Resumen del libro Introducción a la Administración con enfoque de Sistema, de Joaquín Rodríguez Valencia

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RESUMEN DEL LIBRO INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE SISTEMA DE JOAQUÍN RODRÍGUEZ VALENCIA

Por

Graciela Ramírez Pérez

Alicia Ávila Galindo

 

CAPÍTULO 1

FILOSOFÍA DE LA ADMINISTRACIÓN

La filosofía administrativa, no debe considerarse, como una rama de la administración, sino como un intento de definir su objetivo, las líneas de crecimiento  y los principios que deberán regir la destreza de la administración en conjunto.

  • Definición de la filosofía de la administración: El inventor E. F. Lundgren la define así: es una guia general que decide la forma  en que ha de gobernarse una compañia y que perjudica a cada una de las facetas de su financiamiento.
  • Beneficios

Existen 3 ventajas  para un administrador que tenga y que utiliza una filosofía administrativa, estas son las siguientes:

  • Ayuda a vencer un apoyo efectivo  y partidario
  • Proporciona instrucciones y el cimiento para el pensamiento administrativo
  • Proporciona un marco de referencia en el cual el gerente puede comenzar  a pensar.
  • Cambios de importancia en la filosofía administrativa: ha sido el cambio de un énfasis primario sobre el entrenamiento y desarrollo del empleado individual hacia el desarrollo de toda la organización.
  • Teoría y filosofía: las organizaciones que alcanzan mayores éxitos, parecen estar convencidas  de ello, pues su filosofía y su  forma de actuar  armonizan  y se esfuerzan  entre sí.
  • Valores y sistemas de valores: lo que un administrador cree y sostiene ,es el efecto de lo que se adquirió en el curso de desarrollo  de ese hombre ,lo que esta reflejado por las influencias ,las costumbres y los valores de la cultura  de la cual es persona.

Estos conceptos representan poderosos valores básicos. Una elaboración  de las creencias basicas de la ética de trabajo  se muestra en la figura  1.

 

FUGURA 1

Ética básica del trabajo

 

1.    Todos los miembros  capaces  de la sociedad, deben trabajar con el fin de que la comunidad sobreviva  y prospere.

2.    El comportamiento en el trabajo, se adquiere por la experiencia  de trabajo en el hogar, la escuela y la comunidad, mas la evaluación  del hombre de estas experiencias.

3.    El trabajo capacita a una persona a mantener su estilo de vida  y a satisfacer  con éxito  sus necesidades psicológicas.

4.    Los valores adecuados y propios del trabajo , nos ayudan  a ajustarnos  a los rápidos cambios  en nuestras instituciones

5.    El papel del trabajo  en nuestras vidas  es tan significativo y valido  hoy, como lo ha sido  durante el pasado.

 

 

  • Medio ambiente de la administración: todos los entidades sociales de hoy, existen en un entorno dinámico, retador.

Existen factores  ambientales de importancia  que afectan a la administración  de todas las empresas  en la actualidad .esto son: 1) sociales ,2) gobierno ,3) económicos ,4) tecnológicos ,5) educativos, 6) demográficos.

  • ¿Por qué administrar?

El gestionar es algo esencial  para toda cooperación organizada ,así como en cualquier nivel de la organización .y  su objetivo básico de todo administrador debe ser alcanzar :”resultados positivos ” en su gestión .su función es establecer  ambientes ,para que los esfuerzos  del grupo  admitan que los individuos colaboran al logro de los objetivos , con la mínima suma de insumos  tales como :dinero, tiempo esfuerzos y materiales .

  • La administración como ciencia –técnica y arte

Ciencia: Es un conjunto de conocimientos  y de investigaciones, que tiene sus propios principios  y acepta sacar conclusiones  confiables  y susceptibles  de adquirir carácter  unitario.

Técnica: Es un conjunto de procedimiento y recursos  de que se funciona una ciencia  o un arte,  pericia y habilidad  para utilizar esos procedimientos  y recursos

Arte: virtud, disposición, precepto, reglas o conjunto  de métodos necesarios  para crear bien una  cosa.

  • La ciencia y el procedimiento científico: la ciencia es sistematizada  ya que las relaciones entre variables y limites han sido tanto investigadas  como determinadas, y los principios importantes han sido descubiertos.

El procedimiento científico incorpora , la determinación  de hechos o cosas mediante  su observación  y comprobar a precisión de estos a través de una observación sigue .en  layout de exploración existen cuatro diseños de mayor  uso en la exploración administrativa ,son :la exploración documental, la observación, la correlación y  la experimentación .

 
CAPÍTULO 2

HISTORIA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Es un hecho  en que sus multiples manifestaciones, la administración se relaciona  con alas tradicionales  y multiples actividades  de  la producción   tanto económica como social.

En 1° lugar ,debemos dejar establecido  que multiples funciones  y tareas administrativas  llegan asociadas  con a las mas remotas  y tradicionales formas  del trabajo mediante el desarrollo histórico  de la comunidad .se conoce que en su expresión  mas concreta ,la administración representa  un conjunto de reglas , reglas y procedimientos  en que todos los tiempos ha tenido  como intención regular  la productividad del sacrificio humano  y garantizar una mejor  utilizacion de los recursos  disponibles ,para que el trabajo del hombre se realice con la mayor  economía de dinero ,tiempo, esfuerzos, y en condiciones de optima  eficacia .

La administración, a pesar de su importancia para el hombre  es una de las mas ubicuas  y difusas funciones  en todas las sociedades, la hallamos en el gobierno, las empresas, las universidades, en los hogares de todos los pueblos.

  1. CIVILIZACIONES ANTIGUAS

Los orígenes  de algunos  de los llamados  conceptos  y prácticas  de administración  moderna, se descubren sencillamente en la antigüedad.

