Gestión de Compras y Abastecimiento

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Uno de los elementos cruciales para el triunfo de una organización empresarial, es la adecuada gestión de los recursos, fundamentalmente en esta época en la que el entorno economico obliga a las industrias a ser muy eficientes en su gestión.

En este punto, un área que juega un papel fundamental, es el departamento de Compras y Abastecimientos. En este articulo te explicaremos lo que debes saber acerca de este significativo área y como podrias mejorar los procesos de compras y abastecimientos en tu empresa.

Por: María de Jesús Castro Castro

En la época vigente por la que las industrias están pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la efectiva inversión del dinero de una empresa, ya que de no realizarlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la misma.

Es por eso de la importancia del Departamento de Compras, y sobre todo de su metodo de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

La función de compras ha sido llevada a cabo por individuos sin una preparación especializada durante mucho tiempo, sin embargo debido a las situaciones cada dia mas complejas, se solicita de profesionales en esta área y es aqui donde el experto de la administración tiene un campo muy prolongado y fértil para desarrollarse, debido la formación que adquiere durante sus analisis profesionales.

FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN

Gestión de Compras y Abastecimiento

En la época actual, es imprescindible poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita ajustar las decisiones pertinentes que toda compañia moderna solicita ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que operan multiples labores necesarias para alcanzar el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.

La función de compras, que abarca todas las tareas necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y beneficios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función “de producción para manufacturar o procesar el producto”, con la función “de ventas y distribución, y con todas las otras características “de ejecución en el sacrificio global organizado”.

DIRECCIÓN

La relación con la Dirección General es mediante informes oportunos de las tareas de compras en lo que se refiere a la mayoria de sus características por determinado período de tiempo y los conceptos por enormes rubros. Estos informes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual acepta la evaluación y toma de decisiones para el preferible desarrollo global de la organización.

PRODUCCIÓN

Esta es la función del clan comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de qué producción descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como producción comparten una obligación equivalente y doble hacia la administración, y entrambos son encargados de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en enorme medida de la habilidad de compras para sacar el máximo precio por unidad monetaria gastada.

VENTAS

La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final conseguido con el sacrificio de la organización; el triunfo de este sacrificio de ventas depende del producto, del precio, cantidad, y contabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficacia de su distrito compras entre otros.

El precio al que ventas puede brindar los recursos o beneficios depende siempre, de los precios pagados por compras por los materiales elementos y en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al evaluar los precios de venta.

Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los aplicaciones de entrega negociados por compras para los elementos o para las materias primas.

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN

Aunque algunas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se planean y programan las tareas y los objetivos a largo plazo.

Dondequiera que esas características se efectúen, las relaciones basicas de compras son las siguientes:

  1. Cumplir con los aplicaciones de abastecimiento (o dando deducciones para solicitar cambio.
  2. Estar alerta a los desarrollos del comercio (y rendir un anuncio apropiado de los cambios que puedan influir en los aplicaciones y planes).
  3. Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.

ALMACÉN

Es responsabilidad de la función de archivamiento con ayuda de un buen y efectivo metodo de proceso de documentos para un dominio de inventarios, solicitar los materiales especificando suma necesaria y los requisitos y aplicaciones de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida por que la obligación de una efectiva intervención de almacenes, mecanizando el manejo y sistematizando el control.

Estos métodos para ampliar la eficacia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y eficacia de las compras, en persecución de un precio superior en el medio externo.

INGENIERÍA

La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras funciona a ingeniería procurando los abastecimientos y el dispositivo solicitados bajo la superioridad de ingeniería, recogiendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores, asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e exploración de mercado, y analisis para mejores y nuevos materiales y equipos.

Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas maestros en cuestiones de especificaciones óptimas de un capítulo determinado para su app particular y estandarizaciones deseables.

CONTABILIDAD

La relación ideal entre estos es aquella de miembros iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de convenio con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras solicita de un saquillo muy profundo para sostener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe visualizar que existan fondos disponibles en suma adecuada.

