El papel como sumidero de información

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En mi columna de esta semana en El Español, titulada “Sumideros analógicos“, avanzo en uno de los temas que me obsesionan siempre que contamos de transformación digital en compañías: la para mí absoluta obligación de suprimir radicalmente todo el papel – salvo el higiénico en el baño.

En el entorno actual, informarse en papel tiene un costo evidente: la información circula del papel a vuestro cerebro, sin embargo para utilizarla posteriormente, para almacenarla, buscarla, compartirla o reutilizarla, necesitamos “revivirla”, “resucitarla” de su tumba de papel. El efecto completa siendo que aquello que leemos en papel tiende a perderse con mucha mas facilidad, la referencia desaparece con una volatilidad muy superior a la de los teóricamente mas frágiles bits. En entornos empresariales, la información que se utiliza en papel provoca procesos ineficientes, carentes de agilidad, y que perpetúan metodologías de trabajo totalmente absurdas en nuestros días, como esas viejas pilas de recortes de periódico que acumulan polvo y donde nadie en su saludable juicio se metería a investigar nada.

Los mejores ejemplos los he visto en compañías que han eliminado el papel por la vía de convertirlo en incomodo, modificando a esquemas de mesas no asignadas en las que no se puede dejar nada al final del día, y creando que los trabajadores terminen por hartarse de transportar papeles de su home a su lugar de trabajo. Pero en lo personal, resulta enormemente llamativa la ganancia en productividad y en eficacia que se alcanza cuando se pasa, por ejemplo, a tomar apuntes de reuniones en tools que admitan indexarlas, investigar terminos o, simplemente, entrar a ellas desde cualquier equipo mediante tools de tipo Evernote, Keep  o similares.

Eliminar los sumideros analógicos creados por el papel es significativo en las compañías y en nuestros procesos de absorción de información a nivel particular. Leer un libro en papel es algo anclado en la costumbre que varios todavía prefieren invocando un supuesto “romanticismo”, sin embargo que decide que mucha de la información leída se pierda, se escurra por las rendijas de nuestra frágil memoria, se vuelva mas complicado de manejar. La transformación digital no comienza de verdad en una compañia hasta que las individuos que trabajan en ella se dan cuenta de que suprimir el papel no es una extravagancia, una moda, una manía o una evocación de Fahrenheit 451 , sino una absoluta necesidad.

 


Enrique Dans



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