Todo lo que debes saber sobre el proceso de conciliación bancaria

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La totalidad de las industrias elaboran de forma usual procesos de conciliación bancaria. Pero ¿se efectua de forma adecuada? ¿Se puede crear mas eficiente? En el próximo capítulo te comentamos los pasos para efectuar una conciliación de gastos y las claves para lograr mejores resultados con este proceso.

La conciliación bancaria es un proceso que consiste en comparar los apuntes contables que una compañia tiene contabilizados en los libros de los extractos de sus cuentas corrientes y los ajustes que la propia entidad bancaria efectua sobre la misma cuenta. Se intenta de un proceso no obligatorio, sin embargo sí muy recomendable para cualquier empresa. Su objetivo no es crear coincidir los saldos de bancos que tiene registrados la compañia con los extractos de esas cuentas, sino reconocer con visibilidad qué es lo que ha generado la diferencia.

Hablamos de un proceso muy recomendable para todas las compañías porque es suficiente usual que el desembolso de las cuentas bancarias y el de los territorios de cuentas de los bancos no coincidan con los libros de empresa. Con este método conseguimos llevar una contabilidad clara, fiable y transparente.

Conciliación bancaria

Pasos a seguir:

  1. Recopilación de la documentación necesaria. En 1° lugar necesitamos que el banco nos proporcione un extracto del mes(30dias) o del período que queremos conciliar, así como el libro de contabilidad de ese mismo periodo. También necesitamos el informe de la conciliación anterior, para poder analizar los saldos preliminares y los ajustes pendientes.
  2. Comprobación entre los apuntes contables y la información bancaria. El 2° paso es crear la conciliación. Si se efectua de forma manual, comenzaremos comprobando el desembolso inicial y el final, y si vemos que hay alguna diferencia, revisaremos y verificaremos los movimientos. Aun así, recientemente existen tools que digitalizan y automatizan este procedimiento, de forma que se efectua de forma mucho mas rápida y sin errores.
  3. Generación del informe. El 3° paso es crear constar toda la información del proceso en un informe o informe de conciliación, que se archivará para un seguimiento correcto mes(30dias) a mes. Tanto si hacemos el proceso de forma tutorial o automatizada, es recomendable llevar un registro de las conciliaciones, ya que es factible que una diferencia en los saldos se solucione al cabo de uno o muchos períodos de haberse producido.
  4. Realización de los ajustes necesarios. Este último paso no forma parte de la conciliación bancaria exactamente, ya que el objetivo es reconocer las diferencias de los valores registrados, sin embargo forma parte de la lógica del proceso. Una vez detectados los descuadres, se elaboran los ajustes necesarios: se crean los apuntes contables que no constaban en el libro de contabilidad de la empresa, se rectifican errores en importes o conceptos, o se eliminan los apuntes duplicados.

Consejos para un proceso de conciliación bancaria mas eficiente

  • Ten a mano toda la información y documentación necesaria. Para poder descubrir la información que nos falta, la errónea o la mal ubicada, cuánta mas información tengamos, mejor.
  • Ten en cuenta la caja. Es muy significativo no olvidar la caja. También forma parte de la tesorería de la empresa, por lo que si no la tenemos en cuenta pueden aparecer errores en la conciliación.
  • Concilia por tramos. Es recomendable comenzar el proceso comprobando el desembolso final del mes(30dias) anterior, y si es imprescindible inclusive de mas tiempo atrás. Esta experiencia nos servirá por si hemos contabilizado un movimiento en una fecha anterior al cuadro de saldos. De esta manera, si hallamos un fallo no hará falta revisar punto por punto, sino por intervalos.
  • Analiza los descuadres. Es común que los errores contables se produzcan por errores comunes o diminutos descuidos como por ejemplo: duplicar un apunte, no contabilizar un movimiento o equivocarse en el orden de una cifra. Antes de perder tiempo revisando punto por punto, podrias probar de reconocer el principio del descuadre pensando en errores de este tipo y verificar si lo logramos vincular con errores de este tipo. De esta forma nos ahorraremos tiempo.
  • Si te encuentras con un caso sin justificación, consulta con tu entidad bancaria. No es habitual, sin embargo además puede suceder que los bancos cometan algún error. Nos pueden cobrar o ingresar un importe que no nos corresponda, o que se equivoquen de cuenta si tenemos algunas cuentas en la misma entidad. Si te encuentras con un caso sin justificación o teneis alguna duda, consulta con tu entidad bancaria.
  • Utiliza las partidas conciliatorias como último recurso. Poner el descuadre en una partida aparte para que nos coincidan las 2 partes es una solucion fácil, sin embargo no la mas efectiva, ya que el descuadre continua estando allí. Si se acumulan descuadres en exceso, la contabilidad de la empresa estará cada vez mas alejada de su realidad, y será mas complicado poner orden.
  • Automatiza el proceso. Como sabes, en el dia a dia en el que nos movemos, cualquier gestión tutorial solicita mas tiempo y tiene mas oportunidades de error. Lo mismo pasa con el proceso de conciliación bancaria. Existen tools que automatizan y digitalizan el proceso o parte de él para que la labor se mas productiva y este mas controlada.

Si teneis mas preguntas acerca de este proceso, la plataforma líder en gestión de gastos de viajes de empresa, Captio, ha elaborado la guia gratis titulada “Conciliación bancaria paso paso” donde expone todo sobre esta tarea: qué es, quién la realiza, cuando y por qué se debe hacer, los errores frecuentes que te podrias hallar y ejemplos prácticos y plantillas, entre otras cuestiones.

El capítulo Todo lo que debes saber sobre el proceso de conciliación bancaria muestra termina en vuestro blogger Comunidad de Emprendedores.

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