DANIEL COLOMBO: 4 pasos para hacer reuniones efectivas

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Hay un dato que posiblemente muy poca masa conoce: entre el 35 y 40 por ciento del tiempo en las industrias se pierde por reuniones que no son efectivas.

Por este fundamento es que es muy significativo organizarlas con la debida antelación y siguiendo un protocolo para que todos los integrantes estén convenientemente reportados y sean así verdaderamente productivas.

Aquí, una síntesis de varias ideas para poder alcanzar encuentros productivos:

1) Informar previamente el orden del día

Es imprescindible y muy significativo notificar a todo el clan que va a participar de la reunión el temario o las deducciones que motivaron la reunión. De no hacerlo, puede perderse mucho tiempo en las reuniones analizando cada uno de los temas o buscando información adicional.

2) Contar con un registro fehaciente

Es muy util tomar un registro de cada uno de los instantes de la reunión para después conformar una minuta a modo de resumen;  o directamente, preferible aún, un plan de acción inmediata sobre las decisiones que se tomen en la reunión.

3) Controlar el tiempo

Este punto es estratégico sobre todo si a los integrantes les encanta conversar, para eludir distracciones e ir directamente al punto que convoca la reunión. Para esto, es bueno contar con una persona que ocupe el rol de coordinador o líder de la reunión, que se enfoque nuevamente en el efecto cada vez que aparezcan distracciones, o cuando la conversación se vaya del tema principal. También puede apoyar tener un cronómetro.

4) Definir los próximos pasos

A las decisiones que se tomaron en la reunión, hay que dejarlas por redactado (con nombre, fecha y hora). Además, definir de qué forma vamos a medir un efecto victorioso de esas decisiones que hemos tomado en la reunión. Después, por supuesto, además tendra haber un reporte que circule entre todos para darle el conveniente seguimiento y no permanecer hasta la próxima reunión para tomar acción sobre cada una de esas cosas.

Siguiendo estos puntos se mejorará inmediatamente la dinámica de las reuniones; se optimizará el tiempo de los encuentros, y se lo convertirá en un espacio verdaderamente tiempo productivo, creativo e novedoso en todo tipo de organizaciones.

Daniel Colombo. Con mas de 30 años de experiencia, desde sus comienzos en radio a los ocho años, es comunicador profesional, escritor y coach especializado en desarrollo de carrera y alta gerencia. Ha sido Gerente de Marketing y Comunicaciones en industrias multinacionales y argentinas; fundador de emisoras de radio, canales de TV (incluyendo conocidos marcas a nivel global), periódicos, portales, y director de su propia consultora de comunicacion en Argentina durante 20 años. Tiene 14 libros publicados. Entrena voceros en motivación, liderazgo y espiritualidad en la empresa; es un identificado líder en formación en media-coaching, oratoria y comunicacion estratégica. Ha realizado mas de 2500 proyectos para todo tipo de marcas, beneficios y gobiernos, y dictado mas de 500 conferencias, talleres y workshops en 18 países.
www.facebook.com/DanielColomboComunidad
@danielcolombopr

 

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