Todo lo que hay que tener preparado para presentar las cuentas anuales de la empresa

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Con la entrada del mes(30dias) de julio, viene el instante de cerrar obviamente el ejercicio 2016 de las industrias con los 2 últimos hitos pendientes: la exposición del Impuesto de Sociedades y el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Hace unos días hacíamos mención a toda aquella información del modelo 200 que era posible ir cumplimentando para recorrer y tener listo el impuesto a primeros de julio.

Y con el depósito de cuentas ¿puede anticiparse trabajo? Por supuesto que sí. A continuidad vemos cómo, sin embargo recordad que Sage pone a nuestra disposición a través de su web(www) toda la información necesaria y actualizada sobre las ultimas noticias legales que es exacto saber para estar al día.

El plazo para depositar las cuentas anuales

La totalidad de sociedades depositan sus cuentas a terminos de julio. Tienen el día 31, gravado a fuego, como límite. Pero, realmente, ¿es ese el plazo?

Sí y no. La norma mercantil constituye que, desde el cierre contable del ejercicio (normalmente 31 de diciembre), las sociedades disponen de seis meses para aprobar las cuentas anuales (es decir, máximo 30 de junio) y un mes(30dias) complementario para depositarlas en el Registro Mercantil correspondiente a su provincia.

Por tanto, nada impide (salvo, en su caso, las obligaciones de convocatoria de Junta) que las sociedades anticipen la aceptación de las cuentas anuales a cualquier dia entre el 1 de enero y el 30 de junio y depositen mucho antes de terminos de julio sus cuentas.

Composición de las cuentas anuales

Se componen de balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria.

Además, si la comunidad que deposita las cuentas no es una pyme, tendra acompañar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

Las sociedades obligadas a auditarse además incluirán el Estado de Flujos de Efectivo y, por supuesto, pese a que eso no forme parte de las cuentas anuales, el Informe de Gestión elaborado por los administradores y el informe de auditoría debidamente firmado.

La certificación de la Junta

Como se ha señalado anteriormente, antes de 30 de junio debe reunirse la Junta General de Socios y aprobar las cuentas anuales del ejercicio y la distribución (aplicación en caso de pérdidas) de los resultados del ejercicio.

Pues bien, al depósito, debe acompañarse una certificación elaborada y firmada por el administrador (secretario con visto bueno del director en el caso de Consejo de Administración) del contenido literal de esa Junta.

La certificación debe contener, además de lo aprobado, el porcentaje de miembros asistentes, mención a la convocatoria efectuada o la indicación de que es universal (asisten todos los socios), identificación del director y el secretario, indicación -en su caso- de que se cumplen los requerimientos para formular cuentas anuales abreviadas o de pymes, numero de páginas, firma, fecha de aceptación y fecha de certificación que, lógicamente, debe ser consecutivo a la de aprobación.

Si incorporan informe de auditoría, debe hacerse mención expresa a que las cuentas anuales aprobadas coinciden con las auditadas.

Además, algunos Registros Mercantiles obligan a que el garantía incluya el codigo alfanumérico de la huella digital que se acompaña al depósito.

Otra información necesaria

Evidentemente, debe indicarse toda la información identificativa de la sociedad: NIF, razón social, domicilio social, documentos registrales (tomo, hoja, libro…), así como el numero de empleados del ejercicio depositado y el anterior.

En el caso de que la comunidad haya adquirido acciones propias, debe incluir las actas que aprueban la operación. En caso opuesto se presenta una comunicacion negativa de autocartera (simplemente marcando una cruz en el NO).

Conviene tener presente que, en caso de que la Junta haya sido convocada mediante anuncios, se precisa aportar al depósito copia de los mismos.

Al introducir toda la información indicada, el software informatico de depósito de cuentas del Registro Mercantil genera una huella digital con un codigo alfanumérico único, que además debe ser depositado, previa firma de los administradores.

En Blog de Sage | ¿Qué hay que crear si la inspección de Hacienda se presenta por sorpresa?

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