Para ello se dictan reglas y políticas en conjunto de:

  • Los plazos de crédito.
  • Presupuestos
  • Pronósticos

RELACIONES PÚBLICAS

La función de compras, por deducciones del profundo e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia significativo en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este distrito son de un aliado valioso.

CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS

Los 3 primordiales factores en la decisión de una compra son:

  • La calidad del producto.
  • El servicio que da el producto.
  • El precio que se paga por el producto.

CALIDAD, PRECIO Y COSTO

La calidad no se mide por el precio, ha sido demostrado tantas veces que el mayor precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no funciona de guia para un comprador.

En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un usuario el proveedor se vuelve una parte significativo de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar exclusivamente su elección en el precio, mas bien debe examinar directamente el choque total del costo, lo que esto significa es que en este comercio que esta volviéndose hacia la calidad se solicita un sacrificio muy significativo desde el layout para alcanzar la calidad que el usuario esta solicitando.

Las áreas de compras tienen una importancia clave en alcanzar comprar justo los materiales que alcancen y añadan precio a los costes de producción para que se produzca la calidad que el usuario requiere.

En la medida que se busca mayor calidad, el coste de producción se incrementa y de esta manera, el precio agregado al usuario disminuye. Con la intención de no estar agregando coste al producto, las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en alcanzar que todos los elementos que ellos compren sean justo lo que va a tapar las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el precio del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un resultado directo en la calidad del producto y 2 áreas son fundamentales para proteger lo anterior.

  1. La calidad de los materiales y de los componentes,
  2. La calidad del usuario como un todo

Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es

  • El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.
  • La orden de compra o contrato de compra debe estar construido con la explicación exacta de lo que se necesita.
  • El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.
  • Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de verificar que cumple con todos los requerimientos.
  • Los recursos que se entreguen deben estar precisamente en conformidad con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra forma el comprador puede rechazarlos.
  • Las especificaciones deben permitir al proveedor edificar la calidad en el producto.

LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIIDA

La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada mas caracterizada como alta o pobre.

Es específicamente la suma de una lista de elementos inherentes al material, estas dimensiones son definidas como:

  • La ejecución del producto.
  • El estilo.
  • La contabilidad.
  • La conformidad.
  • Nivel de servicio que tiene el producto.
  • La estética y la calidad que se percibe.

Las áreas de compras deben estar principalmente preocupadas en atender a los primeros 6 puntos. Estas 6 propiedades pueden ser medidas y definidas precisamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta forma el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar.

Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de explicación de cada ítem que compre o en cada orden de compra.

EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES

Como en todo proceso de compras el 1° paso para preparar las especificaciones es examinar las partes o materiales y resolver que función van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un layout o describir exclusivamente sus características no es la aproximación adecuada.

Lo significativo es definir para alcanzar este nivel de calidad deseado, qué función van a tener dentro del producto, debe ser descripta esta función para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de convenio a la app que va a tener esta parte, y que esta parte material tenga la flexibilidad de app necesaria.

Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una responsabilidad muy significativo en esta parte, de tratar de inventar las especificaciones no solo una explicación de las características sino describirlas en forma práctica, para qué se utilicen y sirvan como una tool para alcanzar el precio que se espera del producto.

TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD

Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en distintos maneras, apropiado a los grados de variación de los distintos tipos de órdenes de compra, puede ser descrito por:

  1. Especificaciones de convenio a características químicas o físicas. Cada resolución de calidad esta inspirada en un estándar mesurable que debe ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un analisis químico puede ser un analisis de medición, otro es el de pruebas físicas que podamos medir el producto de convenio a propiedades como ductilidad, elasticidad, resistencia, abrasión, etc. También debe estar introducido el nivel de tolerancia a cada una de estas características.
  2. El grado del mercado. El grado del comercio se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas, por ejemplo la madera de los árboles de maple que esta graduada en distintos categorías y ésta tiene siempre que cumplir los estándares marcados por una asociación americana llamada la National Hardwood Lumber Association. Este tipo de regulaciones son controladas por distintos instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos.
  3. Las órdenes de compra o comprar algo por la marca. La forma mas simple de definir un nivel de calidad alrededor de un producto ha sido muy utilizada y para satisfacer las necesidades, o para reconocer si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del fabricante. Para los compradores este procedimiento tiene suficientes mejorías por simplicidad para ser una orden ya que se puede inventar una distribucion muy bien organizada y consecuentemente la disponibilidad del producto en el comercio se puede chequear rápidamente. Aquí se eliminan inspecciones muy elaboradas ya que si bien, es garantía por el usuario esto es suficiente, ya que el usuario por sí mismo tiene una lista de especificaciones para entrega de producto que llenan todas y cada una de las características de lo que nosotros pedimos en el contrato y se puede asumir que al recibir un producto con esta marca trae todas y cada una de las aplicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan y que el usuario necesita. La desventaja de esta metodología es que limitan la orden de compra a un solo proveedor, solo un proveedor va a entregar lo que se pide y además se elimina el factor competitividad de que alguien pueda darte un preferible producto se tienen que acatar las condiciones del comprador.
  4. Especificaciones del cumplimiento del producto o uso del producto. Una de las formas mas obvias para medir la calidad es tratar de medir como se desempeña el producto. Las medidas ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad, sin embargo, algunas veces se tiene que utilizar muchos de estos métodos y en algunos otros casos es imprescindible medir el cumplimiento del producto directamente, mas que utilizar estos pasos intermedios o previos que ya se mencionaron. Medir el desempeña o las especificaciones del producto esta volviéndose un procedimiento cada vez mas aprovechado para definir la calidad ya que ha traído buenos resultados. La maquinaria es un ejemplo muy común de los casos que se tiene que medir las especificaciones. En estos casos de la maquinaria es factible describir y medir las dimensiones y el layout del producto, de hecho, es imprescindible inventar esto para la persona que lo va a diseñar.
  5. Ordenar una compra por un ejemplo. Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a vuestro proveedor a que iguale justo las características de un ejemplo que nosotros le vamos a dar. Esta es una de las formas mas faciles de decirle a vuestro proveedor lo que queremos. Esta forma parece ser la mas sencillo sin embargo no siempre al llegar el producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir mas tiempo en probar y resolver sí el producto alcanza las necesidades que uno quería.
  6. Estándares comerciales o de la compañia Los parámetros de calidad establecidos por la compañia y grupos que comercializan algunos metales para controlar la calidad son muy altos, estándares como los que tiene la compañia automotriz y el instituto en electrónica. Esto ha traído algunas mejorías para inventar estándares en los productos como han sido el incremento y la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor tiene que cumplir con estas especificaciones; mas fuentes para alcanzar el producto; preferible precio y una reducción en la suma de inventarios que se tiene que tener.
  7. Dibujos o diseños de ingeniería formales. Hay algunos tipos de productos por su naturaleza técnica en que no se puede cumplir o las especificaciones no son necesarias, ninguno de los métodos se puede aplicar, en estos casos se solicita de un layout formal de especificaciones. En estos casos el layout hecho a base de ingeniería son los que determinan las especificaciones.

UNA VISIÓN PROACTIVA DE CALIDAD

Más que utilizar la inspección y volver el producto que no satisface la obligación del cliente, de lo que se intenta es que los compradores deben trabajar muy de cerca con los distribuidores para tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y componentes.

Jack Reddy y Able Berger, sugieren que esta meta de cero defectos podrá obtenerse cuando las áreas de compras se miren a ellos mismos como los gerentes de producción de las empresas, a las industrias que ellos les compran, y que son los encargados de notificar a los distribuidores una actitud de 100% logro y calidad y de 100 % alcanzar las especificaciones.

