Contabilidad Zen: cómo gestionar la carga administrativa de un negocio online basado en infoproductos

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Este capítulo de Javier Santos se publicó originalmente en la revista mensual de La Transformateca: Objetivo Knowmada. Si deseas leer otros contenidos exclusivos, suscríbete gratis(libre) aquí.

Contabilidad, trámites, burocracia, administración… Seguramente estas 4 sean varias de las frases a las que mas pánico tiene un emprendedor.

Lidiar con los aspectos legales y fiscales de un negocio no es fácil y menos para un infoproductor freelance. Pero que no cunda el pánico, sostener tu karma y inventar  frente a estos desafíos sin morir en el intento es posible.

A lo largo de este capítulo voy a tratar de explicarte de una forma sencilla cómo debes proceder para cumplir con tus obligaciones manteniendo la serenidad de espíritu y como diseñar un plan de acción para realizarlo tanto en tus princicios como cuando tu negocio crezca y escale.

¿Preparado?

¡Vamos a lo importante!

¿Cuáles son tus obligaciones fiscales y como minimizar su impacto?

Lo 1° es saber dónde te mueves, saber las obligaciones legales y fiscales que debes cumplir y sus implicaciones.

La carga administrativa de un negocio online inspirado en infoproductos no difiere practicamente de la de cualquier otra empresa.

Las obligaciones son, en buena medida, las mismas: darse de alta, facturar, llevar una contabilidad y pagar los impuestos que correspondan. Este último se complica, eso sí, cuando vendes a diferentes paises de la Unión Europea.

#1 Darte de alta como autónomo o empresa.

En España, para vender cualquier producto o servicio hay que estar dado de alta en Hacienda y la Seguridad Social.

No importa cuánto dinero genere tu proyecto, cuántas ventas obtengas o si ofreces un producto propio o de terceros (afiliación). En cualquiera de los casos, necesitas estar dado de alta, sin excepciones. De lo opuesto te arriesgas a sanciones realmente elevadas.

Más adelante hablaremos de la oportunidad de inventar una Sociedad Limitada, sin embargo lo usual es empezar siendo autónomo, ya que los trámites son mas rápidos y sencillos y además te podrias beneficiar de la tarifa plana de 50 euros durante un año y de cuotas reducidas de autónomos durante otro.

La buena novedad es que darse de alta como autónomo a través de internet(www) es muy fácil y además gratis, como podrias visualizar en el plan de acción.

#2 Crear facturas por tus ventas.

Todas las transacciones que lleves a cabo en tu negocio deben quedar registradas y la forma de realizarlo es haciendo una factura por cada venta. Aquí tampoco hay excepciones.

Los datos imprescindibles que tienen que surgir en esa factura para que sea válida son:

  • El lugar y fecha de emisión.
  • La numeración correlativa (no podrias tener 2 con el mismo numero ni saltarte ninguno).
  • Tus documentos fiscales: nombre, apellidos, DNI y domicilio fiscal. Si en lugar de autónomo eres empresa, en lugar de esto incluirías tu denominación social, el CIF y el domicilio fiscal.
  • Los documentos del comprador. Deben ser documentos completos si el comprador es una compañia u otro autónomo.
  • La explicación de la operación: qué se ha comprado y por qué importe, además de los impuestos que se aplican.

El proceso de facturación es bien sencillo, fundamentalmente si trabajas con alguna herramienta online de facturación (nosotros utilizamos Quaderno) que te permita llevar una base de documentos de tus visitantes y tu inventario de servicios y productos mas habituales.

#3 Llevar una contabilidad

Si te haces autónomo tendrás llevar actualizado un libro de ingresos y gastos en el que anotar todas tus ventas, compras y consumos de servicios, siempre y cuando estén directamente vinculados con la actividad.

Además, es elemental que guardes todas las facturas (emitidas y recibidas) como justificante, ya que Hacienda podría hacerte una inspección y solicitártelas en cualquier momento.

Si teneis escasas facturas podrias trabajar con una plantilla de libro de ingresos y gastos en hoja de cálculo, sin embargo en cuanto tu canal de venta de infoproductos crezca lo preferible para tu karma será disponer de un software online de facturación que genere las facturas de forma automática, fundamentalmente si vendes a otros paises de la Unión Europea.