Algunos individuos  o grupos étnicos  que aportaron contribuciones importantes a la administración  son:

  • Sumerios: escritura, conservación de registros.
  • Egipcios: se conoce la necesidad  de planear, organizar  y regular.
  • Hammurabi: dominio por el uso de testimonios y escritura, establecimiento del salario mínimo, reconocimiento de que la responsabilidad no puede transferirse.
  • Hebreos: concepto de organización, principio de jerarquización, principio de delegación.
  • China: se reconoce la necesidad de la organización –dirección y control.
  • Sócrates: enunciación de la facultad de la administración.
  • Ciro: reconocimiento de la necesidad de relaciones humanas.
  • Griegos: procedimiento científico aplicado .usos de métodos de trabajo y tiempo.
  1. EL COMIENZO DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

DURANTE la segunda mitad del siglo XIX, comenzó en América una nueva era de industrialización  como resultado  de la expansión de las industrias mecánicas  y de la abolición  de la esclavitud.

  1. LA ADMINISTRACION CIENTIFICA :en este periodo se hizo aparente un mayor distanciamiento  entre la administración y la fuerza  de trabajo, mientras el aumento de una clase  administrativa  en la compañia se hizo  notoria .durante este periodo ,es cuando la administración  comienza a convertir una lista de actividades  rutinarias para la solucion de  contingencia  a corto plazo ,a un enfoque general y a largo plazo .
  • Impacto de la administración científica .contribuyo al mejoramiento  en la administración industrial .tan pronto como se generalizaron las avances en el taller, se extendió a ventas, compras, contabilidad, administración  y otras funciones de la empresa. Produjo una mayor eficacia en la utilizacion de maquinaria, equipo, fuerza de trabajo, materiales, etc. impulso  el desarrollo de controles, flujos y planeación mas exacta. Para el trabajador resulto en una mejor  selección de puestos , mayores posibilidades de avance ,salarios altos ,mejores condiciones de trabajo ,horas de trabajo apropiadas  y una ampliación del alcance  de la iniciación individual  a través de mejores oportunidades  de trabajo y aplicaciones  de incentivos .
  • A continuidad se citan algunos inventores que aportaron valiosos aspectos  a la administración científica ,tales como :
  1. W. Taylor: Definición de la administración científica, repaso de métodos, repaso de tiempo, énfasis en la investigación, elaboración de modelos, planeación, dominio y cooperación, carga equivalente entre trabajo y administración, metodo de costos, etc.
  2. Fayol: La administración, principios de administración, reconocimiento de la necesidad para que esta sea enseñada en las escuelas.

 
CAPÍTULO 3

ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Actualmente no están aún terminadas todas las investigaciones, sin embargo si analizamos  las obras estudiadas hasta ahora, logramos distinguir cinco teorías  o escuelas del pensamiento  administrativo.

¿Qué es una escuela de  pensamiento administrativo ? la síntesis histórica , de la forma en que la teoría  administrativa ha transformando ,hace que usemos el concepto  de escuela de pensamiento  administrativo  que significa  el lugar donde  se hace una conjunción  de aquellas teorías  de la administración ,que presentan una visión similar  de una determinada realidad.

  1. Enfoques de escuelas del pensamiento administrativo consiste en:
  • Ejecutivos de compañia que especialmente refieren sus experiencias.
  • Movimiento de dirección científica, con inventores como: Taylor, Fayol y sus continuadores.
  • Del dilema de las burocracias .abordado por sociólogos: Max Weber y seguidores.
  • Movimiento centrado en los problemas de: motivación, actitudes, supervisión, liderazgo, con inventores como: E. Mayo, Argiris, Maslow.
  • Movimientos de científicos políticos preocupados por el proceso de poder, los controles de la administración  pública: Marx, White, Héller.
  • Del analisis de la compañia desde el punto de la microeconomía: Cohen, Robinson.
  1. Escuela tradicional :la administración  tradicional o científica ,se realizó de la observación  sistemática de los hechos de la producción ,investigación y análisis  de la intervención del taller .aunque interesada en técnicas específicas tales como :los analisis de tiempos y desplazamientos ,la planeación y el control  de la producción ,la distribucion del equipo  en la planta ,los incentivos de salarios ,la administración de personal  e ingeniería humana ,todas ellas están centradas  en la teoría. Federico W. Taylor su enfoque consistía en aprender la operaciones, resolver los hechos  relativos a  la situación  del trabajo y, de estas observaciones, derivar principios.
  2. Escuela de proceso administrativo :construye una teoría de la administración alrededor del proceso involucrado en gestionar ,el establecimiento de una estructura conceptual y de la identificación de los principios .debido que la administración es considerada como un proceso ,esta escuela efectúa el analisis de dicho proceso analizando las funciones del administrador: planear, organizar, emplear ,dirigir y controlar. Fayol fue el padre del pensamiento administrativo. La esencia de la teoría administrativa de Fayol se basa en los 14 principios que son:
  • División de trabajo
  • Unidad de mando.
  • Unidad de dirección.
  • Subordinación de los intereses particulares al interes general.
  • Remuneración.
  • Centralización.
  • Jerarquía
  • Estabilidad de los cargos de personal.
  • Iniciativa
  • Unidad del personal.

 

  1. Escuela del comportamiento(1997): construye una teoría de la administración  alrededor del proceso involucrado al gestionar ,el establecimiento de una estructura  conceptual y de la identificación de los principios en los cuales se basa, enumeración  de funciones administrativas, concepto funcional de la administración científica  aplicada a la oficina, colección , consolidación  y correlación de los principios  de administración .
  2. Escuela de sistemas (1950): Adopta los componentes y funciones contenidas en la teoría general de sistemas y en el enfoque de sistemas. Incluye la aplicación  de teoría de la información ,investigación de operaciones, teoría de juegos, programación lineal, teoría de probabilidades ,teoría de aulas, teoría de muestreo ,teoría de simulación ,esquema conceptual de la escuela, retroalimentación, teoría general de sistemas.

CAPÍTULO 5

PERSPECTIVA  DE LA ADMINISTRACIÓN EN MÉXICO

La administración crea diferentes teorías o escuelas, lo que deducimos  que dentro de su marco se realizan concepciones suficientes incompatibles entre sí.

