necesitan, a pesar de estar en buen estado. Es factible que tengamos que deshacernos de ellas o emplearlas de un modo distinto al previsto inicialmente.

Existencias activas

Son las que se consumen normalmente a lo largo de un período de tiempo.

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Problemas de la rotura de stock

En un instante dado, puede surgirnos una obligación que no logramos cubrir de un definido tipo de existencias. Normalmente, surge por fallos en la planificación o ejecución de los procesos y por desajustes de las previsiones de demanda.

Los problemas de la rotura de stock vienen ligados, en 1° lugar, a los retrasos que provoca. No logramos vender lo que querríamos, tenemos bienes ociosos, nos vemos obligados a satisfacer indemnizaciones y a resolver problemas de los clientes, logramos perder clientes, etc.

En 2° lugar, puede llevarnos a incrementar las existencias para eludir complicaciones semejantes en el futuro, lo que elevará nuestros costos de archivamiento y gestión de existencias.

Coste y valor de la gestión de existencias

Los costes vienen de distintos fuentes. Por un lado, están los vinculados con la dedicación de horas de trabajo del personal a estas labores. Además, hay que tener en cuenta las soluciones de gestión y los medios materiales necesarios. Por otro lado, están los costos asociados al almacenamiento de las existencias, su movimiento y los relacionados con la rotura de stock, que serán unos u otros en función del prototipo de gestión de existencias adoptado.

Sistemas y ejemplos de gestión de existencias

Podemos agrupar en dos enormes familias los ejemplos de gestión de existencias. Por un lado, hallamos los que pretenden eludir los problemas asociados a la rotura de stocks. Buscan garantizar una disponibilidad sigue de existencias. Aportan fiabilidad de cara a los clientes, sin embargo necesitan mayores costos de almacenamiento.

Por otro lado, existen sistemas que intentan minimizar los stocks de existencias. Un ejemplo de ello es el metodo just in time. Su mejoría mas significativo es que dejan al revelado potenciales problemas en los procesos de la empresa, en la previsión de la demanda, etc. Con antelación, se trata depurar al máximo los procesos, sin embargo si surgen complicaciones se analizan detenidamente. También tiene la mejoría de menores costos de almacenamiento. Entre las desventajas hallamos una mayor complejidad y un menor margen con el que eludir incumplimientos frente a los clientes.

La mejora de la logística para la gestión de existencias

Los avances en la logística nos proporcionan cada vez mayor suma de información sobre lo que sucede con las existencias. Hay mas trazabilidad, conectividad y capacidad de análisis. Por otro lado, además nos facilitan un preferible dominio de los inventarios y una capacidad de decisión mas rápida.

Si queremos saber mas sobre gestión de existencias, el eBook de descarga gratis Cómo solucionar los problemas de gestión de existencias nos expone nos expone la revisión de existencias, el diagnóstico de los problemas, su solución, como es una gestión sencillo de existencias y cuáles son las primordiales mejorías de contar con la solución adecuada.

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