Y si llegas a dar el salto a una S.L. la contabilidad se complica ya que hay que reflejar además los desplazamientos del banco y de tus cuentas en Paypal o Stripe y seguir las observaciones del Plan General Contable y el Código de Comercio.

Si no lo has hecho antes, ese es sin desconfianza el instante de contratar a una asesoría.

#4 Presentar tus impuestos.

Trimestralmente en abril, julio, octubre y enero, los autónomos y las pymes tienen obligación de pagar los impuestos a la Agencia Tributaria.

Los impuestos a pagar en cada caso dependen de las funciones de la version que le hayas informado a Hacienda al ofrecerte de alta. Por eso resulta de enorme importancia contar con una buena orientación en ese paso.

En el caso de un infoproductor las declaraciones trimestrales mas habituales son el modelo 303 de declaración de IVA y el modelo 130 de autoliquidación de IRPF.

También tendra exhibir el modelo 111 de liquidación trimestral de retenciones en el caso de contratar trabajadores o profesionales freelance que practiquen retenciones en sus facturas) y el modelo 115, si pagas alquiler por oficina o local.

Además, en enero obtendrá que exhibir el modelo 390 informativo de IVA, el modelo 347 de operaciones con terceras personas, el modelo 349 si tiene operaciones intracomunitarias y después, en el mes(30dias) de mayo, la declaración de la renta.

¿Te entran sudores? Normal, sin embargo no te agobies. Con un buen asesor inmediatamente entenderás de qué va cada impuesto, como organizarte y tu vida como emprendedor será mucho mejor.

#5 El IVA de los servicios electrónicos a otros paises UE

Si eres infoproductor y vendes fuera de España la cosa se complica y la obligación de recurrir a un experto Zen crece porque en 2015 los burócratas de Bruselas, en su loable intento de poner coto a las practicas fiscales de las enormes multinacionales de internet(www) no pensaron en los diminutos y al aplicar la misma regla para todos le complicaron suficiente la vida a los infoproductores que venden a visitantes de diferentes paises de la UE.

Ese año entró en vigor la normativa VAT MOSS, una ventanilla unica europea para el IVA enfocada a industrias que entregan servicios electrónicos o productos digitales que van entre otros desde el hosting a las descargas de software o contenido, a los marketplaces, y ¡atención!  a los ebooks, publicaciones y ¡cursos online que no tengan apenas obligación de operación humana!

Esta ley obliga a aplicar en cada factura el tipo de IVA del país del comprador, de modo que es imprescindible descubrir el país de procedencia de nuestros visitantes y aplicar el  porcentaje del IVA vigente o en su país.

Esta es la primordial peculiaridad de la carga administrativa que tienen los infoproductores respecto al resto de negocios.

Una complicación mayor que obliga a disponer de tools adecuadas como explico en el plan de acción.

#6 La seguridad de datos

Tu tranquilidad no podrá ser termina si no te proteges en este ámbito que te obliga a guardar unos protocolos y medidas de seguridad en el tratamiento de las bases de datos que vayas haciendo con tus visitantes y clientes.

Una carga administrativa más, no demasiado complicada sin embargo que no podrias descuidar por las fundamentales multas que puede acarrear su incumplimiento.

Y mas con las mayores exigencias que entran en vigor en mayo de 2018, cortesía además de Bruselas.

Plan de acción para administrar sin estrés la contabilidad de tu compañia

Si lo que has leído hasta ahora te ha agobiado, no te preocupes, respira hondo y considérate de enhorabuena porque afortunadamente los autónomos y las pymes tienen recientemente muy buenas respuestas online para cumplir con sus obligaciones de una forma ágil y eficaz.

Para eludir ese estrés, continua estos consejos.

#1 Alta online a través de un PAE

Hoy en dia la forma mas cómoda y rápida de darse de alta como autónomo es tramitar el alta online con el apoyo de un Punto de Atención al Emprendedor (Punto PAE), lo que acepta darse de alta casi de un dia para otro sin moverte de casa.

Los puntos PAE son entidades públicos de interés a empresarios y asesorías online que dicen con esta homologación del Ministerio de Industria que les acepta tramitar altas online de autónomos y sociedades.

Y encima son gratuitos y te asesorarán sobre los impuestos que conlleve la version que quieras realizar.