  1. Florecimiento de la administración: Las llamadas escuelas, difundidas y aplicadas en vuestro país, han originado varias orientaciones o modelos, entre los que están los siguientes:
  • El sociólogo, de Max Weber.
  • El mecanicista, de Taylor.
  • El de los principios, de Mooney y Reiley.
  • El conductista o de comportamiento.
  • El enfoque de sistemas.
  1. Necesidad de una teoría administrativa: solamente a través de una teoría administrativa propia, podremos actuar decididamente y con objetividad  sobre nuestra realidad nacional (económica y social) y solo construyendo  la teoría sobre esta realidad, es como podremos tener una concepción científica de la misma.
  2. Administración como profesión: los vocablos “profesión” y “administración”, han tenido diferentes significados .en terminos amplios, pueden usarse para definir  cualquier ocupación mediante la cual, una persona consigue un salario u honorarios. Las funciones que se usan con mayor frecuencia para diferenciar una profesión de un oficio son:
  • El aprendizaje de un conjunto sistemático de conocimientos, junto con la habilidad  necesaria para su aplicación.
  • La sumisión a un clan de normas, establecidas para liderar la conducta profesional  y personal.

El experto en administración son los licenciados en administración ya que dicen con conocimientos y habilidad que se adquirieron mediante una escuela formal.

  1. Las organizaciones y los administradores: Van unidos, unos con otros. Son requeridos los administradores, debido a que vivimos  en una comunidad de organizaciones .aunque los administradores  de una organización  no constituyen su único recurso, su papel es definitivo en el triunfo de esta. Por lo tanto, ya que somos  socios de las organizaciones, es de enorme importancia  para todas ellas  que sus administradores sean efectiva y efectivos.

Los administradores son valiosos, desde el punto de vista nacional .el investigador D. McClelland al aprender el desarrollo economico nacional, detectó que la necesidad  de que los administradores  y los emprendedores alcancen logros, se consideraba determinante para el desarrollo economico  de una nación .en este sentido, las cualidades y las motivaciones  de los administradores  están directamente relacionadas  con el desarrollo economico y el demás progreso de un país.

Hemos venido designando como “administrador” a toda persona que tenga  la responsabilidad de dirigir  empleados y manejar otros bienes organizacionales .hay diversos tipos de administradores, con diferentes tareas y responsabilidades.

En general, se pueden clasificar en dos formas:

  1. Por niveles: estratégico, administrativo y operativo.
  2. Por la amplitud de las tareas confiadas  a su cargo: estos son los gerentes  generales  y los gerentes funcionales.

 

CAPÍTULO 6

LA ADMINISTRACIÓN  Y EL LUGAR  QUE OCUPA EN EL SISTEMA DE LAS CIENCIAS

  1. Definición de administración: Para A. Reyes Ponce es un conjunto sistemático de reglas, para alcanzar la maxima eficacia en las maneras de estructurar  y manejar un ente social.

Y esta es mi definición: Proceso integral para planear, organizar e integrar  una  version o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilizacion de recursos  para alcanzar un fin determinado.

  1. Fines de la administración son:
  • Dirigir y coordinar la version de grupos individuos hacia un fin común.
  • La obtención de una mayor eficacia técnica, es decir, realizar en su campo de actividad, la preferible ejecución posible.
  • Una mayor y preferible utilizacion racional de los recursos.
  • La incorporación de sacrificio humano en el proceso productivo, de bienes y servicios, enviados a la satisfacción de las necesidades materiales  del hombre y de la sociedad.
  • Asegurar la cooperación de todos los bienes humanos, que participan en la empresa, y suprimir las causas de enfrentamientos posibles.
  1. Características de la administración son:
  • La administración sigue un propósito
  • Es un medio para ejercer choque en la vida humana
  • Está asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo.
  • Se logra mediante los esfuerzos
  • Es una actividad
  • La eficacia administrativa solicita el uso de ciertos conocimientos aptitudes y prácticas.
  • La administración es intangible
  1. Su importancia: Imparte eficacia a los esfuerzos individuos .ayuda a sacar preferible personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.se continúa al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. Y varias de ellas son:
  • La administración se aplica a todo tipo de empresa
  • El triunfo de un ente depende de su buena administración
  • Eleva la productividad
  • La efectiva técnica administrativa promociona y oriente el desarrollo
  1. Desempeño administrativo: Existen reglas generales que pueden ser usadas, para describir la calidad del cumplimiento administrativo independientemente del tipo de organización que se este administrando .estas reglas son la eficacia y la eficacia administrativa.

Tipos de administraciones, surgimiento  y desarrollo de todo tipo de organismos, así como la multiplicidad de relaciones entre ellos, han dado lugar a la existencia  de diferentes tipos de  administración .desde este punto de vista, puede distinguirse 3 tipos importantes de administración:

  1. Administración publica
  2. Administración privada
  3. Administración mixta
  4. El administrador profesional: Utiliza un conjunto de principios y técnicas aplicables a las operaciones administrativas ,tales como :la organización de línea, de asesoría, analisis de procedimiento ,planes de incentivos ,presupuestos ,etc., emplea la forma científica para resolver problemas de intervención para el mejoramiento de las técnicas administrativas.

El administrador experto utiliza un objetivo, métodos experimentales mediante las cuales encuentra los problemas o las necesidades.

  1. Los deberes específicos de los administradores: Varían a diferentes niveles jerárquicos de un ente social, sin embargo ciertas tareas son comunes a todos los niveles de administración.

 
CAPÍTULO 7

LA TEORÍA DE SISTEMAS

Se acepta plenamente que los lineamientos importantes que comprende la Teoría General de Sistemas (TGS), están basados en algunos conceptos vertidos por el filósofo alemán Friederich Hegel (1970-1831), las  cuales son: el todo es mayor que la suma de sus partes, el todo decide la naturaleza de las partes, las partes no pueden comprenderse, si se consideran aisladas del todo y las partes están dinámicamente interrelacionadas y además, son interdependientes entre sí.

El concepto básico de  “sistemas” fue expuesto en el año 1930, por el tratadista Henderson, quien señaló que la interdependencia de las variables en un sistema, es una de las inducciones mas amplias que poseemos de la experiencia, lo que podríamos considerar alternativamente,  como la definición de un sistema.

La Teoría de sistemas, es un enfoque  para el repaso científico de la realidad y fue introducida por el pensamiento neoclásico de la administración. El enfoque de sistemas no tuvo tanta aprobación sino hasta épocas recientes.

