¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

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Cuando comienzas la aventura de ser autónomo o a montar tu propia empresa, te enfrentas a un profundo abanico de terminologías que posiblemente antes no estaban en tu idioma cotidiano. Así, desde el instante que empieces a vender tu producto o servicio y tengas que facturar, deberás diferenciar entre las facturas de venta que emites y las facturas de gastos o compras que recibes. Todo por un grueso muy sencillo.  A efectos prácticos, en las facturas emitidas es donde muestra el IVA que mas tarde pagarás; y en las recibidas, el IVA que podras desgravar en tu declaraciones de IVA.

No obstante, dentro del laberinto de las facturas, existe una especie muy particular que no tiene ninguna validez fiscal ni contable. Hablamos de las facturas proformas. Un fallo muy común es identificarla como una factura ordinaria. Sin embargo, una proforma equivale a un presupuesto u propuesta comercial (salvando las distancias) provisional que se emite con la intención de que el comprador disponga de información termina sobre los recursos o beneficios de la compraventa. A continuación, os hablamos todos los fragmentos sobre este documento.

Las facturas proformas no tienen ninguna validez contable ni fiscal ¡Tuitéalo!

Cuándo utilizar una factura proforma

La factura proforma es un informe que emite el proveedor con la intención de que el comprador disponga de toda la información necesaria sobre los componentes que componen la transacción. Su emisión suele coincidir con instantes previos a la realización de la operación, pese a que no cree un compromiso de que esta se vaya a efectuar ni una necesidad de pago. Debe existir una aprobación expresa por parte del que la recibe que se formalizará con una factura comercial.

Uno de los usos que tiene la factura proforma es el relativo a la apertura de créditos. Es decir, probablemente deberás que hacerles entrega de una factura proforma del bien que se va a adquirir con el dinero solicitado, quedando así justificada esa petición de dinero. También en los casos de comercio exterior se usa para justificar el envio de mercancía sin ningun valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación, etc.

Cómo crear una factura proforma

Los mas destacado en cuanto a las funciones que debe tener es que en la misma debe aparecer explícitamente que es una “factura proforma”. Por el resto, debe llevar casi los mismos requerimientos que en una factura ordinaria. Deberá surgir tu información y los documentos de tu empresa, junto a los documentos fiscales completos del usuario al que va dirigido.

El resto de los documentos serán los que quieras dar a saber a tu cliente. Por ejemplo, la explicación de la mercancía, suma y precio, maneras de pagos, impuestos, etc. Recuerda que una factura proforma en ningun caso es una factura ordinaria, por lo que ha de pertenecer a otra lista numérica o, simplemente, no ir numerada para que no haya ningun equívoco al respecto.

¿Se pueden contabilizar las facturas proforma?

Una factura proforma no se puede contabilizar, ya que, como se ha dicho, no es una factura real sino un “espejo” de esta. De ahí  la importancia de destacar en un lugar bien visible que es una factura proforma para que no de lugar a confusión.

Además, al no tener una validez contable ni fiscal, para la Agencia Tributaria una factura proforma es, por decirlo de alguna forma, humo. Es significativo saber esto, pues la Agencia Tributaria jamás te aceptará una factura proforma como un informe fiscal válido en caso de requisito o inspección.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

En terminos generales, se podría mencionar que se usa una proforma cuando llevas una relación mas avanzada con el usuario para darle información mucho mas clara y detallada de la futura operación. Además, el presupuesto no tiene ni por qué tener aspecto de factura. Seguramente mas de una vez hayáis recibido un presupuesto en el que ni siquiera se envía un documento, sino que indican la cuantía en el cuerpo del correo. Para que nos entendamos, el presupuesto queda menos formal que una factura proforma.

No obstante, además depende mucho del sector en el que nos encontremos. Por ejemplo, la factura proforma funciona para operaciones de crédito o financiación ya que las entidades solicitan este comprobante para que quede justificada la petición de dinero. Sin embargo, en varias situaciones en el sector servicio suelen crear un presupuesto debido a la dificultad de prever el costo final o si lo que se quiere que el usuario estudie la propuesta y se coloquen productos opcionales.

En Blog de Sage | Infografía: factura tradicional vs. factura electrónica, estas son las primordiales diferencias

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