¡Todavía guardas las facturas en un cajón! ¿Y por qué no utilizas tu móvil?

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El autónomo o diminuto empresario que guarda tickets y facturas en cajas de zapatos o en un cajón es una especie en peligro de extinción. La tecnología ha avanzado mucho y hoy es factible controlar toda la información de una forma mucho mas sencilla y ventajosa. Sage Gastos y Facturas es un buen ejemplo de ello.

Perder una enorme suma de tiempo registrando facturas es un despilfarro que no nos logramos permitir. Es muy significativo contar con un procedimiento veloz y fácil de realizarlo que nos garantice la disponibilidad de la información de facturación en tiempo real.

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Amontonar la información no es una buena forma de almacenarla

Cuando se recibe una factura, una oportunidad es dejarla aparcada. Podemos dejarla en un rincón, en la típica caja de zapatos, en una bolsa de plástico, en un cajón. Dejamos que pase el tiempo y un buen dia recogemos todas para ponerlas en orden.

Hasta que llegue ese día, cada una de las facturas es como un coche parado. Conserva toda la información, sin embargo no la estamos empleando. No lo hacemos porque nos resulta engorroso, porque estamos aguardando un instante mas adecuado. Estamos renunciando a un significativo activo para nuestra empresa: disponer de información actualizada en tiempo real.

La importancia de la modernización en tiempo real

Si al mismo tiempo que recibimos la factura actualizamos la información contable, disfrutaremos de un preferible control. Podemos descubrir antes cambios de tendencia en la evolución de nuestros gastos. Seremos conscientes de ellos cuando surjan. Quien la aparca en una caja de zapatos exclusivamente podrá saber su resolución cuando haya puesto en orden los datos.

La diferencia en los tiempos de respuesta es muy significativo porque es acumulativa. Si aparcamos los documentos, cuando queramos corregir potenciales desviaciones, habremos dado tiempo a que surjan nuevos problemas. No exclusivamente estamos retrasando la solucion a las deficiencias originales que ponía de manifiesto esa información, sino que además estaremos dando alternativa a que se generen nuevas disfunciones.

La información de facturación actualizada en tiempo real acepta seguir de forma sigue nuestras relaciones con usuarios y proveedores. Podemos efectuar comparaciones y aprender evoluciones. Las alarmas y las posibilidades se ponen de manifiesto con rapidez, lo que facilita la toma de las mejores decisiones.

El precio de la disponibilidad de información

El proceso de transformación de los documentos de facturación en registros e información disponible es de sumo valor. Dejamos de depender de que las individuos responsables estén en el mismo lugar donde conservamos las facturas. Los distintos departamentos de la compañia pueden convertirse en usuarios de esa información.

Almacenar esa información en la nube aporta un plus de disponibilidad. Podremos echar mano de ella en cualquier instante y lugar dotado de conexión. Otra mejoría asociada es que nos admitirá acortar los tiempos de cobro, porque no habrá que permanecer a ponernos al día.

Los dispositivos moviles con Sage Gastos y Facturas son vuestro enorme aliado

Los dispositivos móviles nos aceptan ir olvidándonos de la caja de zapatos con facturas. Dejaremos de permanecer hasta ese dia en el que tendremos que introducir los documentos en nuestra solucion de gestión. En definitiva, tendremos mayor control, mejoraremos nuestra foto y evitaremos retrasos.

Con Sage Gastos y Facturas y un equipo con sistema operativo IOS o Android, logramos importar nuestros contactos sencillamente y registrar un gasto con tan solo introducir una descripción, un importe y tomar una fotografía de la factura.

Y lo mismo logramos crear con las facturas que enviamos a los clientes. En cuestión de segundos puede quedar confeccionada, registrada y enviada al cliente.

En 2° lugar, el propio equipo es aprovechado no exclusivamente para efectuar el registro, sino además para subirlo a la nube.

Igualmente, gracias a los dispositivos móviles, podremos disponer en cualquier instante y lugar con conexión de la información de nuestros gastos y facturas. Además, lo haremos de una forma muy visual.

Y además podremos estar pendientes de si las facturas se han cobrado. Pinchamos sobre facturas pendientes y logramos hallar la factura y el contacto para poder hablar con él e inclusive para regresar a enviar la factura.

Sage Gastos y Facturas es un paso adelante en la gestión administrativa. Nos acepta eludir pérdidas de tiempo. Además, nos garantiza tener la información de facturación constantemente actualizada de una forma rápida, sencilla y accesible. Sin desconfianza el cambio nos hará mas profesionales de cara a nuestros clientes, al mismo tiempo que daremos un paso mas (y necesario) en pos de la transformación digital de vuestro negocio.

En Blog Sage |  Todo lo que debes saber ante la prohibición de pagar facturas mas allá de los 60 días (infografía)
Imagen | ThinkStock

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