En las dos ultimas décadas, el desarrollo de la TGS ha servido de base para la incorporación del conocimiento científico a través de una amplia gama. Se ha determinado al metodo como: “un todo unitario organizado, compuesto por dos o mas partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por los limites, identificables, de su ambiente o supra sistema”.

El metodo debe de ser visualizado como un todo y modificarse solo a través de cambios en las partes del sistema. Debe haber un pleno conocimiento de las interrelaciones entre las partes  y la forma en que cada una de éstas funcionan, antes de que pueda puedan realizarse  modificaciones en las partes, en beneficio del sistema.

Para su repaso de la TGS existen dos enfoques, de convenio al inventor Johansen  los cuales son hablados a continuación.

  1. Consiste en percibir al cosmos empírico y escoger ciertos fenómenos generales, que se localizan en las diferentes disciplinas, y intenta de edificar un “modelo teórico” que sea referente para esos fenómenos.
  2. Es el de ordenar los campos empíricos en una jerarquía, de convenio con la complejidad de la organización de sus individuos básicos o unidades de conducta y tratar de crear su nivel de abstracción apropiado a cada uno de ellos.

El objetivo de la Teoría  General de Sistemas es dar un marco conceptual para analizarla, que nos advierte que al aprender cualquier parte de ellos, no logramos olvidar que esa parte, tiene relaciones vitales con un medio ambiente. El marco conceptual nos advierte, que para aprender cada parte de la naturaleza que nos interese, es conveniente enmarcarla en un metodo determinado por sus 3 componentes: OBJETIVO, ELEMENTOS, INTERRELACIONES.

El enfoque de sistemas aplicado a la administración, parte del presupuesto de que “todo ente social es un sistema”, en el que cada uno de sus componentes tienen sus objetivos definidos y limitados. La función primordial de este enfoque es la elevación óptima de la eficacia de la intervención de todo el organismo, lo que no siempre significa la optimización  de la version de todos sus elementos.

 
CAPÍTULO 8

EL SISTEMA ADMINISTRATIVO

El inventor Johnson, fue uno de los primeros inventores que identificó a los entidades administrativos, como sistemas sociales. Considera a la compañia como un metodo relativamente aislado o metodo abierto.

Según su aislamiento o influencia con el resto del universo, los sistemas pueden clasificarse en:

  • Sistemas absolutamente aislados.
  • Sistemas relativamente aislados.

Todo metodo abierto, en consecuencia, tiene una entrada o insumo, un proceso de conversión de ese insumo y una salida o producto, que es el insumo procesado.

Los componentes de estos sistemas, tienen funciones que convienen definir, por su importancia en la conducción de las empresas, y que son los siguientes:

  • Ciclo de actividades
  • Entropía: Es una ley universal de la naturaleza, por la cual todas las maneras de organización se dirigen hacia la desorganización y la caducidad.
  • Crecimiento
  • Equifinalidad: Un metodo abierto puede llegar a un estado final, a partir de diferentes condiciones iniciales y por multiples rutas.
  • Uso de información
  • Codificación
  • Subsistemas

El metodo administrativo esta vinculado básicamente, con la toma de decisiones para planear, organizar, liderar y manejar el sacrificio del personal en una organización.

Casi todo lo que  rodea, se considera como un metodo como ejemplo esta las entidades gubernamentales, las industrias públicas, privadas, etc. Éstos, a su vez, están interconectados con otros sistemas, y cada uno tiene dentro de él, un conjunto de subsistemas.

 
CAPÍTULO 9

EL SISTEMA DE PLANEACIÓN

La planeación solicita la consideración de la empresa, como una incorporación de subsistemas en la toma de decisiones. La version primaria de la planeación de la alta dirección, es la de proyectar los sistemas.

Planeación: Es un proceso de decidir anticipadamente, lo que ha de hacerse y como. En él se establece objetivos, decide políticas, estrategias, prepara planes y programas.

Un plan es cualquier procedimiento detallado, formulado con anticipación, para crear o realizar algo.

La planeación estratégica  generalmente es un plan a largo plazo, y que es tomada por la dirección superior cuyo objetivo es de crear total o parcialmente los bienes individuos y materiales o alcanzar su aumento de la empresa.

La planeación tactica se refiere al empleo mas efectivo de los bienes que se han aplicado para el logro de los objetivos dados y específicos. La planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica,  si se refiere a la planeación de un producto o servicio, es decir, parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica.

Asimismo la planeación tactica cuenta con funciones primordiales las cuales son:

  • Se presente dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.
  • Es conducida o ejecutada por los directores de nivel medio.
  • Se refiere a un área específica de actividad.
  • Se utiliza información interna o externa.
  • Está orientada hacia la coordinación de recursos.
  • Sus variables primordiales son la eficacia y la eficacia.

La labor de planear exige, la observación de todos los sistemas vinculados que forman un conjunto coherente, dentro del cual, el ente social esta obligado a actuar.

Para poder llevar bien la planeación se solicita de una exploración para poder saber lo factores positivos o negativos que afecten a la organización,  para poder llevar a cabo esta exploración se solicita de varias técnicas para poder saber que la información que se haya conseguido sea verídica. Algunas de estas técnicas son las que se menciona a continuación:

  • Investigación documental
  • Observación directa
  • La encuesta
    • Cuestionario
    • Entrevista

Cada una de ellas cuenta con un campo de app en particular. De equivalente forma para poder hacerlo se solicita saber claramente el objetivo que se pretenda alcanzar ya sea especificó o general. Los objetivos son muy importantes tanto para los directivos como para los diferentes niveles, puesto que deben saber a fondo los fines que se persiguen, en cada una de las tareas mas importantes de la organización, dado que, el objetivo es como un hilo que mantendrá la unidad entre todos los planes.

