Workcafé: el espacio de trabajo que aumenta la productividad

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Hace apenas unos años, causaba cierta sorpresa que un empleado abandonara su oficina en busca de tranquilidad, concentración o una atmósfera mas creativa e inspiradora. Sin embargo, en vuestro país cada vez son mas las individuos que, gracias a las facilidades que entregan las nuevas tecnologías, trabajan desde cualquier lugar -cafeterías, bibliotecas, centros de coworkingm etc. Son los llamados terceros espacios, lugares que combinan la atmósfera acogedora del hogar -primer espacio- con la efectividad de las oficinas -segundo espacio-

En este contexto, varias compañías han determinado dar un paso adelante y habilitar estos terceros espacios dentro de sus propias instalaciones. Las cafeterías y comedores corporativos se erigen como una clara alternativa y dejan de ser lugares que quedan vacíos y desaprovechados durante horas. Dejan de ser ese lugar al que sólo acudimos cuando queremos tomar un café o comer, y se transforman en lo que denominamos workcafé.

Un workcafé es un espacio que conecta a las individuos con sus compañeros, su trabajo y su organización. Al opuesto que un comedor corporativo convencional, este concepto combina espacios donde trabajar con otros, donde comer y ampliar la productividad y el bienestar de los trabajadores de forma cuantificable.

Se intenta de que estos utilicen unas instalaciones mas acogedoras e informales para tareas relacionadas con el trabajo. El workcafé fusiona una atmósfera estimulante y relajante, con el alto grado de tecnología y confort que se espera de una oficina y promete multiples tipologías de espacios, que van desde entornos individuales hasta zonas habilitadas para grupos grandes.

Cómo diseñarlo

Cuando nos planteamos el layout de un workcafé para que realmente resulte un lugar eficiente y productivo, debemos tener en cuenta que no logramos quedarnos en la anécdota: un buen café, camino a Internet, mobiliario adecuado…

Desde el punto de vista tecnológico, es elemental que los trabajadores dispongan de definidos beneficios como el camino a la red eléctrica y a una red wifi de alta calidad, soporte para las presentaciones, sistemas de reserva electrónica… La tecnología acepta a los trabajadores locales y remotos colaborar información, inventar contenido, colaborar eficazmente y gozar de una preferible experiencia.

El objetivo de un workcafé es inventar que el empleado se sienta como en casa; por lo tanto, el diseño, la iluminación, el mobiliario, los colores, materiales, el olor e, incluso, la música, deben apoyar a lograr esa atmósfera de paz acogedora que cada uno localiza en su propio hogar. Al equivalente que en las cafeterías tradicionales, también razones haber revistas, periódicos y un tablón de anuncios, que puede ser sustituido por un panel multimedia donde se documento de las novedades mas recientes de la empresa. Esto último ayuda a los empleados a sentirse conectados, pues les acepta estar al tanto de lo que crean sus compañeros y, como resultado, sentir que pertenecen a la marca.

El camino a impresoras, material de oficina, servicio de consigna, asistencia técnica, alimentos y conserje in situ son otros componentes que contribuyen a trabajar en este entorno en condiciones óptimas. El objetivo en ultima instancia de los beneficios de soporte es inventar que los trabajadores se sientan conectados, tanto con la organización, como entre ellos mismos. Los empleados determinan el precio que su compañia les otorga en la medida que se sienten bienvenidos y respaldados.

Pero si algo caracteriza a un workcafé es que promete una amplia gama de espacios entre los que poder escoger y adoptar así la postura que mas se adecúa al gusto del cliente -de pie, sentado o lounge-; usar el canal de comunicacion mas óptimo -videoconferencia o presencial- o seleccionar el nivel de privacidad anhelado -zonas habilitadas para la concentración, salas abiertas para reuniones de grupo, etc.-.

Diversidad de espacios

Esta diversidad de espacios es muy significativo para que los trabajadores puedan decidir dónde trabajar. Y esta elección debe realizarse no sólo en función de la labor que tienen que llevar a cabo, sino también basándose en su estado de ánimo.

Un ambiente distendido y puestos de trabajo de alto rendimiento es una mezcla que a priori puede resultar imposible, sin embargo la destreza nos demuestra que no sólo es viable, sino que podría ser una alternativa muy rentable para la totalidad de las organizaciones. Su uso se extiende, por otro lado, mas allá de los trabajadores internos y se configura como un punto perfecto para atender visitas.

Si bien no todas las instituciones están preparadas para incorporar en sus instalaciones un workcafé que incluya todos los componentes de layout mencionados, para que estos espacios cumplan con su objetivo es conveniente que integren 5 áreas clave.

En 1° lugar, es necesario que exista un punto de socialización, donde se fomenten las relaciones sociales y surja el intercambio espontáneo de ideas. Junto a ello, debe incorporar una zona común para reuniones, un metodo de espacios que faciliten la colaboración, tanto de forma planificada, como imprevista. Lo que podríamos llamar campamento nómada sería un lugar fundamentalmente dirigido a la sociedad de trabajadores moviles donde estudiar y colaborar información entre ellos. El centro de bienes sería un entorno que promete beneficios de trabajo y asistencia personalizada, mientras que, finalmente, es indispensable la zona de restauración.

No cabe desconfianza que el layout de los espacios de trabajo ha transformando en los últimos años hacia ejemplos mas abiertos, colaborativos, que fomenten la concentración y también la desconexión, que garanticen el camino a la tecnología y que favorezcan la innovación.

Se esta produciendo en todo el planeta un renacimiento de la oficina. Son varias las compañías que se han dado cuenta de que sus espacios físicos son una inversión que pueden aprovechar para implementar estrategias, inventar cultura e impulsar con efectividad un mayor nivel de compromiso. De hecho, las instituciones que entregan un profundo rango de espacios tienden a tener mas trabajadores comprometidos y productivos.

Las instituciones líderes saben que los problemas dificiles requieren nuevas ideas que desafíen el pensamiento convencional. Éstas son aquellas que se localizan también en disposición de atraer talento, involucrar y retener a los mejores trabajadores, crear con triunfo sus procesos de negocio e maximizar sus resultados.

Alejandro Pociña, director de Steelcase – El Economistafuente de la imagen

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