Por qué usar de base de datos la exportación a Excel de tu programa de contabilidad

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La exportación a Excel es una alternativa que suele venir incorporada en los programas de gestión y contabilidad, y que conveniente explotar, ya que nos puede facilitar mucho la gestión administrativa, contable y financiera. Eso sí, se da por hecho que para obtener el máximo partido a un software de gestión y contabilidad se tienen unos conocimientos básicos de Excel, ya que es algo ya casi inherente al trabajo administrativo.

La exportación de los documentos de los aplicaciones de gestión y contabilidad, también de suponer importantes ahorros de tiempo en la manipulación de los datos, nos acepta diseñar de forma rápida y flexible distintos reportes y gráficos que nos pueden ser de enorme aplicación para el análisis de la información contable.

En aplicaciones como Sage ContaPlus, la función de exportación a Excel esta tan integrada que todo lo que se puede imprimir se puede exportar a Excel, de forma que sencillamente logramos desplazar a una hoja de cálculo, balances de sumas y saldos, cuentas de PyG, libros mayores, balances, libros registro de facturas emitidas y recibidas, etc.

Siete utilidades que le podrias dar a la exportación a Excel de tu software de contabilidad

Son varias las utilidades que la exportación a Excel de la información de vuestro software contable nos puede deparar; por poner algunos ejemplos, logramos citar los siguientes:

  1. Revisión de los libros registro. La revisión de los libros registro de facturas emitidas y recibidas es una labor que se debe efectuar para optimizar de que la información que reflejan es incorpora y esta libre de errores, para lo cual la utilizacion de filtros y fórmulas puede ayudarnos a garantizar que la información que reflejan es fiable. Además, los libros registros, al reflejar toda la información de las compras y ventas de la empresa, nos pueden servir de base para la realización de otro tipo de informes.
  2. Revisión de los mayores de usuarios y proveedores. Un mayor con 4 apuntes se puede conciliar visualmente, sin embargo uno de cien apuntes,ya es mas complicado, por lo que su exportación a Excel nos puede apoyar a casar las partidas del debe y el haber.
  3. Preparación del pool bancario. La exportación a Excel de un balance de sumas y saldos y la separación de las cuentas contables de los pasivos bancarios, nos pueden facilitar la obtención del pool bancario a una fecha dada, siempre y cuando estén todas las operaciones de financiación contabilizadas. Una vez conseguido el pool bancario, es conveniente contrastarlo con la CIRBE.
  4. Revisión de saldos de distribuidores y usuarios contrarios a su naturaleza. La exportación a Excel de un balance de sumas y saldos nos acepta descubrir sencillamente partidas con un desembolso opuesto a su naturaleza, que debemos de revisar, ya que puede ser un indicio de que pudiera existir algún error. El uso de filtros nos puede resultar de enorme utilidad.
  5. Exportación de cuentas de resultados y balances, lo cual nos admitirá compararlas con presupuestos, calcular ratios y facilitar el analisis financiero.
  6. Conciliaciones bancarias, ya que logramos comparar mas sencillamente el mayor de las cuentas bancarias con los apuntes de los extractos bancarios.
  7. Preparación de reportes de ventas, para eso tenemos que tener algún tipo de desglose contable, que nos permita separar las ventas por centros de trabajo, tipos de productos, etcétera, o contener algún tipo de desglose analítico. Esta información se puede funcionar en un tabla dinámica para facilitarnos su análisis.

En Blog de Sage | 6 sugerencias para que la relación con tu contable sea un éxito

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