Para la formulación real de los objetivos se solicita de siete etapas importantes que no logramos omitir o aminorarlos por ningun motivo, estas etapas son: base del servicio de información (etapa1), red de coordinación (etapa 2), clarificación de responsabilidad de cada puesto (etapa 3), selección de áreas de alta compensación (etapa 4), analisis de aptitud (etapa 5), formulación de suposiciones (etapa 6) y formulación de objetivos (etapa 7). En esta ultima etapa se formulan los objetivos reales  ya sea cualitativo o cuantitativo sin embargo sólo después de que el gerente, haya completado de forma adecuada las primeras 6 etapas. Por otro lado, los objetivos deben establecerse por escrito, teniendo en cuenta que si solamente se dan a saber oralmente, permanecen sujetos a malas interpretaciones, olvidos, confusiones y se ven intencional o involuntariamente cambiados o modificados.

Una vez realizada la exploración sobre la influencia positiva o negativa y definidos los objetivos, debe procederse al establecimiento de las diferentes alternativas, que llegan como probables caminos a seguir, segun se presente la situación.

Las opciones o los cursos de acción  son los medios por el cual se lleva los planes a la destreza y se establecen, en función a los objetivos fijados. Para establecerlas es imprescindible continuar una lista de fases:

  1. Determinar las opciones o cursos de acción.
  2. Evaluación de la alternativas
  3. Selección de alternativas

Para resolver la alternativa, existen varias técnicas a fin de calificar los factores que intervienen directa o indirectamente, que nos proporciona la administración científica y que en caso concreto de la planeación y programación, puede aplicarse para formular los planes, presentarlos y explicarlos, discutirlos, etc., son variadas y diversas.

La determinación de políticas es una tool importante, para coordinar y manejar las tareas de planeación, ya que las políticas fijan los límites dentro de los cuales, deben procesar determinadas tareas o unidades administrativas. Las políticas se crean obsoletas y, para mantener su efectividad, tendra evaluarse periódicamente, reacomodándolas y vueltas a anunciar, con base en las posibilidades y condiciones que existan. Estos  y otros componentes son importantes para la planeación ya que todos juntos forman un sistema.

 
CAPÍTULO 10

EL SISTEMA ORGANIZACIÓN

En este capítulo se define a la organización como un proceso encaminado a alcanzar un fin, el cual fue previamente fijado en la etapa de planeación, estos sistemas, son funciones pre ejecutivas.

El objeto de la organización es crear que cada uno de los socios conozca  qué tareas son las que se ejecutaran. La acción de organizar es de enorme importancia para todo organismo, dado que es la función por la cual los administradores, darán uso metódico a los bienes del metodo administrativo. Con respeto a la organización existe dos maneras de pensar: formal  y la informal. La 1ª considera a la organización de manera  estricta. La segunda como base de disposición y relaciones informales de trabajo.

Al proceso de organización lo logramos sintetizar en una lista de pasos o etapas necesarias, para llevar a cabo la acción de organizar un ente social los cuales son los que se revelan a continuación;

  • División y especialización del trabajo.
  • Jerarquización.
  • Departamentalización.
  • Descripción de funciones.
  • Coordinación del trabajo.

Para ello además es significativo saber la estructura organizacional por lo que se considera que son las multiples combinaciones de la division de funciones y la autoridad, a través de las cuales se efectua la organización. La estructura organizacional se expresa en graficas de relaciones de personal u organigramas, complementándose con los analisis de puestos. Existen 3 estructuras básicas; organización lineal, organización funcional, organización de linea y asesoría, sin embargo se le puede agregar algunos nuevos diseños como: organización de comités, organización por proyectos y organización matricial para que la organización decida que estructura organización es imprescindible saber cada una de ellas, tanto sus mejorías como sus desventajas.

Es significativo tomar en cuenta la delegación en una organización, se define como el trabajo que efectua un director  para fiarse funciones, superioridad y responsabilidades a otra persona. Este proceso de delegación supuestamente se parece demasiado sencillo sin embargo en la destreza se presentan dificultades que hay veces uno ya no pude remediar. Para que este proceso sea mas efectivo, habrá que cumplir 3 condiciones: paridad de superioridad y responsabilidad, absolutismo de necesidad y unidad de mando.

La delegación existe en la totalidad de las organizaciones sin embargo en diferentes grados. Los terminos centralización y descentralización, describen el grado general de delegación que existe dentro de un ente social.

Centralización: es la concentración sistemática y constante de la superioridad en los actos dirigentes de un organismo.

En una organización centralizada, casi todas las decisiones se toman en el nivel mas alto. La administración centralizada delega poco y mantiene en los altos jefes, el máximo control, reservando a éstos el mayor numero factible de decisiones.

Descentralización: Es la desconcentración constante de la superioridad a los niveles en los cuales se efectua el trabajo.

Una descentralización total significaría, que una persona tendría el poder imprescindible para realizar sus tareas, sin consultar a su superior sobre cada detalle. La administración descentralizada delega en mucho mayor grado, la facultad de decidir y mantiene sólo los controles necesarios en los altos niveles.

El grado  en que conviene centralizar y descentralizar, depende de muchos factores, entre los mas destacados ésta:

  • Tamaño de la organización.
  • La capacidad y experiencia.
  • La suma de controles.

Existen diferentes tipos de centralización y descentralización que en la destreza se lleva a cabo algunos de ellos son:

  1. Geografía o territorial.
  2. Toma de decisiones.

La descentralización y el numero de niveles jerárquicos, parecen estar en relación con factores situacionales, tales como: el tamaño de la compañia y la interdependencia departamental. Esto recomienda que la resolución tramo de control, estrechamente relacionada con aquellos factores, además debe variar en cuanto a su adecuación con la naturaleza de la situación.

Tramo de control: se refiere al numero de subordinados que puede un director supervisar de forma eficaz.

 
CAPÍTULO 11

SISTEMA INTEGRACIÓN DE RECURSOS

Un ente social- cualquier organización formal –funciona u opera, mediante la presencia y activa colaboración de los bienes de intervención (humanos, financieros, etc.).

Un recurso es todo aquel elemento que se solicita para llevar a cabo la acción.  Para que un ente social pueda alcanzar sus objetivos, es imprescindible que cuente con una lista de bienes que, coordinados, colaboran a su efectiva funcionamiento.

Es significativo aprender los bienes de operación, porque uno de los fines de la administración es la productividad.

Todos los bienes de la operación, tienen enorme importancia para el logro de los planes y objetivos del organismo. De la adecuada administración de los mismos y de su productividad, dependerá el triunfo de cualquier organismo.