La clave para todo esto es crear claras y realistas especificaciones, y trabajar con los distribuidores de una forma cooperativa para asegurar que ellos logren este nivel de conformidad.

MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD

Probablemente es muy académico el razonamiento que de quién es la responsabilidad técnica de aceptar o rechazar y un producto por haber alcanzado o no la calidad, sin embargo es significativo tener en mente que hay distintos niveles de responsabilidad, la obligación del Depto. de compras es comprar materiales de la calidad adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de convenio a la orden establecida.

El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del Depto. de compras hayan sido las adecuadas y dirigir al proveedor de su decisión, de si el producto tiene las características que se especificaron en el contrato.

El vendedor evidentemente argumentará que estos estándares fueron alcanzados durante el proceso de producción sin embargo es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los Departamentos internos para probar si esta calidad se logró o no.

Hay 3 métodos de proceder para rechazar una orden que no alcanza los estándares establecidos:

  • Rechazar el encargo (a quien se le van a entregar los papeles, copias, etc.)
  • Rechazarlo para ser remplazado (cuando se fabricó algo fundamentalmente para uno y no en materiales en Gral.)
  • Cuando se rechaza para un ajuste técnico.

IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN DE LA REQUISICIÓN

La requisición de compra es la forma con la que se solicita al distrito de compras la adquisicion de materiales, partes, implementos o servicios, segun sea el caso.

Es aconsejable en este caso, que la explicación de los materiales requeridos se haga con toda la visibilidad factible y en forma minuciosa, para eludir confusiones al instante de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

Los elementos básicos que debe contener, son:

  • Persona que solicita el material.
  • Fecha en que se formula la requisición.
  • Número de requisición.
  • Cantidad requerida.
  • Descripción clara y exacta del material solicitado.
  • Código (en caso de que haya catálogos).
  • Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).
  • Nombre y firma de la persona que formuló la petición y el V°B° del distrito correspondiente.

Un dispositivo apropiado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y seguir a través de todos los requisitos de compras, es fundamental. Un apropiado servicio de emisión debe ser proporcionado al dispositivo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia.

Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para sostener una buena comunicacion para el empleado de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al comprador la superioridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente es imprescindible que haya visibilidad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se crean implican un saldo para la compañia y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.

DIVULGACIÓN DE LAS ACTUALEDADES TECNOLÓGICAS Y APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES.

Una pregunta central para tratar este punto, es en relación a cuanto logramos permanecer de la función de compras dentro de la organización.

Como parte de los profundos cambios que las instituciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras esta modificando en su propia naturaleza, organización y las responsabilidades.

Algunos de los cambios que se están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él la función de compras de una organización competitiva para los años 90 son:

  • Ya no es factible hablar de que un sólo país o bloque controla la escena de los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de dominio de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado imitado inclusive en los Estados Unidos.
  • Casi todos los negocios se están viendo en la obligación de estudiar a operar en un comercio internacional único. Los avances en los sistemas de transporte y comunicacion ponen a los distribuidores extranjeros casi tan cerca como los locales, y las sesiones de transacción con distribuidores extranjeros se crean cada vez mas comunes para los directores de compras de las enormes industrias.
  • Los rápidos avances tecnológicos han modificado ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica, y han inventado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras.
  • La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los documentos y hechos específicos están siendo generados, colectados, emitidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor division del trabajo.

Tendencias actuales de la función y el proceso de compras.

Según un analisis hecho en 1987 por la Asociación Nacional de Administración de Compras (NAPM) de Estados Unidos, las tendencias mas relevantes que afectarían todos los aspectos de la administración de compras durante los años 90 son:

  • Creciente utilizacion de tecnología informática.
  • Creciente énfasis en la calidad.
  • Reducción del numero base de proveedores.
  • Creciente empleo de la negociación.
  • Mayor énfasis en los analisis que admitan resolver la competitividad.
  • Creciente desarrollo de sistemas de manufactura flexibles o de “producción fragmentada”.
  • Creciente colaboración de la función de compras en la transferencia de tecnología.
  • Desarrollo de fuentes extranjeras mas selectivas.
  • Variación en la planificación estratégica para las compras.

