¿Todavía no sabes qué es la gestión invisible y por qué puede ser ideal para tu empresa?

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Hace unas semanas, Stephen Kelly, CEO de Sage a nivel mundial, resaltaba en un encuentro con la prensa celebrado en Madrid la importancia de la gestión invisible. Además, señaló a la inteligencia artificial como motor de ese cambio.

Las soluciones de gestión disponibles para las pymes han mejorado considerablemente en los últimos años. La transformación digital ha incrementado la accesibilidad que tienen las pymes a tools de calidad, al mismo tiempo que ha reducido los costes. Ahora pueden disponer de diversas categorías de software muy especializado y completo, lo pueden crear en cualquier instante y lugar y sin obligación de efectuar enormes inversiones.

¿Qué es la gestión invisible?

La gestión invisible es un concepto que se apoya en el soporte de mejoradas respuestas de gestión para que el trabajo administrativo sea mucho más fluido, fácil y cómodo. Todo es mucho mas automático.

La inteligencia artificial va a permitir sustituir la actuación humana por la de las máquinas y computadores en varias áreas. Afectará, por ejemplo, a multiples labores administrativas.

Sin embargo, no van a quedar actividades administrativas sin hacer. Todo lo contrario, se van a crear de forma rápida y sin distraer nuestra atención. Precisamente, dirigir bien la atención es prioritario. Se intenta de que sepamos en cada instante qué evento legal, trámite o gestión demanda vuestro tiempo. Un metodo de gestión inteligente nos avisa siempre que es necesario, sin embargo jamás cuando no lo es.

¿Significa eso que pymes y autónomos van a dedicar menos tiempo a la gestión administrativa? No necesariamente. La gestión invisible evitará que se centren en las labores de mero trámite, sin embargo proveerá tools para que puedan dedicar con solvencia tiempo al análisis y seguimiento de las decisiones estratégicas.

Muchas técnicas de gestión empresarial estaban fuera del alcance de las pymes porque desbordaban el tiempo y los conocimientos de que disponen. Ahora hay varios más instrumentos a su alcance para manejar el negocio y planificar las mejores decisiones de forma cómoda, rápida y sencilla.

Por otro lado, las asesorías también verán liberada una enorme suma de tiempo. Lo podrán dedicar aconsejar en los nuevos caminos que emprendan sus clientes, depurar todavía mas sus procesos de gestión administrativa y a contestar ante todas las dudas e dudas importantes.

¿Qué mejorías aporta la gestión invisible?

Las mejorías son cuantiosas, especialmente para pymes y autónomos. Veamos varias de las principales.

La gestión invisible facilita el desempeño de trámites de forma acorde a las normas

En la gestión tradicional, el personal administrativo ocupaba una parte de su tiempo rellenando formularios y modelos. Los errores y despistes son una fuente de incumplimiento. Otro dilema es el desconocimiento, especialmente cuando se implantan obligaciones novedosas. Ahora mismo lo estamos viendo con el SII. Quienes no han optado por soluciones adecuadas, ven su implantación como un obstáculo muy complicado de superar.

En una gestión invisible son las respuestas de gestión las que nos van orientando en el desempeño de trámites y normas. Además, recaban la información necesaria de forma automatizada y nos envían las notificaciones pertinentes para que sepamos en qué punto es imprescindible el consejo de vuestro asesor o una decisión por nuestra parte.

Se reducen los tiempos que se dedican a labores mecánicas

La automatización llega, fundamentalmente, a 2 tipos de labores administrativas. Por un lado, hallamos las que se elaboran siempre de la misma forma. Por otro, están las que se efectúan de forma distinto en función de las circunstancias, sin embargo siempre dentro de un conjunto de condiciones que, una vez conocidas, crean que no haya que tomar decisión alguna para desempeñar la tarea.

De este modo, el personal administrativo se puede centrar en las labores que reclaman su criterio. En ellas, pueden existir dificultades de apreciación, valoración, encuadramiento en una categoría determinada, etc. No obstante, inclusive en esos casos, el personal responsable de esas tareas las realizará guiado por la información procesada por sus respuestas de gestión.

Las pymes pueden entrar a tools especializadas de gestión

Hasta no hace mucho, las pymes que querían apostar por respuestas de gestión de calidad debían invertir de forma visible. Había que incluir equipos potentes, que soportasen el software mas avanzado. Además, requerían la contratación, de forma ocasional o habitual, de personal muy especializado en el manejo y mantenimiento de esos programas. Eso suponía maximizar las necesidades de financiación de las pymes.

Hoy son los distribuidores de esas tools quienes invierten en el layout y mantenimiento. Las soluciones en la nube aceptan a las pymes pagar exclusivamente por lo que utilizan y necesitan. Existe una enorme suma de servicios, que sirven de red de soporte para todas las necesidades administrativas, sin embargo no se costean mientras no se emplean.

Se hace mas fácil descubrir los fallos en la gestión

La inteligencia artificial va un paso mas allá de que las máquinas se hagan cargo de actividades que, hasta la fecha, han sido humanas. Requiere que sean capaces de aprender, de extraer toda la información necesaria para eludir los fallos.

Pero no exclusivamente las máquinas se equivocan menos, sino que también son capaces de manejar nuestra actuación y descubrir nuestros propios errores. Por ejemplo, el big data esta descubriendo patrones ocultos hasta el instante con implicaciones muy importantes. Se aprecian fallos y posibilidades que no se deben perder. La tecnología esta a vuestro lado, en un 2° plano, progresando nuestra actuación.

Se transmite confianza y soporte a los gestores

La gestión invisible cambia el punto de vista del gestor del negocio. Supone un soporte constante a su actuación. Más allá del desempeño de obligaciones, hay mucha información habilitada de forma sencilla.

Estamos hablando de respuestas adaptables a los requisitos de cada emprendedor. Él es el que va agregando módulos y funcionalidades, sin embargo las respuestas de gestión responden de forma inteligente. Un aspecto muy significativo es que se adapten a los conocimientos de los autónomos y diminutos empresarios.

La gestión invisible aporta credibilidad a los proyectos

Uno de los miedos habituales de los terceros que se interesan por un proyecto emprendedor es la oportunidad de que quien lo emprende se vea superado por una maraña de trámites y burocracia ante la que no sepa desenvolverse. La gestión invisible minimiza ese riesgo. A la misma vez, libera una parte muy valiosa de su tiempo, que puede destinar a la mejora de la planificación y al analisis de las decisiones críticas.

También saben que la calidad de la gestión de diminutos negocios mejora considerablemente. Disponen de mucha mas información y medios para emplearla. Eso tiene unas implicaciones directas en la toma de mejores decisiones.

Es un avance en la filosofía de automatización

Las labores administrativas son exclusivamente un aspecto de la automatización de procesos en la empresa. Por ejemplo, debemos tener en cuenta que los robots van a ser intérpretes en un numero cada vez mayor de tareas.

Un subido grado de automatización en labores como la gestión de las nóminas y el personal, de la contabilidad y la tesorería, de los inventarios, de los impuestos o de las relaciones con los usuarios suministra información que puede ser tomada como un input por los robots del área de producción.

Con la gestión invisible avanzamos hacia una gestión cada dia un poco mas inteligente. Está diseñada para que no se note el tiempo que la dedicamos, sino la mejora que obtenemos gracias a ella.

En Blog Sage | ¿Qué aportan las redes sociales a los procesos de las pymes y los autónomos?
Imagen | Thinkstock

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