En la configuración del metodo empresa, las entradas están constituidas por todo lo que la compañia necesita adquirir de su medio ambiente, para realizar esa adquisicion y para incluir a su estructura, bienes que constituyen en subsistemas que se denominan sistemas de bienes y que son:

  • Subsistemas de bienes humanos.
  • Subsistemas de bienes financieros.
  • Subsistemas de bienes materiales.
  • Subsistemas de bienes técnicos.

La transformación de los bienes conduce al producto final, bienes  o servicios, que caracterizan a la version de la empresa. Un ente incorpora bienes básicos como; personal, dinero, maquinaria, equipo, materiales y procedimientos o métodos.

La transformación es una lista de pasos requeridos, para convertir los bienes en productos (bienes o servicios), y estos tienen como propósito: satisfacer multiples necesidades del ser humano.

Recursos humanos

Cualquier ente social debe otorgar prioridad a los bienes individuos de que dispone. El elemento humano, es definitivo en todas las etapas de intervención de cualquier organismo: en las etapas de nacimiento o formación, en las de aumento o expansión y en la consolidación y desarrollo. Los bienes individuos son, por naturaleza, los mas dificiles en su administración. Una de las consideraciones objetivas mas importantes, que ilustra esta complejidad, es que los beneficios confidenciales se contratan a cambio de una remuneración.

Los resultados del trabajo individual son efecto, en 1° lugar, de los conocimientos y cualidades que posea una persona y, en 2° lugar, de la adaptación de la persona hacia la institución donde presta sus servicios. Los conocimientos y cualidades se adquieren y desarrollan, y la actitud se induce, sin embargo el logro de entrambos cosas, solicita de un metodo administrativo racional y constante de trabajo. No sólo es imprescindible reclutar, seleccionar, capacitar y cotizar a las personas, sino que es imprescindible también, dirigir a los bienes humanos, y esto no es factible sin un clan normativo de adjetivos, políticas y procedimientos en materia personal.

Para estar en posición de alcanzar las metas de la administración de los bienes humanos, es necesario, pensar en la importancia de la realización de las funciones que se señalaran a continuación:

  1. Planeación de los bienes humanos.
  2. Reclutamiento y selección.
  3. Ascensos y traslados.
  4. Capacitación y desarrollo.
  5. Administración de sueldos y salarios.
  6. Relaciones laborales.
  7. Seguridad y beneficios sociales.
  8. Seguridad e higiene industrial.
  9. Manejo de información.

RECURSOS FINANCIEROS.

La administración de los bienes financieros, cree un dominio presupuestal y significa llevar a cabo, toda la función de tesorería (ingresos y egresos), de convenio al metodo presupuestal establecido, es decir, todas las salidas o entradas de efectivo deben estar previamente controladas por el presupuesto.

Para la consecución  de los objetivos, se tiene que obedecer  a la elaboración de un plan global que establece prioridades en materia de bienes humanos, financieros y materiales los cuales son:

  1. Planeación de bienes financieros.
  2. Como se adquiere o generan.
  3. Asignación de los bienes financieros.

RECURSOS FINACIEROS

Los bienes materiales o físicos, resultan importantes para el triunfo o fracaso de una gestión administrativa. Lo básico en su administración, es alcanzar el equilibrio en su utilización.

La administración de bienes materiales consiste, en sacar oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la suma y calidad requerida, los bienes y beneficios para cada unidad orgánica de la compañia de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas de elevar la eficacia en las operaciones de:

  • Planeación de bienes materiales.
  • Planeación de instalaciones.
  • Planeación de equipo.
  • Planeación de materiales.

La administración de bienes materiales solicita de la realización de las funciones siguientes:

  1. Planeación de bienes y servicios.
  2. Investigación y análisis.
  3. Formalización.
  4. Supervisión.
  5. Almacenamiento y dominio de inventarios.

RECURSOS TÉCNICOS

Son aquellos que sirven como tools o artefactos auxiliares en la coordinación de los recursos.

INTERRELACION DE FUNCIONES

Todo el conjunto de bienes y operaciones, necesita ser dirigido y ajustado a las variaciones que se puede producir, entre objetivos y resultados, interaccionando con los factores internos y externos, llevando a cabo las funciones típicas de planeación, organización y control.

Los bienes humanos, financieros y materiales, tienen un propósito íntimo común: crear mas efectiva la utilizacion de los recursos. Por tanto, guardan una estrecha interrelación las decisiones que se tomen, en cualquiera de ellos, e incide y repercuten en los demás.

 
CAPÍTULO 12

EL SISTEMA DE DIRECCIÓN

La dirección es una fusión vital.

La dirección es la relación en que una persona o líder, influye a otras para trabajar unidas, espontáneamente, en labores relacionada, para llevar a cabo lo que el líder desea.

La dirección es significativo por qué; pone en marcha todos los lineamientos establecidos, durante las etapas de planeación y organización; a través de ella, se alcanzan las maneras de conducta mas deseables en los socios del organismo; una dirección eficiente, es determinante en la acción de los empleados y, consecuentemente, en la productividad; su calidad se refleja en el logro de los objetivos, en la implantación de sistemas y procedimientos, y en la eficacia del metodo de control; a través de ella, se establece la comunicacion necesaria para que la organización funcione.

Todo ente social tiene un metodo de dirección.

 
CAPÍTULO 13

SISTEMA DE CONTROL

La naturaleza de la función de control, es tomar la acción correctiva o aplicar el remedio necesario, para asegurar el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Los controles generan información para la toma de decisiones.

El dominio es, en consecuencia, una función que no se crea en el vacío, sino que se inserta dentro del proceso administrativo, y presenta funciones perfectamente diferenciadas, segun el nivel de decisión en el que opere.