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

En cada compañia u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.

La planificación sistemática solicita de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

Respecto a las compras y abastecimientos la planificación simboliza una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en situaciones es ayudado por examinadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal para beneficios de compra.

PLANIFICACIÓN

De una forma concreta y sencilla, logramos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una compañia u organización.

PLANIFICACIÓN A NIVEL CORPORATIVO

Ha existido mucho interes en la planificación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre muchos supuestos respecto a como haya de ser dicho futuro, el trazar tacticas para mejorar que la compañia esta debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder.

Otros términos, que en la experiencia parece ser que tienen aplicaciones similares son, la planificación a largo plazo; la planificación a intervalos largos y la planificación estratégica.

Dicha planificación, la exigen mas las enormes instituciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensará que el futuro pudiera ser muy parecido al presente, de todas formas sería muy util la planificación de dicho futuro, sin embargo evidentemente se le dedicaría menos interes en contraste a la planificación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.

La planificación estratégica a largo plazo tendra tener en consideración tanto el insumo de materiales como los productos terminados, y en situaciones se tendra dar preferencia a los primeros. Será imprescindible que la función de compras recopile mayor información, tendra proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un sacrificio a la planificación si es que haya de inventar util contribución a la planificación futura de la organización de la cual forma parte, y en resultado deberá. Hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo, mas que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que probablemente podrían haberse evitado.

INVESTIGACIÓN RELATIVA AL ÁREA DE COMPRAS

Según Fearon se define como: la exploración sistemática y la busqueda de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras. Cierta suma de exploración sistemática es realizada como parte normal de un proceso de compras.

Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para un proyecto significativo o tomar una decisión final sobre la inversión en un dispositivo costoso o la adopción de un material novedoso, habría que permanecer que el distrito de compras (competente), realice un cierto tipo de exploración crítica o que tratara de detectar nuevos documentos o asimilar información pasada.

Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio. Pero existe un dilema relativo a la administración de compras al organizar la investigación, los rápidos adelantos en la tecnología, los cambios en la estructura de la economía y la sigue evolución del medio ambiente complejo dentro de la cual se toman decisiones de compra han hecho a este dilema mas urgente.

Por lo tanto existe una tendencia progresivo para un distrito de compras mas enorme el incluir, conjuntamente con el personal de compras, individuos a quienes se les contrata de tiempo completo para que elaboren investigaciones sistemáticas y busqueda de información que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras.

Las individuos encargadas de compras deben captar que el personal de exploración habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras.

El personal de otros departamentos podrán contribuir, por ejemplo los especialistas dedicados al dominio de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores.

La preferible forma para sostener un interes vivo podría ser el de tener diversos enfoques operando simultáneamente, además en el caso en que el personal no sea de tiempo completo.

Una vez preparado un sacrificio relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una labor complementario para los administradores de compras es seleccionar los temas de investigación.

Estos podrían ser:

  • Cambios cercanos que podrian afectar las operaciones.
  • Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.
  • Sistemas y métodos de Programación.

La función del distrito de compras es definitivamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la compañia u organización.

En algunas instituciones los compradores han tomado la vanguardia para alcanzar la estandarización.

Las mejorías de las compras en enorme volumen no pueden aprovecharse si no existe la estandarización. Muchas industrias compran productos peculiares cuando en realidad los productos estandarizados podrían procesar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega mas rápida, economizar preciado tiempo administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan.

EL PRECIO

Podrá ser lo que mas interese al comprador, sin embargo el precio por sí solo tiene poco significado, lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio.

El precio, se logra sacar de algunas maneras. Para artículos estándares de bajo volumen los precios se consiguen de las listas y catálogos de los proveedores.

Un 2° procedimiento para establecer el precio es la negociación, implica el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo.