#2 Elige una buena solucion tecnológica

Si vendes sólo dentro de España hay numerosa respuestas de software de facturación en la nube que podrias servirte. Pero si vendes a toda la UE y debes aplicar el VAT Moss…

necesitas hallar una tool que te permita, no solo administrar los pagos y inventar las facturas, sino además detectar el país del comprador para aplicar el tipo de IVA correcto.

Es elemental que antes de que se realice la compra preguntes la dirección de ese consumidor. Algunas respuestas informáticas te permitirán buscar su IP(direciones) o el país de emisión de su tarjeta bancaria para tener mas garantías.

Una buena solucion tecnológica para estos casos es la incorporación de Thrive Cart como carrito de la compra y Quaderno app como tool de facturación.

#3  Personaliza tu infoproducto

Para eludir la app del VAT MOSS y simplificar la gestión administrativa, algunos infoproductores introducen un componente personalizado a través de webinars personalizados o tutorías que impiden que sus aplicaciones formativos puedan ser considerados cursos 100% digitales.

Si optas por esta vía no te quedes corto porque en caso de inspección la calificación del producto quedará a criterio de Hacienda.

#4 Busca ayuda

Cuanto antes asumas que no podrias ser un emprendedor digital “orquesta”, mucho mejor.

Al opuesto que en el prototipo freelance, en el que cada mes(30dias) se emiten solo unas escasas facturas, con los infoproductos puede haber una enorme suma de transacciones, lo que complica la contabilidad y el cálculo de los impuestos.

Cuánto mayor sea el numero de transacciones mayor será el de incidencias y devoluciones que exigirán una interés manual.

Así que en cuanto puedas busca la ayuda de un asistente virtual que se ocupe de la facturación, las devoluciones y la interés al usuario  y de una asesoría online que se ocupe de la contabilidad y los impuestos, inclusive de la LOPD, para que todo este siempre en orden.

#5 Deja claras las condiciones de devolución

No solo porque tus visitantes te lo agradecerán, sino porque además te lo necesitan la Ley de Sociedad de la Información y la Ley de Comercio.

A nivel administrativo, si explicas bien tus condiciones de compra en la política de privacidad y anuncio legal, te ahorrarás varias actividades desagradables.

Esa información será una defensa inmediata en el caso de que se produzca cualquier tipo de maltrato por parte de los clientes.

#6 Replanteate tu forma jurídica cuando crezcas

En España, si obtienes 45.000 euros de rendimiento de version al año o más, suele ser conveniente optar por inventar una comunidad limitada, en lugar de seguir como autónomo (salvo que se este disfrutando aún de la tarifa plana).

Lo mas aconsejable es contar con un trabajo de planificación fiscal por parte de un asesor que te permita reconocer el instante apropiado para dar el salto.

Pero cuidado, contrariamente a lo que se suele creer, la SL solo es mas rentable en el plano fiscal si reinviertes los servicios en tu empresa. De lo contrario, el porcentaje de impuestos que se grava acaba siendo parecido al del autónomo.

#7 Invierte en ti (y en tu empresa)

Si hay una perspectiva de aumento en tu negocio, si tu canal online funciona, no te lo pienses 2 veces e invierte construyendo un equipo, progresando la tecnología que usas, formándote y externalizando actividades que antes sólo recaían en ti.

Esto no solo te apoyará a crecer mas rápido, sino que, como explicaba antes, te beneficiará fiscalmente si teneis una SL.

#8 Busca la preferible vía para formar un equipo

En el caso de que te decidas a invertir en personal, debes saber que la legislación española promete una considerable variedad de contratos de trabajo que se ajustan a las ocasiones de todo tipo de empresa.

Muchos empresarios cuando comienzan a contratar lo crean a tiempo parcial o con  un contrato eventual para inventar frente a picos de trabajo.

Los temas laborales son delicados y en este ámbito, sí o sí, debes contar con el apoyo de un asesor laboral que se ocupe de contratos, altas, nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social.

Otra vía es trabajar con un freelance, sin embargo de forma estable, firmando un contrato de participación entre las 2 partes para tener garantías de que no vas a quedarte tirado.

#9 No tengas miedo

Para concluir,  recordarte que solo podras lograr el Zen si te liberas de los miedos. Y para obtenerlo la receta es conocimiento, organización, buenas tools y ayuda de profesionales.

*Para leer otros artículos en profundidad sobre negocios online, descarga gratis(libre) aqui la revista mensual de La Transformateca. 

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