Un metodo de dominio es aquel que sirve, para mantener las funciones de los productos de un metodo de referencia, dentro de un rango de tolerancia predeterminado. Por medio del control, el administrador debe comprobar que los bienes de la empresa, son aplicados mediante una racionalización y una sistematización, para así alcanzar la consecución de los objetivos del organismo. El dominio es indispensable en las organizaciones para alcanzar sus objetivos. El propósito del dominio es, comparar los resultados de la version conforme a lo planeado, en orden que el administrador, tome las medidas necesarias para corregir las desviaciones en forma oportuna, se deduce que, el metodo de dominio ha de ser comprendido, por los socios que ejecutan u ejecutan las tareas y por los administradores que se responsabilizan de unidades orgánicas y que evalúan sus resultados. El metodo de dominio debe apegarse a multiples características, para que este sea eficaz, algunos de ellos son:

  • Eficiencia y eficacia.
  • Adecuación.

El metodo de dominio tiene por objeto, el asegurar la eficacia y la eficacia de las actividades.

Se ha establecido que debe controlarse los efectos y resultados de las decisiones, y para ello es imprescindible un metodo de control. El metodo de control, debe estar formado por 3 subsistemas, que se corresponden con los de decisión. Estos subsistemas son:

De dominio estratégico

De dominio gerencial

De dominio operativo

El proceso de dominio se aplica en áreas concretas o a unidades organizacionales. Cada función organizacional, tiene áreas críticas que deben ser controladas.

Casi todos los procesos administrativos y las técnicas concretas, están vinculados directa e indirectamente con el control. Algunas de las técnicas  actuales mas utilizadas son:

  • Técnicas de Control Presupuestal.
  • Presupuestos por Programas.
  • Análisis de Costo / Beneficio.
  • Análisis de Redes.
  • Administración por Excepción.
  • Administración por Objetivos.

En una organización se puede implantar controles de 3 formas:

  • antes de que empiece la actividad. (control previo).
  • Mientras la version se lleva a cabo. (control concurrente).
  • Después de que la version ha sido terminada. (control consecutivo o retroalimentación).

La mayor parte de los esfuerzos de control, se orientan hacia áreas que son: personal, finanzas, producción, información y cumplimiento de la organización. Este hecho respalda la idea de que los administradores, deben alarmarse del control, a fin de mantener o optimizar la eficacia global de la organización.

Al establecer un proceso de control, no solicita organizar un complejo metodo para que cumpla todas las funciones. Lo que si implica es organizar a todos los componentes, cualquiera que sea su dependencia, dentro de la universidad, para asegurar el funcionamiento de este metodo tan importante.

 
CAPÍTULO 14

EL SISTEMA COORDINACIÓN

La coordinación administrativa, es una version que tiene su origen, particularmente en la planeación y en la toma de decisiones. La coordinación se nutre de una decisión o un conjunto de decisiones, de tipo pragmático.

La coordinación consiste: en alcanzar las cosas sucedan en el lugar adecuado, por la o las individuos idóneas, en el instante oportuno, y a los costes previamente estipulados. La coordinación es significativo para la existencia de un organismo. La coordinación es lo opuesto de la division de trabajo, y su importancia es diferente. La division de trabajo separa las tareas de sus partes componentes, y lo significativo aqui es el ahorro de esfuerzos. La coordinación por su parte, reúne las tareas separadas de una forma distinto y lo que importa es, la sincronización de esfuerzos. Ambos  aspectos son necesarios para alcanzar la eficacia productiva.

El metodo de coordinación esta siempre en la realidad organizacional, adaptándola a las multiples exigencias de la situación. La coordinación, en efecto, no consiste ni termina en una decisión, en una acción: esta no se puede ordenar, sino que resulta de todo un conjunto de acciones, de decisiones, de actitudes y de comportamiento en los que se manifiestan y se compone el proceso administrativo. Siendo la coordinación una de las funciones básicas, en el desarrollo de la administración en cualquier ente social, es indispensable identificarla con cada uno de los componentes que  interviene en su proceso.

La coordinación no solo abarca las acciones y las operaciones, sino además los bienes y todo ello, por medio de una estructura apropiada. Por tanto, al coordinar habrá que considerar los bienes con que cuente un ente social: los humanos, los financieros, los materiales, así como el factor estructural.

 
CAPÍTULO 15

ÁREAS FUNCIONALES BÁSICAS O SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Cada área funcional, tiene su respectiva importancia dentro de la estructura organizacional, cada una de ellas, ha sido objeto de repaso por ingenieros en la materia.

El área funcional se entiende como: un tipo de actividad  primordial que esta siendo ejecutada.

La coordinación es ese proceso integrado por medio del cual, se ajustan las partes de ellas, de forma que funcione armónicamente y sin fricciones o duplicaciones, dando cada sector o hombre su maxima contribución a ese todo.

 
CAPÍTULO 16

LA FUNCIÓN DE LA GERENCIA GENERAL

Cada unidad orgánica, fuera de la gerencia general, esta diseñada para una labor significativo de carácter específico. La unica excepción es la gerencia general. Su labor es multidimensional.

La gerencia general es el órgano que dirige, decide la visión y establece normas; afrontando tareas específicas, problemas estructurales y estratégicos de la dirección superior; en relación con el tamaño, la complejidad, la diversidad, la diversificación, el crecimiento, el cambio y la innovación.

Así como los gerentes individuales, se diferencian mucho entre sí en cuanto a sus cualidades y sus estilos de dirección, además lo son los puestos y posiciones gerenciales.

Los niveles administrativos son:

Alta dirección: se ocupa de la administración general de la empresa. Los gerentes a este nivel, observan las variables ambientales. La labor de la alta dirección consiste en optimizar la posición competitiva de la empresa, crear tacticas corporativas.

Nivel administrativo: se ocupa del funcionamiento adecuado  de la organización. Los gerentes a este nivel, coordinan tareas basicas en la compañia y actúan como vínculos entre la alta dirección y los niveles operativos.

Nivel operativo: En él se afirma de que se lleve a cabo el trabajo. Los administradores a este nivel, se encargan de tareas.

Los gerentes reciben mas superioridad y responsabilidad en los niveles superiores: desempeñan diferentes funciones operacionales y se dedican  diferentes actividades, y el uso del tiempo de estas individuos y las cualidades requeridas, además son diferentes.

La eficacia de los gerentes generales, depende de su capacidad para desenvolverse en ambientes específicos, llamados organizaciones. Aunque estos ambientes pueden tener varias funciones comunes, son diferentes en objetivos, tamaño, estructura, complejidad y clima organizacional.

