¿Sabes cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa?

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Tenemos que vaciar el archivo, ya no cabe nada. ¿Qué logramos tirar? ¿los últimos cuatro años? ¿los últimos cinco? ¿más? ¿hemos de guardar todas las facturas? ¿las de inmovilizado también? Preguntas que se repiten cada año y que, en realidad, no tienen una unica y sencillo respuesta.

A continuación, se indican algunas pautas que deberían continuar las empresas para establecer los límites temporales en la conservación de la documentación empresarial, teniendo en cuenta la regla real en materia de prescripción mercantil, fiscal y general.

Normas mercantiles

El Código de Comercio dispone que los empresarios deben reservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

Además, en varias ocasiones, es exacto consultar cuestiones contables o mercantiles de mucho tiempo atrás, por ejemplo, con ocasión de la venta de unas acciones adquiridas hace muchos años, es factible que se precise de las escrituras de compra de las mismas y de la revisión de los apuntes contables realizados en su momento.

Por tanto, no solo las empresas deben reservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy aconsejable reservar indefinidamente la próximo documentación:

Normas tributarias

La Ley General Tributaria constituye el archiconocido plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de exposición de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de las mismas.

Dicho plazo además perjudica a la oportunidad del contribuyente para pedir y sacar la devolución de sus impuestos.

No obstante, este plazo puede interrumpirse por cualquier acción de Hacienda debidamente notificada o por la interposición, por el contribuyente, de reclamaciones o recursos de cualquier clase. Por tanto, antes de crear el clásico ejercicio de contar hacia atrás cuatro años para decidir que documentación destruir, es exacto revisar si, en algún impuesto, se ha interrumpido el plazo de cuatro años.

Atención a las razones y pérdidas fiscales

Además, con las noticias fiscales introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones es de diez años desde la finalización del plazo de exposición de la declaración en que se generaron.

Por tanto, para los ejercicios en que se han generado esos incentivos, el plazo de prescripción no es cuatro sino de diez años, salvo que el último ejercicio en que han sido aplicadas ya haya prescrito.

Una vez transcurrido el plazo de diez años, Hacienda aún podrá exigir, siempre que el último ejercicio en que han sido aplicadas no haya prescrito, la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades y las Cuentas anuales del ejercicio en que se generaron.

Cuidado con los requisitos de información de Hacienda

La version sometida a un plazo prescripción se limita a las actuaciones indicadas anteriormente sin embargo no a la version de comprobación, que, por ejemplo, pueda afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección.

Por tanto, a estos efectos, las empresas deberían reservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el período de prescripción mercantil de seis años.

La desatención de un requerimiento de información estando obligado a ello puede llegar a suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000 euros, por lo que es conveniente ser cauto.

Otra documentación específica

Existe determinada documentación que es exacto reservar mas allá de los cuatro, 6 e inclusive diez años indicados anteriormente.

Por ejemplo, si una compañia tiene derecho a amortizar definidos gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en la cuenta de resultados de los ejercicios futuros, además la inspección tiene el derecho a verificar el principio de tales cargos, pese a que procedan de ejercicios prescritos. Por tanto, para las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, debe comenzar a computarse el plazo de prescripción desde el ejercicio de la ultima amortización practicada.

Lo mismo ocurre con definidos  instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y, en general, todos aquellos gastos e ingresos que se van imputando en la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de muchos ejercicios.

Otros plazos especiales

El Código Civil además regula la prescripción y muestra los distintos plazos de la misma, es decir, el plazo máximo que la regla constituye para ejercitar un definido derecho.

Señala que las acciones confidenciales que no tengan señalado término especial de prescripción, prescribirán a los 15 años, contados desde el instante en que fuese factible el ejercicio de la acción. Este tipo de acciones son las generalmente relacionadas con las tareas comerciales de las empresas.

Eso significa que las industrias asumen todas las responsabilidades derivadas de sus actividades, las cuales pueden ser exigidas en el futuro por terceros dentro de los plazos de prescripción. Por tanto, aquellas tendrán interes en conservar, durante ese plazo, los datos que avalen sus actuaciones, por si alguien interpone una demanda exigiendo responsabilidades.

Por otra parte, en materia de responsabilidades por defectos de calidad de los materiales o por vicios ocultos en general, pueden existir reglas multiples que establezcan distintos plazos de prescripción en relación con determinadas tareas o sectores, por lo que cada compañia tendra aprender su caso.

En Blog de sage | Cómo economizar en el Impuesto de Sociedades a través de la consolidación fiscal

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