Ocho (buenos) consejos para gestionar mejor las existencias

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La gestión de existencias es uno de los caballos de lucha de varias empresas. Se intenta de minimizar costes, al mismo tiempo que se satisface la demanda de los clientes, logrando que los productos lleguen a tiempo. Así, el objetivo de estas líneas es recopilar ocho sugerencias para administrar preferible las existencias de cualquier negocio

Si nos pasamos, nos quedaremos con una enorme suma de existencias en vuestro almacén, que no tendrán salida inmediata y supondrán un saldo importante. Por el contrario, si el nivel de existencias es demasiado bajo, se puede generar la tan temida rotura de stock, que implica retrasos en las entregas y, en muchos casos, pérdida de contratos. Por lo tanto, administrar las existencias cree varias veces estar como un equilibrista anticipando ventas, para saber qué suma es la óptima para vuestro negocio.

Gestionar existencias no es tan sencillo: ocho consejos para lograrlo

 

  • El 1° punto significativo es conocer cuál es el nivel óptimo de existencias. Una vez fijado, nuestros costos serán menores, logramos tener a los usuarios satisfechos y no almacenamos durante períodos productos que no tienen salida.
  • Sigue la regla del 80/20, donde el 80% de tus servicios lo entregan solo un 20% de tus productos. Por lo tanto, a la hora de administrar existencias, es en esos productos en los que hay que focalizar la atención. El resto no tienen tanta importancia o inclusive suponen un dilema para la gestión de stock. De hecho, a veces, hay que crear limpieza de productos.
  • Una vez identificados estos productos que generan la mayor parte de nuestros beneficios, es elemental automatizar lo máximo factible la gestión de existencias, de forma que se vayan restando productos cuando se venden, salten alarmas al descargar de un definido nivel y nos permita administrar nuevos pedidos de reemplazo.
  • Para que todo esto funcione, es necesarios llevar un registro de información de forma exhaustiva. La venta de un producto puede suponer que son muchos los artículos que tenemos en existencia que salen del almacén, y todo tiene que quedar correctamente registrado. Además, este trabajo nos admitirá visualizar la evolución de ventas, las necesidades que genera nuestra compañia de cara al próximo año.
  • Busca las tools adecuadas, puede que la hoja de cálculo no sea la mejor. Para administrar pequeñas cantidades nos ha sido útil, sin embargo por muy buenos que seamos haciendo hojas de cálculo, hay instantes en los que vemos que vuestro metodo es ineficiente. Lo ideal es investigar un sistema especializado para la gestión de existencias. Cuando evaluemos como funcionan, vamos a visualizar realmente lo fácil que resulta y, sobre todo, el tiempo que nos ahorra en el dia a día.
  • Los diminutos negocios tienen mucho que aprender de los ejemplos de las enormes empresas. La fabricación just in time o el método lean son 2 de las enormes respuestas que han permitido optimizar los servicios de varias de las instituciones que las implantan.
  • Una cuestión muy significativo es que nuestra empresa no cree nichos de información. De nada funciona tener una tool excelente para la gestión de stock si no se relaciona adecuadamente y se intercambia información de forma automática con la herramienta de ventas, marketing, legítimo o nuestra base de documentos de clientes. Todo debe estar integrado para que la compañía dirija sus esfuerzos en el mismo camino, sin que haya inconvenientes o problemas con la gestión de existencias.
  • Por último, una vez que hemos visto la importancia de contar con toda esa información, es clave respaldarla para tener una reproducción de seguridad. No solo para recuperar los documentos lo antes posible, sino, ante un dilema grave, con una reproducción fuera de las instalaciones o en la nube.

Menos es mas en la gestión de stock

Tener una tool que nos permita ver en tiempo real vuestro stock es básico. Pero además que nos indique las previsiones que tenemos, puesto que, segun los presupuestos que se han destinado a clientes, si se ha resumido todo de forma correcta, tenemos una oportunidad de venta a corto plazo que implica desplazamientos de productos. Por eso es básico que se integre con otros departamentos, como ventas, contabilidad o marketing.

Todo este trabajo nos va a permitir minimizar la suma de inmovilizado que tenemos en el almacén. Lo ideal es comprar justo antes de vender, para que nuestro dinero retorne a nuestros bolsillos con beneficios lo antes posible. Pero esto no tiene que representar retrasos o que no podamos cumplir con nuestras obligaciones.

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