La gerencia general, para llevar a cabo las responsabilidades y tareas bajo su cargo, se debe ayudar en la categorización, es decir, en subfunciones como auditorías internas, relaciones públicas, asesoría jurídica, centro de información, estas son varias de las de mayor uso.

 
CAPÍTULO 17

EL SISTEMA DE MERCADOTECNIA

Los responsables de mercadotecnia, deben poseer un conjunto de conceptos e instrumentos, que les permita entender la complejidad del ambiente de la organización y sus oportunidades.

Dos componentes importantes sirven para crear el análisis, son:

  1. El analisis del metodo de mercadotecnia

Se refiere a reconocer los primordiales componentes institucionales, en una ambiente en que la organización interactúa, para producir resultados en el lugar de mercado. Este analisis abarca 3 niveles para maximizar el alcance y la complejidad.

  1. Análisis del metodo de intercambio.
  2. Análisis de la mercadotecnia organizacional.
  3. Análisis macro ambiental.

 

  1. El analisis del proceso de la mercadotecnia.

Aquí se analizara el proceso de mercadotecnia estratégica, que define el entorno mas grande, para llevar a cabo las tareas cotidianas de la organización. Este es un proceso de administración para examinar posibilidades de mercado, y escoger posiciones en los planes y controles que crean y respaldan, negocios viables que llenan los objetivos organizacionales.

Las tareas de la mercadotecnia, tienen enorme importancia en la distribucion de los escasos recursos, tanto energéticos como alimenticios, ya que aceptan crear frente, a las necesidades de una sociedad.

La competencia entre las empresas, es aún intensa en la totalidad de los casos, esto obliga a que deben estar notificaciones para ajustar sus aplicaciones de mercadotecnia, a los cambios que se están dando.

El metodo de mercadotecnia debe de interrelacionarse armónicamente con otros sistemas, para alcanzar objetivos generales de la empresa. La gerencia de mercadotecnia, debe interrelacionarse con ingeniería de producto, con compras, con fabricación, con finanzas, con personal.

 
CAPÍTULO 18

EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN

Los sistemas de producción constan de procesos y tareas necesarias, para transformar los diferentes insumos, en bienes o servicios. Los sistemas de producción existen en todas las organizaciones, y se componen de personal,  materiales, dinero, información. El efecto final de un metodo de producción, es ampliar el precio al mejorar, al ampliar o al regresar a ordenar los insumos.

Un metodo de producción es el proceso específico por medio del cual, los componentes se transforman en productos útiles.

La producción y la productividad, son de interes tanto en el sector privado como en el público, y en todas las ramas económicas.

La manufactura es una forma especial de producción, mediante la cual, la materia prima y los materiales semiterminados son procesados y convertidos en productos terminados, necesarios para los consumidores.

A partir de los conceptos de producción y manufactura, se puede concluir que la producción engloba un todo y que se puede producir servicios, además de bienes.

El metodo de producción debe coordinarse y transmitirse en forma continua, con las otras áreas funcionales de la organización. La gerencia de producción de crear una revisión de sistemas de la organización, cuando realice sus actividades.

 
CAPÍTULO 19

EL SISTEMA DE FINANZAS

Un metodo de finanzas es, en su esencia, una función básica de planeación, de pronósticos, de cálculo y de aprovisionamiento de dinero.

Finanzas: es el uso óptimo de recurso, e cuanto a cantidad, calidad y oportunidad, tanto de las fuentes que suministran fondos como del empleo que ellos  se hacen.

Las finanzas se ocupan de los procesos, instituciones, mercados e artefactos mediante los cuales, se rige la circulación del dinero entre las personas, las industrias y los gobiernos.

Las finanzas representan un asunto de enorme importancia en varias tareas administrativas. La administración financiera esta relacionada con la labor de mantener la liquidez y lo lucrativo de una empresa. La mayor parte de las decisiones empresariales, se miden en terminos financieros, el papel del administrador financiero resulta de vital importancia. Todos los sistemas o áreas funcionales que conforma una organización, solicita de un conocimiento mínimo de la función de finanzas.

El metodo de comercialización solicita una inversión, tanto de capital fijo, como de capital de trabajo, con el propósito de producir un flujo de fondos.

 
CAPÍTULO 20

EL SISTEMA DE PERSONAL

La administración de personal es, un componente primordial de la amplia función administrativa y tiene raíces y ramificaciones que se extienden a través y mas allá de cada organización como tal, es mas que la administración de individuos por supervisores o jefes, y además es más, que las responsabilidades de personal que se designa a un administrador o distrito específico.

La administración de personal constituye, un metodo de varias tareas interdependientes. Cuando las tareas están interrelacionadas, forman un sistema. Un metodo consta de dos o mas partes (subsistemas) que interactúan, sin embargo que poseen repetitivamente, límites claros y precisos.

Sistema de personal: es un proceso de tareas necesarias para incluir personal en la organización, y mantener un alto cumplimiento de los empleados.

Para establecer los objetivos del metodo de personal, hay que considerar dos pasos.

  1. Saber dónde nos encontramos.
  2. Saber en dónde deseamos estar.

Las discrepancias entre las condiciones deseadas y las reales o las potenciales condiciones futuras, constituyen las fuentes de los objetivos. Los objetivos estimulan las decisiones sobre las acciones que tomaremos, para disminuir las discrepancias.

Los objetivos de una compañia son: crear frente a las necesidades de bienes y beneficios específicos y satisfacer las necesidades de todos los empleados. El triunfo de estos esfuerzos esta condicionado en su  mayor parte, por los esfuerzos de los bienes humanos. La importancia de dar el debido reconocimiento a las relaciones humanas y, por consecuencia, es de suma importancia, que las tareas administrativas reconozcan el elemento humano en las operaciones diarias de una empresa.

La gerencia de personal y las demás gerencias de linea deben coexistir, su interrelación es muy importante.

 
BIBLIOGRAFÍA

RODRÍGUEZ VALENCIA, JOAQUÍN (1998). INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE SISTEMA, EDITORIAL: ECAFSA, TERCERA EDICIÓN, MEXICO, D. F., 730 pp.

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