El 3° procedimiento de sacar el precio es a través de una petición de ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los distribuidores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción, se elegirá al proveedor mas conveniente.

LA PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

Es el conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicacion en el tiempo.

  • Probablemente sean los requisitos del distrito de producción, los que generen el software de abastecimientos.
  • Donde pretenda que esas características se efectúen, las relaciones basicas de compras son las mismas, tenemos que
  • Cumplir con los aplicaciones de abastecimiento o dar deducciones para solicitar cambios.
  • Estar alerta a los desarrollo del comercio y rendir un anuncio apropiado de los cambios que puedan influir en los aplicaciones y planes.
  • Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programar las entregas si se tiene asignada esta responsabilidad.
  • La programación, la planificación y las compras, están estrechamente relacionadas, su primordial app consiste en sostener al empleado de compras totalmente informado de los planes cercanos de forma que pueda actuar efectivamente.

COMPRAS PROGRAMADAS

Estas tienen un lugar determinado en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas:

  • Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones de compras.
  • Hacen imprescindible planear las compras en una base de largo plazo y producir una mejoría mayor de precio.
  • Proporciona el medio de dominio efectivo de los recursos comprados en enormes cantidades.
  • Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con el objetivo de sacar eventualmente fuentes complementarios de abastecimiento.

En general hay 3 tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en sí mismas a la programación o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad para elegir una o mas fuentes de abastecimiento esta restringida. Tales casos incorporan aquellos en los cuales un layout puede ser establecido para un producto particular que solicita la compra de un cierto numero de componentes. Estos elementos pueden ser demasiado al origen para hallar los distribuidores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos distribuidores con el fin de amortizar los costes de herramental no repetitivos.

De forma parecido puede haber requisitos para los cuales la aceptación de ingeniería cubre exclusivamente a un proveedor. En tales casos la entrega continúa de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la circuntancia de compra.

De la misma forma los “programas”, deben ser establecidos por periodos limitados, en los cuales los precios cotizados por los distribuidores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de entregar entregas satisfactorias. El aspecto significativo en tales situaciones, es la distribucion apropiada de los negocios entre distribuidores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual.

El 3° tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo clan de distribuidores sin embargo con distintos especificaciones y numero de existencia a distintos números de estilo.

Estas compras incorporan aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un comercio de precios fluctuantes con variaciones entre distribuidores y artículos en los cuales el comprador esta en proceso de realizar un cambio de fuente de abastecimiento.

PROGRAMACIÓN

La cuidadosa programación de entregas para eludir el exceso o déficit de existencias, se consigue mediante la íntima cooperación con los departamentos en donde se elaboran los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan controles de materiales y se formulan requisiciones. Sería factible mediar la contribución de compras mediante:

  • La frecuencia de la escasez del material por compras.
  • El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las transacciones con aquellos distribuidores cuyas promesas de entrega son mas contables.

LA PLANIFICACIÓN Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA:

  • Evitar demoras.
  • Optimizar los costos.
  • Controlar la Calidad.
  • Controlar los inventarios. (Específicamente en la programación)

COMO SE REALIZA

  • La planificación se inicia
  • Obtención de información en base a una investigación.
  • Identificación de las necesidades.
  • Selección de los proveedores.
  • Puesta en marcha de la acción.

La planificación y la programación, como ha sido entendible se puede dar en distintos niveles:

  • Corporativo
  • Por Empresa
  • Por departamento

Suponiendo que una organización realizará un analisis de materiales (técnica de planificación e investigación), la cual, siendo su intención la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al dominio de inventarios mediante una exploración sistemática.

El 1° paso sería; decidir si se debe tener como meta alcanzar un coste de compras mas bajo o si se desea un nivel de catálogo menor; tratar de disminuir los costes en las partidas que representan un subido precio monetario.

Se desarrolla un equipo, que este formado por participantes de los departamentos requeridos; el 3° paso consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El analisis de Pareto, preferible popular como el ABC, generalmente es el punto de partida.

