Repensando el correo electrónico corporativo

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El uso del correo electrónico en entornos corporativos es aún enormemente habitual, a pesar de sus gigantes desventajas e ineficiencia con respecto a los entornos colaborativos. Las instituciones en las que el grueso de las comunicaciones internas se desarrollan mediante correo electrónico suelen ser lentas y pesadas, y sus trabajadores tienden a tener la sensación de que si tuviesen que contestar a todos los correos electrónicos que reciben, no harían otra cosa en su dia a dia mas que contestar correos electrónicos. Las excusas habituales no funcionan: el correo electrónico es un criminal de la productividad, y algo que sin desconfianza define el nivel de modernidad y adaptación a los tiempos de las compañías.

Cuando además combinamos este tipo de entornos con malas prácticas, de esas a las que supuestamente nadie aplica la mínima inteligencia necesaria como para cuestionarlas, la circuntancia se vuelve aún mas ridícula. En varias organizaciones, el maltrato del CC convierte el uso del correo electrónico en una trampa mortal acumulativa: cuanto mas elevada es la posición de un directorio en la pirámide, mas individuos tienden a poner su dirección en el campo CC “para que este informado” o “para que quede constancia”, lo que, lógicamente, completa por resultar en un absurdo e insostenible colapso de recursos. Si además añadimos el uso de email disclaimers, un vago conjunto de anuncios legales, políticas de privacidad, anuncios del uso de anti-virus y exenciones de responsabilidad, añadidos de forma automática a todos los correos salientes, la cuestión se convierte en un absurdo conceptual, y en algo verdaderamente incómodo cuando intentamos revisar un hilo de conversación.

El uso de los email disclaimers ha sido discutido hasta la saciedad en numerosas ocasiones: además de resultar incómodos, su precio legítimo es totalmente discutible y cuestionable. No se conocen practicamente casos en los que el uso de un email disclaimer al pie de un correo haya servido para algo realmente significativo en terminos legales, y en general, se consideran una experiencia molesta, incómoda y que simplemente se conserva ahí por el exceso de celo de una lista de psicópatas en departamentos de asesoría jurídica. No sirven de nada, simplemente ocupan espacio, y cada vez más, transmiten la foto de una compañia anticuada, envarada y ridículamente inadaptada al tiempo que le ha tocado vivir. Haz una prueba: si acudes a tu distrito de asesoría jurídica a preguntar por qué diablos se continua agregando esa sarta de estupideces al final de cada detestable correo electrónico que sale de cada empleado de la compañia y te contestan argumentándote sobre su necesidad, cambia de asesores jurídicos. Ganarás mucho.

Otra experiencia habitual, esta de cara al uso del correo electrónico en la comunicacion externa, es el uso del no-reply. Envías un correo a un usuario o prospect, probablemente parte de una campaña de email marketing, sin embargo lo haces desde una dirección del tipo no-reply@. Es decir, que tú molestas a quien esta al otro lado enviándole tu mensaje, sin embargo si esa persona resulta estar interesada o te quiere contestar con alguna pregunta, desconfianza o cuestión, la obligas, en lugar de a crear lo que sería natural en el uso del correo electrónico, que es usar el boton de responder, a ponerse a investigar cuál es la forma en la que tiene que proceder si quiere que le hagas caso y eludir que su sms termine perdido en el limbo. Ehhh… ¿perdón? ¿No hay algo totalmente absurdo en todo esto? Vamos a ver: si me envías lo que sea, dame todas las facilidades que puedas para que conteste, sea de la forma que sea, y particularmente, no me prives de la que probablemente me resulta mas cómoda. Eso de “te envio algo sin embargo no me contestes”, cuando existen todo tipo de respuestas técnicas para evitarlo, no es que sea del siglo pasado y de industrias unidireccionales… es que es directamente del género idiota, una experiencia que razones ser eliminada.

Añadir un logotipo en forma de fichero gráfico como firma al final de cada correo electrónico – o peor, un montón de botones sociales cada uno en su propio archivo de foto –  es, como tal, otra mala práctica. Por mucho que, en general, el ancho de banda ya no sea un factor limitante, agregar un fichero gráfico es algo incómodo, que obliga al receptor a recibir unos bits totalmente inútiles, y que además, confunde las potenciales busquedas consecutivos cuando se trata encontrar algún informe adjunto. Lo correcto en la comunicacion mediante correo electrónico es agregar al final, en modo texto, los fragmentos de contacto de quien envía el sms que se desea que el receptor pueda tener, sea el teléfono, la dirección u otros, sin embargo sin más, sin lujos gráficos. Si el distrito de marketing insiste en que el logotipo es monísimo, que se han gastado una pasta en el layout y que hay que sacarlo a pasear en todas las situaciones posibles, diles que ese uso, el de añadirlo como fichero adjunto al final de todos los correos electrónicos corporativos, es fácilmente absurdo, y que piensen en mejores maneras de crear marketing. Y ten cuidado, no vayan a pretender tatuártelo en la frente, que ahí además se ve mucho.

El correo electrónico es una tool que se transformó en ubicua en relativamente poco tiempo. Algunas de sus practicas han persistido a lo largo de los años simplemente porque a alguien le dio por utilizarlas en algún momento, y pasaron a tener la categoría de estándares sin que nadie se cuestionase su aplicación real. En el instante actual, deberíamos ser muy claves con el uso del correo electrónico: administrarlo con cada vez mas cuidado, no utilizarlo en contextos donde no tiene sentido, y sobre todo, no incurrir en practicas que no sirven para nada mas que para molestar. Una pequeña repensada de nuestras practicas en este sentido no llega mal a nadie.

 


Enrique Dans



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