Todo lo que una empresa necesita saber sobre la conciliación bancaria

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A menudo gritamos “¡socorro!” al verificar si los saldos de los bancos coinciden con vuestro registro de cuentas. Sin embargo, no hay que alarmarse. No nos pasa a nosotros solos. Por lo general, es normal que el extracto del banco y nuestra contabilidad o tesorería no coincidan al 100%.  Para que esto no ocurra y poder solucionarlo, existe el proceso designado conciliación bancaria.

La conciliación bancaria es el acto de cotejar el saldo real de los extractos bancarios por cada una de las cuentas que tiene la compañia con los desplazamientos contables de entradas y salidas de tesorería de dichas cuentas, al mismo tiempo que se corrigen las diferencias existentes. Es la unica forma de conseguir llevar una contabilidad clara, fiable y transparente.

Se intenta de un proceso no obligatorio, sin embargo sí muy recomendable para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Su objetivo no es crear coincidir los saldos de bancos que tiene registrados la compañia con los extractos de esas cuentas, sino reconocer con visibilidad qué es lo que ha generado la diferencia para que ultimamente se pueda corregir y nuestras cuentas sean un leal reflejo de la realidad de la empresa.

La importancia de la conciliación bancaria

Se realice de forma automática o manual, la conciliación bancaria es algo inevitable. Pero no por capricho contable, sino por motivos como los que recopilamos a continuación:

  • Ayuda a resolver diferencias entre la contabilidad y la realidad de la tesorería empresarial.
  • Permite cotizar si existen diferencias temporales por el propio movimiento financiero o existen partidas pendientes de contabilización. Por ejemplo, en varias ocasiones, debido al tiempo en el que se registran las partidas en la compañia y en el banco, los saldos no suelen coincidir. Además, la propia app del criterio del devengo en la contabilidad de las industrias que se diferencia con el criterio de caja de las cuentas corrientes, hace que los saldos puedan ser muy diferentes.
  • Evita errores y cargos innecesarios. Con la revisión podremos visualizar si en la cuenta bancaria muestra un cargo erróneo, por ejemplo.
  • Sirve para un control mayor del rendimiento de la empresa. Con la conciliación bancaria podremos visualizar una panorámica perfecta para comprender la evolución y estado de los ingresos y gastos.
  • Facilita dar una imagen real y transparente.

Cómo llevar a cabo una conciliación bancaria

Aunque puede llevarnos algo de tiempo, llevarla a cabo no nos resultará difícil si continuamos los siguientes pasos:

  1. Recopilar la documentación necesaria. Hay que ponerse en modo “rastreatror”. Necesitaremos extraer del banco un extracto de todos los desplazamientos del periodo de tiempo a conciliar (o recopilar los que nos hagan llegar por correo ordinario), así como tener acceso a un mayor de esa cuenta de bancos.
  2. Comprobar entre los apuntes contables y la información bancaria. Si el proceso de conciliación lo hacemos de forma manual, en una mano deberemos tener el extracto bancario del mes; en la otra, el registro de ingresos y gastos de la compañia correspondiente a ese mismo mes. Por último, cogeremos norma y  lápiz y comprobaremos linea por línea, concepto por concepto y suma por cantidad.
  3. Aun así, existen herramientas que automatizan este procedimiento, de forma que podamos realizarlo mas rápido. Para ello, utilizaremos un software de contabilidad en la nube que haga la conciliación bancaria automática. Nosotros solo tendremos que subir el extracto del banco y enlazar los ingresos y gastos con un movimiento definido del extracto.
  4. Informes. Lo ideal es que toda la información procesada en este proceso quede en un documento de conciliación, que se archivará para poder crear un seguimiento mes(30dias) a mes. Muchas individuos se saltan este paso, sin embargo con este documento es factible que una diferencia en los saldos se termine solucionando al cabo de uno o muchos meses.
  5. Realizar los ajustes necesarios. Una vez detectados los descuadres, se deberán efectuar los apuntes contables necesarios para que los saldos bancarios coincidan con los de contabilidad: desde nuevos asientos hasta suprimir apuntes duplicados o rectificar importes o conceptos.

Este último paso no forma parte precisamente de la conciliación bancaria, puesto que el objetivo de ésta es reconocer diferencias en los valores registrados. Pero igualmente es la consecuencia lógica de este proceso Es decir, la conciliación bancaria finaliza cuando las diferencias entre contabilidad y extractos bancarios están plenamente justificadas o cuando los saldos contables y bancarios coinciden.

¿Cuándo tengo que crear la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria suele hacerse cada mes, pese a que varias industrias deciden acortar el periodo y hacerla cada menos tiempo. No existe una norma ni un método estandarizado. Todo depende de como te sientas mas cómodo con tus cuentas y del tiempo que dispongas para ello.

Consejos para un proceso de conciliación bancaria eficiente

Tener varias cuentas bancarias que conciliar puede crear de este proceso algo tedioso. No obstante, logramos continuar unos pasos para que sea eficiente. Para empezar, debes de tener toda la información y documentación necesaria a mano. Facturas, pagos realizados, fraccionados…. Cuanta mas información tengamos, mejor.

Es recomendable conciliar por tramos. Por ejemplo, comenzar comprobando el desembolso final del mes(30dias) anterior, y si es imprescindible inclusive de mas tiempo atrás, hasta visualizar dónde coincidían los saldos. Realizarlo de esta forma nos admitirá que, si hallamos un error, no hará falta revisar punto por punto, sino por intervalos.

Analiza el porqué de los descuadres. A menudo los errores contables se producen porque se nos ha olvidado contabilizar algo o por diminutos descuidos, como duplicar un apunte, equivocarse en la cifra, etc.

En ocasiones extremas, logramos usar partidas conciliatorias. Por ejemplo, la cuenta “555, Partidas Pendientes de Aplicación”.  No obstante, no se debe tomar como costumbre. Tengamos en cuenta que, si se acumulan descuadres en exceso, la contabilidad de la compañia estará cada vez mas alejada de su realidad.

Por último, no debemos olvidar la caja como elemento significativo de la tesorería de la empresa. Por ella se han conseguido pagar y cobrar facturas que debemos puntear.

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