El analisis ABC frecuentemente es aprovechado como base de políticas de dominio de inventarios como: Los artículos de tipo C se deberán de solicitar una sola vez al año, los artículos de tipo B, cuatro veces al año; y los artículos de tipo A una vez por mes(30dias) o cada 15 días, segun las necesidades de la organización. Tales políticas implican sostener supervisión sencilla para los artículos de inventarios tipo C, en tanto que se solicita una función ejecutiva para el dominio de los artículos tipo A. El analisis esta mas bien dirigido para propiciar el dominio a nivel ejecutivo.

El periodo de programación especialmente, tiene un LÍMITE, la planificación no, pues es una version sigue que varía de convenio a los cambios en la producción o en el comercio de los insumos.

LOS COSTOS

Están presentes

  • En Técnicos, operarios (personal en general)
  • Espacios o Almacenes.

Pero esto contribuye a mejorar los costes por lo que deben considerarse parte del proceso productivo.

INFORME DE RECEPCIÓN Y CONTROL DEL MATERIAL

La inspección de recepcion se ocupa de visualizar que los materiales recibidos sean los correctos y que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.

  • Estas son las cosas que la administración superior desea y necesita saber:
  • El precio de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material.
  • Cuánto cuesta el funcionamiento del Depto. de compras.
  • Qué existencias hay disponibles, y en qué circuntancia se encuentran.

La administración. No obtendrá que insistir ante el Depto. de compras para que le envíe un documento sobre las reducciones de costes obtenidas mediante la app de técnicas actuales de compras.

El encargado de compras se encargará de que la administración superior conozca inmediatamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo.

HISTORIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inició cuando el individuo por 1ª vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, significativo para las tareas y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.

La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acudan a ella.

Este Departamento, ocupa una posición estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los Departamentos Ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos contactos con un enorme numero de multiples fuentes de suministro externas, que le aceptan proponer consejos positivas a otros departamentos de su propia compañia respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a potenciales avances de layout y especificaciones.

LA IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES

ALMACÉN

Es todo espacio autorizado para la espera de los materiales establecido suficientemente, hasta su consecutivo obligación de expedición.

MISION

Deducir del compromiso planteado entre los costos, la solucion mas segura y satisfactoria para la sociedad empresarial, consiguiéndola en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de los mismos.

IMPORTANCIA

Lo verdaderamente atrayente es que cada persona encargado de esta función sepa darse cuenta de la importancia que su almacenaje tiene en su empresa.

Una forma sencilla de saber la importancia del almacén, es por medio del capital que se le esta enviado al almacenaje (solares, edificios, materiales, etc.).

El índice de capital propio dedicado a almacenaje varía mucho segun el tipo de compañia y su dimensión, en casos excepcionales excede el 50% pudiendo llegar en situaciones hasta el 80%.

VENTAJAS OBTENIBLES

Las mejorías obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costes en los siguientes casos:

  • Reducción de riesgos y crecimiento de la protección personal.
  • Satisfacción y elevación de la moral en el personal.
  • Incremento en la producción y mayor utilizacion de los medios de elaboración.
  • Mejor aprovechamiento del espacio disponible.
  • Reducción de costes de manejo
  • Reducción de la existencia
  • Supervisión mas sencillo y realización de controles físicos y administrativos.
  • Disminución de errores y confusiones.
  • Disminución de pérdidas e inutilidades
  • Facilidad de adaptación a cambios de condiciones.

BIBLIOGRAFÍA

  1. Deming E. (1989): Calidad, Productividad y Competitividad. Madrid, Díaz de Santos.
  2. Scholtes, P.R. (1991): El Manual del Equipo. Cómo utilizar Equipos para Mejorar la Calidad, Madison, Wisconsin: Joiner.
  3. Shewhart WA. (1996): Control Económico de la Calidad de productos manufacturados. Madrid, Díaz de Santos.GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

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